Honorargestaltung für Steuerberater 11/2020 / 3 Gebührenrecht: Dokumentation bei Abrechnung nach Zeitgebühr

Die durch die Corona-Krise verursachten Liquiditätsengpässe einiger Mandanten erfordern für die Honorarsicherung des Steuerberaters mehr denn je eine transparente Honorarabrechnung sowie eine detaillierte Dokumentation, damit die Gebührenrechnung im "Worst Case"-Szenario einer gerichtlichen Überprüfung standhält. Endet ein Gebührenstreit vor Gericht, kommt der lückenlosen Dokumentation der vom Steuerberater erbrachten Arbeitsleistungen große Bedeutung zu. Es muss dargelegt werden, dass die in Rechnung gestellten Gebühren hinsichtlich Umfang, Schwierigkeitsgrad und Bedeutung der Angelegenheit für den Mandanten angemessen sind.

Sind die Aufzeichnungen lückenhaft oder ungenau, taucht unverzüglich das nächste Problem auf: Denn die Leistungserbringung sowie die damit verbundene Rechnungsstellung und in der Zukunft stattfindende gerichtliche Auseinandersetzung liegen oft zeitlich weit auseinander – Erinnerungslücken sind da vorprogrammiert. Noch komplexer wird es, wenn der damalige Sachbearbeiter gar nicht mehr in der Kanzlei beschäftigt ist.

Kann vor Gericht keine Einigung erzielt werden, lässt sich ein Rechtsstreit meist nur über ein (teures) Sachverständigengutachten lösen. Daher schlagen viele Gerichte einen Vergleich zwischen Steuerberater und Mandant zur kostengünstigeren Beilegung des Rechtsstreits vor. Das bedeutet nicht selten eine erhebliche Reduzierung oder gar den Totalverlust des Honorars.

Hinweis

Haftungsrisiko des Steuerberaters berücksichtigen

Neben der Angemessenheit der Gebühr, Umfang, Schwierigkeitsgrad und Bedeutung der Angelegenheit für den Mandanten sind zudem seine Einkommens- und Vermögensverhältnisse sowie das Haftungsrisiko des Steuerberaters zu berücksichtigen.

Grundsätzlich kann eine Zeitgebühr nur in der Honorarrechnung angesetzt werden, wenn die StBVV dies ausdrücklich vorsieht oder nicht genügend Anhaltspunkte für die Schätzung des Gegenstandswerts vorliegen (mit Ausnahme der Tätigkeiten nach §§ 23, 40, 44, 45 und 46 StBVV). Insoweit erfordert die Abrechnung der Zeitgebühr erhöhte Dokumentation und Nachweise (gegenüber anderen Abrechnungsarten). Abrechnungsfähig sind grundsätzlich nur die produktiven Zeiten. Zeiten, die für allgemeine Bürotätigkeiten verwandt werden, z. B. Aktenablage oder Sammlung von Material, sind nicht abrechenbare Tätigkeiten.

Hinweis

Nachweis des Zeitaufwands nicht gesetzlich geregelt

Die konkreten Anforderungen, die im Rahmen der Abrechnung einer Zeitgebühr als Nachweis des Zeitaufwands zu erbringen sind, sind weder im Steuerberatungsgesetz noch in der StBVV exemplarisch geregelt.

Die Erfordernisse, die an die Nachweise gestellt werden, ergeben sich zumeist aus Literatur und Rechtsprechung. Die Gebühr beträgt seit dem 1.7.2020 30 – 75 EUR pro angefangene halbe Stunde. Eine Berechnung der Zeitgebühr nach Minuten oder angefangene Viertelstunde ist nicht möglich (Eckert, StBVV, § 13, Rz. 7). Der zugrunde gelegte Rahmensatz orientiert sich dabei nicht an der Person, die kanzleiintern die betreffende Tätigkeit ausgeübt hat, sondern am Schwierigkeitsgrad der erbrachten Leistungen. Dies ergibt sich aus § 11 StBVV (Eckert, StBVV, § 13, Rz. 8).

Eine Einteilung der Zeitgebühr je Stunde lässt sich wie folgt abbilden (Eckert, StBVV, § 13, Rz. 13): Mindestgebühr 60 EUR; Tätigkeiten mit einfachem Schwierigkeitsgrad 60 – 80 EUR; Tätigkeiten mit gehobenem Schwierigkeitsgrad 80 – 100 EUR; Mittelgebühr 100 EUR; Tätigkeiten mit höherem Schwierigkeitsgrad 100 – 120 EUR; Tätigkeiten mit hohem Schwierigkeitsgrad 120 – 150 EUR; Höchstgebühr 150 EUR.

Zur abrechnungsfähigen Zeit zählt auch die Reisezeit, sofern die Reise im Rahmen eines Auftrags erfolgte, der mit der Zeitgebühr abgerechnet werden kann.

Auch fernmündlich erbrachte Leistungen (Rat und Auskunft) können nach Zeitgebühr abgerechnet werden, sofern der dem Steuerberater erteilte Auftrag die Abrechnung nach Zeitgebühr erlaubt (Eckert, StBVV, § 13, Rz. 19).

Hinweis

Zeitaufwand getrennt nach Angelegenheiten dokumentieren

Auf jeden Fall gilt: Der Zeitaufwand muss getrennt nach jeder einzelnen abgerechneten Angelegenheit dokumentiert werden.

Die Darlegungs- und Beweislast, dass der nach Zeitgebühr angesetzte Gebührenrahmen nach pflichtgemäßem Ermessen erfolgte, liegt beim Steuerberater (Bestimmung der Gebühr nach billigem Ermessen, § 315 BGB). Billiges Ermessen erfordert die Notwendigkeit, diese Ermessensausübung im Zweifelsfall substantiiert nachweisen zu können. Soll die Bestimmung nach billigem Ermessen erfolgen, ist die getroffene Bestimmung für den anderen Teil (den Mandanten) nur verbindlich, wenn sie der Billigkeit entspricht. Anderenfalls wird die Bestimmung durch Urteil getroffen. Das Gleiche gilt, wenn die Bestimmung verzögert wird. Dies gilt auch, wenn der Steuerberater "nur" die Mittelgebühr abgerechnet hat.

Kommt es zum Honorarstreit, muss der Steuerberater in der Lage sein, folgende Nachweise zu erbringen (Eckert, StBVV, § 13, Rz. 21):

• Genauer Umfang der erbrachten Leistung
• Schwierigkeitsgrad jeder konkret erbrachten Tätigkeit
• Bedeu...