Influencer in der Steuerwelt aus dem Blickwinkel der Auß ... / 3. Dokumentation (digitaler) Handels- und Geschäftsbriefe

Aufzeichnung und Aufbewahrungspflichten: Da im Wesentlichen steuerrelevante Geschäftsvorfälle, egal ob diese analog oder digital stattfinden, durch Handels – und Geschäftsbriefe dokumentiert werden, sollten die Aufzeichnung der Geschäftsvorgänge nach § 146 AO und die Aufbewahrungspflichten nach § 147 Abs. 3 i.V.m. Abs. 1 AO und der Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO im Rahmen einer Außenprüfung für digital agierende Steuerpflichtige bekannt sein.

Das Versenden von Handels- und Geschäftsbriefen in elektronischer Form per E-Mail ist in der Praxis weit verbreitet. Doch gerade bei den jüngeren Steuerpflichtigen werden vermehrt auch Geschäftsvereinbarungen (= Handels- und Geschäftsbriefe) oder Rechnungen per Messengerdienste (bspw. WhatsApp) erzeugt und versendet. Hierbei werden teilweise Dokumente ausgetauscht (bspw. PDF) aber auch geschäftliche Vereinbarungen in Form von Textnachrichten oder sogar Sprachnachrichten getroffen.

Die GoBD treffen hierzu in Rz. 118–119, 121 folgende Regelungen:

„Die nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und nach § 147 Absatz 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen können nach § 147 Absatz 2 AO bis auf wenige Ausnahmen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den GoB entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

1. mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,

2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z.B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder bildlich erfasste Papierbelege). Dies gilt unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt.

Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt.

Bei den Daten und Dokumenten ist – wie bei den Informationen in Papierbelegen – auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung. So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail nur als "Transportmittel", z.B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag).”

Beachten Sie: Gleiches gilt auch für Nachrichten bei Messengerdiensten. Folglich sind diese Handels- und – Geschäftsbriefe, unabhängig ihrer Art und dem gewählten Versandmedium in digitaler Form während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vorzuhalten.

Schätzung der Besteuerungsgrundlagen: Praxiserfahrungen zeigen jedoch, dass häufig nur Schuhkartons mit unvollständigen Belegen und Fragmente elektronischer Geschäfts- und Handelsbriefe (Direktnachrichten, E-Mails) oder sonstiger elektronischer Buchungsbelege vorgelegt werden können. Dies führt vielfach dazu, dass die sachliche Richtigkeit der Aufzeichnungen i.S.d. § 158 AO nicht geprüft werden kann. Mit der Folge, dass die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen sind, § 162 AO.