Innerbetriebliches Kontrollsystem (IKS) für die Umsatzsteuer / 2.3 Umsatzsteuerspezifische Anforderungen an ein IKS

Für umsatzsteuerliche Zwecke sind insbesondere die umsatzsteuerrelevanten Risikofelder des betreffenden Unternehmens in den Blick zu nehmen.

Wie bereits geschildert, bedeutet dies zunächst relevante Geschäftsvorfälle zu kennen, zu identifizieren und einer Bewertung zuzuführen. Hierfür ist entscheidend, dass sichergestellt wird, dass die dafür verantwortlichen (Steuer-)Funktionen im Unternehmen Kenntnis von relevanten Geschäftsvorfällen erhalten. Dies erfordert die Schaffung eines generellen Risikobewusstseins im Unternehmen, welches sich auch auf die Stellen erstreckt, die nicht selbst mit steuerlichen Fragen befasst sind (Vertrieb, Marketing, Einkaufsabteilung oder Logistik).

Unabhängig vom Geschäftsfeld des jeweiligen Unternehmens ist stets insbesondere zu beachten, dass ein Prozess und System zur Prüfung von Eingangsrechnungen (Verweis auf Beitrag: Berichtigung von Rechnungen: Rückwirkung oder nicht?) sowie Ausgangsumsätze und -rechnungen implementiert werden sollte. Hinweise für ein Rechnungsprüfungssystem enthält auch der Leitfaden der Bundessteuerberaterkammer zum innerbetrieblichen Kontrollsystem.^[1]

Die Implementierung entsprechender Prozesse bzw. Überprüfung derselben wird mit der Umstellung auf die sog. E-Rechnung (umgesetzt durch das Wachstumschancengesetz), d. h. eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht^[2], umso mehr an Bedeutung gewinnen, da bei fehlerhaften Eingangsdaten, die man in den Prozess einfügt, auch ein insgesamt fehlerhaftes Ergebnis zu erwarten ist. Damit kommt Prozessen, die sicherstellen, dass die erhaltene Rechnung der nach den Sachverhaltsparametern erwarteten entspricht, eine noch höhere Bedeutung zu. Daneben sind eine periodengerechte Erfassung sowie die korrekte Periodenabgrenzung sicherzustellen.

Auch Steuerbefreiungen sind in den Blick zu nehmen und müssen richtig angewendet werden. Dies gilt speziell für grenzüberschreitende Lieferbeziehungen, insbesondere sofern diese nicht ausschließlich in Form von Direktgeschäften, sondern auch Reihengeschäften realisiert werden. Hierbei kann es z. B. notwendig sein, gewisse Transportkonstellationen auszuschließen oder je nach Ausgestaltung zwingende Prozesse zur Prüfung auch durch ausländische Berater einzubeziehen.

Grundsätzlich sind bei bestimmten Geschäften (z. B. Kauf/Verkauf von Unternehmen) die Voraussetzungen der Steuerbarkeit zu prüfen. Soweit der ermäßigte Steuersatz in Betracht kommt, ist auch insoweit sicherzustellen, dass die Umsätze richtig zugeordnet werden. Dabei sollten Eingangs- und Ausgangsleistungen in den Blick genommen und überprüft werden.

Die im Rahmen von Steuerprüfungen typischerweise auftretenden Prüffelder sollten innerhalb eines Umsatzsteuer-IKS ebenfalls besondere Aufmerksamkeit erfahren (Verweis auf: Umsatzsteuer-Prüfung: Typische Prüfungsschwerpunkte, Vorsorge und richtiges Verhalten).

Schließlich sind die Buchführungs- und Aufzeichnungs- sowie Aufbewahrungspflichten zu erfüllen.

Im Zusammenhang der Haftung von Betreibern von elektronischen Schnittstellen ist die Erfassung aller Neukunden und die ständige Überprüfung der Kunden i. S. v. § 22f i. V. m. § 25e UStG durch ein wirksames IKS notwendig zur Haftungsvermeidung.^[3]

Im Bereich der umsatzsteuerrelevanten Prozesse können insoweit drei wesentliche Bereiche unterschieden werden, deren Überwachung im Rahmen eines IKS dringend geboten ist:

• Rechnungskontrolle (Ein- und Ausgangsrechnungen),
• Kontrolle der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten,
• Kontrolle der Erklärungs- und Meldungspflichten (insbesondere Voranmeldung, Zusammenfassende Meldung und Steuererklärung).

Die Kontrolle der Erklärungs- und Meldungspflichten beschränkt sich nicht auf deren vollständige, richtige und fristgerechte Abgabe, vielmehr müssen die abgegebenen Meldungen auch regelmäßig auf ihre materielle Richtigkeit überprüft und ggf. korrigiert werden. Werden Fehler erkannt, sind diese nicht nur für die betreffenden Meldezeiträume zu berichtigen, sondern ggf. auch für frühere und nachfolgende Erklärungen.^[4]

Darüber hinaus sind die umsatzsteuerlichen Risiken unternehmensspezifisch zu analysieren und entsprechend abzubilden. Das bedeutet z. B. für Unternehmen, die sich am grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU beteiligen, dass die besonderen Nachweispflichten und dabei auch die Einhaltung der Sorgfaltspflichten^[5] im Zusammenhang mit der Missbrauchsrechtsprechung des EuGH besonders akribisch abgebildet werden sollten.

Für Unternehmen, die überwiegend im Handel mit Drittstaaten tätig sind, kommt der Erfassung von zoll- und einfuhrumsatzsteuerrechtlichen Vorgängen eine höhere Bedeutung zu.

Fragen des Leistungsortes und ggf. der Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens spielen grundsätzlich eine große Rolle und betreffen nicht nur Handelsunternehmen, sondern gleichermaßen Unternehmen, die überwiegend Dienstleistungen beziehen und erbringen.

Neben der allgemeinen Implementierung eines ...