Honoraroptimierung für Steuerberater / 2 Die Vor- und Nachkalkulation eines Auftrags

Wie jeder andere Unternehmer muss auch der Steuerberater in seinem eigenen Interesse vor Abschluss eines Auftrags und nach dessen Abwicklung eine Kalkulationsberechnung durchführen. Denn sie zeigt ihm auf, ob er ein "gutes" oder "schlechtes" Geschäft gemacht hat. Besonders bedeutungsvoll wird die Vorkalkulation, wenn es z. B. um den Abschluss einer Pauschalvergütungsvereinbarung oder einer Honorarvereinbarung zum Festpreis geht.

Die Kalkulation dient der Beantwortung der zentralen Frage: Welcher Stundenverrechnungsatz ist abzurechnen, um die Rentabilität der Kanzlei sicherzustellen?

Der Stundenverrechnungssatz ist eine Kennziffer, die sich aus 3 Größen zusammensetzt:

• Der Summe der Kanzleikosten,

• dem Gewinnaufschlag

• und den maximal abrechenbaren Stunden.

Er wird mit folgender Formel berechnet:

Kostensumme + Gewinnzuschlag dividiert durch maximal abrechenbare Stunden = Netto-Stundenverrechnungssatz (EUR)

Die Ermittlung der maximal abrechenbaren Stunden enthält eine Vielzahl von Faktoren, wie das folgende (vereinfachte) Berechnungsschema zeigt (Werte beispielhaft eingefügt und gerundet):

Berechnungsschema

Arbeitstage (52 Wochen x 5 Tage )	260	Tage
./. Urlaub laut Arbeitsvertrag	30	Tage
./. Feiertage	10	Tage
./. Krankheit (kalkulatorisch angesetzt)	10	Tage
./. Fortbildung (kalkulatorisch angesetzt)	10	Tage
= Anwesenheitstage	200	Tage
= Anwesenheitsstunden (200 Tage x 8 Std. =)	1.600	Std.
./. Nicht abrechenbare Zeit des Mitarbeiters (25 %)	400	Std.
= Abrechenbare Zeit	1.200	Std.
Gehalt (inkl. Sonderzahlungen und Nebenkosten)	60.000	EUR
Stundensatz (auf Teilkostenbasis)	50	EUR
Zuschlag für Gemeinkosten (30 %)	15	EUR
(= alle übrigen Kosten der Kanzlei)
Stundensatz (auf Vollkostenbasis)	65	EUR
Gewinnaufschlag (30 %)	19,50	EUR
Netto-Stundenverrechnungssatz	84,50	EUR

Hinweis

Weitere Abzugsposten beim ermittelten Zeitkontigent

Bei der Ermittlung der abrechenbaren Zeit können sich weitere, individuelle Abzüge ergeben. Zu nennen sind:

• Komplette Arbeitszeit von Mitarbeitern ohne Kundenkontakt
• Anteilige Arbeitszeit von Mitarbeitern, die nur zum Teil für Kunden arbeiten
• Anteilige Arbeitszeit von Führungskräften für Führungsaufgaben
• Projektzeiten für Mitarbeiter und Führungskräfte

Kommt der Berater nach der individuellen Kalkulation zm Ergebnis, dass die aktuelle Vergütung nach der StBVV im Vergleich zu den ermittelten Stundensätzen zu niedrig ist, gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder wird die Vergütung angepasst oder das Mandatsverhältnis beendet. Unabhängig davon, welche Entscheidung getroffen wird, wird es in der Regel zu einer Optimierung für die Kanzlei kommen. Eine Honorarerhöhung löst eine sofortige Gewinnsteigerung aus. Die Trennung von einem unwirtschaftlichen Mandat schafft Zeit für die intensivere Betreuung der lukrativen Mandate.

Die für jeden Mitarbeiter ermittelten Stundensätze sind ein wichtiger Baustein bei der Ausgestaltung der Honorarberechnung , also nach

• Pauschalvergütungsvereinbarung;
• Einzelfallberechnung nach Steuerberatervergütungsverordnung;
• Vergütungsvereinbarung (Zeitgebühr anstelle von Wertgebühr);
• Vergütungsvereinbarung (höhere Festpreisvergütung).

Es gibt kein allgemein gültiges Patentrezept, welche Abrechnungsweise vorzugswürdig ist. Letztlich entscheidet der Mandant, ob er eine von dem Berater vorgeschlagene Abrechnungsweise akzeptiert. Ist der Auftraggeber mit einem Vorschlag nicht einverstanden und bevorzugt er eine andere Abrechnungsweise (z. B. eine Pauschalvergütungsvereinbarung), hat der Berater nur die Alternative: Entweder er geht auf den Wunsch des Mandanten ein oder lehnt die Annahme des Auftrags ab. Bei Auftragsablehnung wird es vielfach zu einem vollständigen Mandatsverlust kommen. In der Praxis wird sich der Steuerberater daher in der Regel eher für eine Mandatsfortführung/Mandatsannahme entscheiden.