Dr. Gregor Feiter, Dr. Andreas Nagel
Zusammenfassung
Wie Sie wissen, regeln die GoBD, welche grundsätzlichen Prinzipien Unternehmer für ihre Bücher und Aufzeichnungen beachten müssen, damit diese für steuerliche Beweiszwecke von den Finanzbehörden anerkannt werden. Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit soll eine Verfahrensdokumentation sicherstellen. Da sich die "Ordnungsmäßigkeit" auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche der Datenverarbeitungssysteme bezieht, muss dem BMF zufolge für jedes Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens "vollständig und schlüssig" ersichtlich sind. Eine solche Verfahrensdokumentation besteht i. d. R. aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Nicht zuletzt sollte sie verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Darin steckt ein erheblicher Aufwand, den Sie sich von Ihren Mandanten entsprechend honorieren lassen sollten. Was dabei schieflaufen kann, und wie Sie dem entgegenwirken, lesen Sie im Beitrag von Herrn Dr. Feiter.
1 Honorarsicherung: Übliche Vergütung für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation
Mit Urteil v. 17.9.2021 (Az. 3 O 144/19) hat das LG Kleve über die (orts-)übliche und angemessene Vergütung für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation für eine Apotheke entschieden. Die Klägerin ist ein Unternehmen in Goch, das u. a. Leistungen aus dem Bereich des Datenschutzes und der Verfahrensdokumentation für gewerbliche Kunden erbringt. Der Beklagte betreibt eine Apotheke.
Er wurde von einer Steuerberatungskanzlei betreut, die unter gleicher Anschrift residiert wie die Klägerin. Der Steuerberater empfahl dem Beklagten Ende 2017, eine Verfahrensdokumentation erstellen zu lassen.
Klägerin berechnet 10.924,20 EUR netto für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation
Ab November 2017 begann die Klägerin mit den Arbeiten zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation, die auf Wunsch des Beklagten jedoch nicht weitergeführt wurden. Diese Arbeiten rechnete die Klägerin mit einem Stundensatz von 120 EUR netto ab. Ihre Rechnung belief sich auf 2.713,20 EUR.
Anlässlich einer im April 2018 angekündigten Betriebsprüfung empfahl der Steuerberater dem Beklagten erneut die Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Hierzu wurden Arbeiten in der Apotheke des Beklagten aufgenommen. Die Klägerin rechnete diesmal einen Stundensatz von 150 EUR ab. Ihre Rechnung belief sich auf 8.211 EUR.
Der Beklagte nahm die ihm nach der Zweitbeauftragung in gedruckter und digitaler Form zur Verfügung gestellte Verfahrensdokumentation entgegen, unterschrieb diese und verwendete sie im Rahmen der Betriebsprüfung, ohne dass bei der Betriebsprüfung hierzu Mängel vorgebracht wurden.
Beklagter zahlt lediglich 4.000 EUR
Nachdem die Klägerin beide Rechnungsbeträge angemahnt hatte, zahlte der Beklagte an die Klägerin lediglich 4.000 EUR.
Er behauptete, nicht die Klägerin, sondern den Steuerberater mit der Erstellung der Verfahrensdokumentation beauftragt zu haben, sodass die Klägerin gar nicht aktivlegitimiert sei. Über Kosten und Stundensätze sei nicht gesprochen worden. Als ortsüblich und angemessen sei ein Kostenrahmen von ca. 1.700 EUR bis max. 3.500 EUR anzusehen. Der von der Klägerin in Ansatz gebrachte Zeitaufwand sei überzogen und auch darauf zurückzuführen, dass die eingesetzten Mitarbeiter keine Kenntnisse von apothekenspezifischen Vorgängen hätten und überflüssige Bestandteile in die Verfahrensdokumentation übernommen hätten. Ferner habe die Klägerin versäumt, auf ein vorhandenes Qualitätsmanagementhandbuch und ein Systemhandbuch für die Software und ihr zur Verfügung gestellte Hardwarelisten zurückzugreifen.
Mit der Klage macht die Klägerin den Restbetrag i. H. v. 6.924,20 EUR geltend. Sie behauptet, dass der Steuerberater ihre Leistungen lediglich vermittelt und nicht selbst durch seine Kanzlei erbracht habe. Für den Erstauftrag sei ein Stundenhonorar von 120 EUR netto vereinbart worden. Für den Zweitauftrag sei wegen der Eilbedürftigkeit im Hinblick auf die anstehende Betriebsprüfung ein Honorar von 150 EUR netto vereinbart worden. Zusätzlicher Zeitaufwand sei dadurch entstanden, dass die Verfahrensdokumentation rückwirkend zum Stand 31.12.2015 zu erstellen war und hierfür die entsprechende Hardware zum Beauftragungszeitpunkt nicht mehr zur Verfügung stand (was der Beklagte bestreitet).
Gericht weist weitergehende Zahlungsklage ab
Das LG Kleve hat entschieden, dass der Klägerin kein weiterer Honoraranspruch zusteht. Vielmehr sei ihre Werklohnforderung durch die Zahlung des Beklagten i. H. v. 4.000 EUR erloschen.
Zunächst stellte das Gericht die Aktivlegitimation der Klägerin fest. Der Beklagte hatte ein Stammdatenblatt für Neukunden ausgefüllt und an die Klägerin zurückgesandt. Der zeugenschaftlich vernommene Steuerberater hatte ausgesagt, dass klar kommuniziert worden sei, dass er die Leistungen nur vermittle.
Auftrag zur Erstellung einer Verfahr...