Honorargestaltung für Steuerberater 10/2023 / 2 Kanzleimanagement: Stressfaktor Unvorhergesehenes – mit unerwarteten Ereignissen souverän umgehen

Viele Steuerberater planen ihren beruflichen Tagesablauf mit einem Tagesplan oder einer To-do-Liste. Dabei kommt es immer wieder vor, dass geplante Aktivitäten wegen unvorhergesehener Ereignisse nicht vollständig erledigt werden können. Mit der richtigen Vorgehensweise und einigen einfachen Maßnahmen gelingt es meist, auch mit unerwarteten Aufgaben und Ereignissen souverän umzugehen.

Bestandsaufnahme

Analysieren Sie zunächst, wie häufig und wie stark Ihr Tagesablauf durch unvorhergesehene Aufgaben und Ereignisse beeinflusst wird. Notieren Sie eine Woche lang, welche Aufgaben und Ereignisse Ihnen unerwartet Zeit rauben und Ihren eigenen Tagesplan ins Wanken bringen. Im Berufsleben können das dringende Zusatzaufgaben sein oder die Bitte eines Mitarbeiters um fachliche Unterstützung.

Unerwartetes reduzieren

Fragen Sie sich dann, welche Ereignisse Sie mit etwas Weitsicht hätten vorhersehen können. Wenn es immer wieder dieselben oder ähnliche Ereignisse sind, die Ihnen unerwartet Zeit rauben, dann lassen sich diese Ereignisse durch geeignete Maßnahmen ­zukünftig entweder vermeiden oder zumindest ­reduzieren. Die zeitraubende "Kannst-Du-mir-mal-helfen-Bitte" von Kollegen oder den kurzfristig angekündigten Besuch von Mandanten können Sie mit einer netten und plausiblen Begründung ablehnen oder dafür einen geeigneten Zeitpunkt vorschlagen.

Prüfen Sie durch einen abendlichen Tagesrückblick, ob es derartige Situationen gibt und überlegen Sie, wie Sie zukünftig darauf reagieren können, damit sie nicht weiterhin zum unerwarteten Zeitfresser werden.

Zeitpuffer einplanen

Trotz vorausschauender Überlegungen und guter Planung wird es immer wieder unvorhersehbare Ereignisse geben. Verplanen Sie daher nicht den gesamten Tag für eigene Aufgaben, sondern lassen Sie in Ihrem Tagesplan einen Zeitpuffer für unvorhergesehene Ereignisse.

Wie viel Zeitpuffer Sie benötigen, hängt stark von Ihrer beruflichen und privaten Lebenssituation ab. Häufig passt die Faustregel, nur etwa 60 % der verfügbaren Zeit fest zu verplanen und 40 % für kleinere Aufgaben und für unerwartete Ereignisse freizuhalten. Bei Bedarf können Sie in Ihrem Tages- oder Wochenplan auch feste Zeiten für unerwartete Aufgaben blocken. Sie brauchen auf diese Aufgaben dann nicht mehr sofort zu reagieren und ursprünglich geplante Tätigkeiten zurückstellen, sondern Sie erledigen alle unerwarteten Aufgaben im dafür bereits vorgesehen Zeitfenster.

Praxis-Beispiel

Unerwartete Unterstützung für einen Mitarbeiter

Ein Mitarbeiter bittet Sie unerwartet um Unterstützung bei einem komplexeren Steuerfall. Sie können dann sofort den dafür vorgesehenen Zeitraum anbieten, ohne ihren geplanten Tagesablauf ändern zu müssen. Und der Mitarbeiter kann direkt an der Aufgabe weiterarbeiten und auch seinen Tagesplan wie vorgesehen erfüllen.

Auf diese Weise rauben Ihnen unerwartete Aufgaben nicht mehr die Zeit, die Sie eigentlich bereits anderweitig verplant hatten, und Sie bestimmen trotz unerwarteter Aufgaben immer selbst über Ihre Zeit. Wenn Sie den reservierten Zeitpuffer nicht benötigen, können Sie diese Zeit für andere Tätigkeiten nutzen, die Sie dann Ihren Mandanten in Rechnung stellen können.

Hinweis

Regenerationsphasen einhalten

Verwenden Sie aber nicht Ihre Pausenzeiten oder den Feierabend als Zeitpuffer. Wenn Sie immer wieder Ihre Pausen als Zeitpuffer für Unerwartetes missbrauchen, haben Sie bald keine Regenerationsphasen mehr.

Ein Zeitpuffer ist auch dann sinnvoll, wenn Sie bei selbst geplanten Tätigkeiten immer wieder feststellen, dass diese oft länger dauern als erwartet. Geben Sie in dem Fall einen "Sicherheitszuschlag" auf die voraussichtliche Bearbeitungszeit. Versuchen Sie aber trotzdem, die Aufgabe in der ursprünglich vorgesehenen Zeit zu erledigen und betrachten Sie den Sicherheitszuschlag nur als "Notfallreserve", denn Sie wollen Ihren Mandanten oft nicht die volle Bearbeitungszeit in Rechnung stellen. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass die "Reservezeit" als Zugabe zur eigentlichen Bearbeitungszeit wird und sich die Bearbeitungszeit verlängert.

Vielleicht haben Sie auch schon die Erfahrung gemacht, dass viele Tätigkeiten so lange dauern, wie Zeit zur Verfügung steht und dass diese Arbeiten dann oft erst kurz vor dem Fälligkeitstermin fertiggestellt werden. Gewissenhafte und perfektionistische Menschen sind besonders anfällig für diesen Effekt, weil sie mit ihrem Arbeitsergebnis nie ganz zufrieden sind und "bis zur letzten Minute" an einer Aufgabe arbeiten. Versuchen Sie daher, die Aufgabe in der ursprünglich geplanten Zeit zu erledigen und die Pufferzeit möglichst nicht in Anspruch zu nehmen.

Hinweis

Mit angenehmen Tätigkeiten belohnen

Belohnen Sie sich für das Einhalten der geplanten Zeit, indem Sie nicht benötigte Pufferzeiten für angenehme Tätigkeiten nutzen.

Bei umfangreichen Aufgaben und neuen Projekten ist es sinnvoll, vorab über mögliche Hindernisse und Schwierigkeiten nachzudenken und zu fragen: ­"Welche Probleme könnten bei der Umsetzung dieses Projekts auftreten und die Fertigst...