Internes Kontrollsystem (IKS) / 2 IKS als Bestandteil einer verantwortungsvollen Unternehmensführung und Kontrolle

Zu einer verantwortungsvollen Unternehmensführung und Kontrolle sind vor allem Vorstand, Aufsichtsrat und GmbH-Geschäftsführer (als Management) verpflichtet. Die Pflichten ergeben sich aus dem Gesetz^[1], aber auch aus den entsprechenden Dienstverträgen mit den Unternehmensinhabern (Aktionäre, Gesellschaftern). Auch eine Vielzahl von Urteilen^[2] zeigt, welchen Haftungsrisiken inkl. Schadensersatzansprüchen^[3] das Management ausgesetzt ist. Die gesetzlichen Vertreter sind auch nicht vor Bußgeldern und Strafen geschützt.^[4]

Hinweis

Vorsicht bei Ressortaufteilung

Eine Geschäftsverteilung oder Ressortaufteilung auf der Ebene der Geschäftsführung setzt eine klare und eindeutige Abgrenzung der Geschäftsführungsaufgaben aufgrund einer von allen Mitgliedern des Organs mitgetragenen Aufgabenzuweisung voraus, die die vollständige Wahrnehmung der Geschäftsführungsaufgaben durch hierfür fachlich und persönlich geeignete Personen sicherstellt und ungeachtet der Ressortzuständigkeit eines einzelnen Geschäftsführers die Zuständigkeit des Gesamtorgans insbesondere für nicht delegierbare Angelegenheiten der Geschäftsführung wahrt.^[5]

Zur verantwortungsvollen Unternehmensführung und Kontrolle gehören als Säulen das Compliance Management^[6] das Risikomanagement^[7] und das interne Kontrollsystem. Die Aufgabe der Internen Revision besteht darin, mittels Prüfungen – prozessunabhängig – in allen Bereichen des Unternehmens, Existenz und Wirksamkeit des IKS zu untersuchen und zu überwachen.^[8] IKS darf nicht mit Qualitätsmanagement verwechselt werden. IKS geht nicht auf Risiken ein, die durch strategische Entscheidungen entstehen können. Die Orientierung an der Qualität der Leistungen steht bei IKS nicht im Vordergrund. Unternehmen die ein Qualitätsmanagement haben, können das IKS aber anhand der Geschäftsprozesse leichter aufbauen. Qualitätsmanagement ist vorwiegend kundenorientiert, während das IKS die Interessen der Kapitalgeber schützen soll.

Die Entwicklung und Ereignisse rund um die Corporate Governance, u. a. das Bewusstsein für Verantwortlichkeiten und die Umsetzung der Vorschriften des Gesetzes zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) und die Entwicklungen in den USA führen beim Aufsichtsrat und Unternehmensleitungen vermehrt zu Diskussionen darüber, wie das IKS verbessert werden kann. Kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften^[9] müssen in den Lagebericht u. a. eine Beschreibung der wesentlichen Merkmale des IKS im Hinblick auf die Rechnungslegung aufnehmen.^[10]

Gem. § 25a KWG sind Kreditinstitute dazu verpflichtet, über eine angemessene Geschäftsorganisation und über angemessene interne Kontrollverfahren zu verfügen. Auch für börsennotierte Unternehmen ist die Einführung eines IKS vorgeschrieben. Die Einrichtung eines IKS ist aber nicht nur für Unternehmen empfehlenswert, die gesetzlich dazu verpflichtet sind. Vielmehr muss es der Unternehmensführung ein Anliegen sein, das Unternehmen durch ein IKS wirksam zu steuern und zu kontrollieren, Ziele zu formulieren, deren Erreichung zu messen und dadurch u. a. die Effektivität und Produktivität des Unternehmens zu steigern. Ein wirksames IKS erleichtert Unternehmen u. a. auch die Fremdkapitalausstattung durch Banken.

Die Einführung und Durchführung/Anpassung/Weiterentwicklung des IKS ist Aufgabe des Vorstands/der Geschäftsführung.^[11] § 91 Abs. 3 AktG^[12] regelt ausdrücklich, dass der Vorstand einer börsennotierten Gesellschaft darüber hinaus ein im Hinblick auf den Umfang der Geschäftstätigkeit und die Risikolage des Unternehmens angemessenes und wirksames internes Kontrollsystem und Risikomanagementsystem einrichten muss. Je nach Rechtsform müssen der Beirat/die Gesellschafter bzw. der Aufsichtsrat die Einführung/Durchführung/Weiterentwicklung überwachen.^[13]

Externe Dienstleister unterstützen die Unternehmensführung bei der Entwicklung, Implementierung, Optimierung und Überwachung eines wirksamen IKS. Umfang und Anforderungen/Ausgestaltung an das IKS hängen von der Größe des Unternehmens und der Branche bzw. dem Risikopotenzial, aber auch der Rechtsform ab.^[14]

Hinweis

Organisationsmängel haben Einfluss auf Strafzumessung bei Verurteilung

Bei einer Verurteilung wegen Untreue zum Nachteil eines Unternehmens oder einer Gesellschaft können Organisationsmängel, die den Täter in die Lage versetzt haben, sein Vorhaben ohne die an sich vorgesehene und gebotene Kontrolle umzusetzen, strafmildernd wirken. Fehlt es insoweit an der verkehrsüblichen Aufsicht, ist dies ein für den Täter sprechender Umstand.^[15]

[1] § 93 AktG; § 90 ff. AktG; § 43 GmbHG.

[2] LG München I, Urteil v. 10.12.2013, 5 HK O 1387/10, NZWiSt 2014 S. 183; BGH, Urteil v. 20.9.2011, II ZR 234/09, MDR 2012 S. 171: Der organschaftliche Vertreter einer Gesellschaft, der selbst nicht über die erforderliche Sachkunde verfügt, kann den strengen Anforderungen an eine ihm obliegende Prüfung der Rechtslage und an die Beachtung von Gesetz und Rechtsprechung nur genügen, wenn er sich unter umfassender Darstellung de...