Inventur: Checkliste zur Organisation

Kurzbeschreibung

Diese Checkliste unterstützt Sie bei Organisation und Durchführung der vorgeschriebenen Inventur. Sie soll Ihnen helfen, die notwendigen Schritte bereits im Vorfeld rechtzeitig zu veranlassen, um am Inventurtag ohne Zeitverluste alle Arbeiten zu erledigen.

Inventur: Checkliste zur Organisation

Wenn Sie bisher nur wenig oder gar keine Erfahrung haben, dann machen Sie sich zunächst mit den einschlägigen Vorschriften bekannt.^[1] Warten Sie damit nicht, bis der Termin ansteht, so haben Sie genügend Zeit, alles vorzubereiten.

[1] S. Handbuch der Bilanzierung online, "Inventur und Inventar: Rechtsgrundlagen, Grundsätze, Gestaltungsmöglichkeiten und Organisation", Rz. 1 ff.

Das sollten Sie bereits einige Wochen vor der Inventur klären:

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	Zu tun oder zu klären	Erledigt/geklärt
		Ja
Vorbereitung	Bestimmen Sie eine verantwortliche Person als Inventurleitung.	[ ]
	Wie umfangreich ist die Inventur? Gibt es mehrere Lager evtl. an verschiedenen Standorten, sind auch Waren in Produktions- oder Verkaufsräumen und in Büros zu erfassen?	[ ]
	Müssen Sie den Geschäftsbetrieb für die Dauer der Inventur schließen? Dann sorgen Sie dafür, dass Kunden und Lieferanten rechtzeitig informiert werden.	[ ]
	Klären Sie, ob die EDV bestimmte Arbeitsabläufe verlangt und ob es eigens für die EDV-Erfassung Mitarbeiter braucht, damit diese eingeplant werden können.	[ ]
	Teilen Sie die Lager und Räume in eindeutige Bereiche ein. Achten Sie auf klare Grenzen, damit keine Teilbereiche vergessen oder wegen Überlappung doppelt erfasst werden.	[ ]
	Sollen Bereiche mit Flatterband abgegrenzt werden, dann sorgen Sie für ausreichenden Vorrat.	[ ]
	Wenn die bereits gezählten Bereiche mit farbigen Aufklebern oder mit vorgedruckten Bogen "gezählt" gekennzeichnet werden sollen, beauftragen Sie den Einkauf oder Druck derselben.	[ ]
	Legen Sie die Vorgehensweise fest:	[ ]
	Woher kommen die Zähllisten? Achten Sie darauf, dass diese keine Soll-Bestände ausweisen!	[ ]
	Wann müssen die Listen vorliegen?	[ ]
	Wer nimmt die ausgefüllten Listen wieder in Empfang?	[ ]
	Wer erfasst wie die gezählten Bestände? (Tastatur, Scanner, Kugelschreiber, Änderungen müssen immer im Nachhinein noch zu erkennen sein.)	[ ]
	Wie sind defekte Teile zu erfassen?	[ ]
	Wie machen Sie Teile, die nicht zum Betriebsvermögen gehören – wie z. B. Kommissionswaren von Kunden, gemietete/geleaste Gegenstände – deutlich kenntlich? Sorgen Sie dafür, dass diese nicht in Ihre Bestände mit aufgenommen werden.	[ ]
	Wie werden bereits gezählte Bereiche gekennzeichnet?	[ ]
	Wer ist für die weitere Bewertung der Bestände für die Bilanz zuständig und bekommt sämtliche Unterlagen?	[ ]
	Organisieren Sie ein gemeinsames einfaches Mittagessen/Vesper im Haus, um möglichst wenig Zeit zu verlieren.	[ ]
Personal	Jeder Bereich wird von jeweils einem Team gezählt. Ein Team besteht immer aus mindestens 2 Personen: Eine, die die Bestände zählt und eine, die die Bestände in die Liste einträgt. Wenn Sie auf Aushilfen zurückgreifen müssen, geben Sie diesen eine erfahrene Kraft an die Seite. Fehler werden so deutlich minimiert.	[ ]
	Beachten Sie: Lager- und Buchhaltungsmitarbeiter sollten nicht in ihren eigenen Arbeitsbereichen zur Bestandserfassung herangezogen werden, um fehlerhafte Aufzeichnungen aus persönlichen Gründen zu vermeiden.	[ ]
	Jetzt können Sie abschätzen, wie viele Mitarbeiter benötigt werden.	[ ]
	Wenn die angestellten Mitarbeiter hierfür nicht ausreichen oder nicht zur Verfügung stehen, dann suchen Sie Kontakt zu Studentenvermittlungen, Arbeitsamt usw. Evtl. helfen Adresslisten von früheren Aushilfen (Achtung! DSGVO beachten!). Klären Sie die Entlohnung der Aushilfen und ggf. Überstundenabgeltung der MA bereits jetzt mit der Personalabteilung.	[ ]
	Sprechen Sie die betroffenen Mitarbeiter an und informieren Sie sie über deren geplanten Einsatz, bevor Sie eine Urlaubssperre in der fraglichen Zeit verhängen	[ ]
	Erstellen Sie ein Merkblatt für Angestellte und Aushilfen über die eigentliche Vorgehensweise.	[ ]
	Bereiten Sie ggf. die Verträge für die Aushilfen vor, denken Sie auch an eine Verschwiegenheitsklausel.	[ ]
	Hat die Aushilfe den Vertrag unterschrieben, händigen Sie das Merkblatt aus. Legen Sie Ansprechpartner für Fragen während der Inventur fest.	[ ]

Maßnahmen, die Sie spätestens am Tag vor der Inventur treffen sollten:

	Zu tun oder zu klären	Erledigt/geklärt
Organisation	Wenn nicht bereits im Vorfeld geschehen, lassen Sie allen Beteiligten das Merkblatt über die Abläufe zukommen.	[ ]
	Wenn es große Hallen und Lager zu zählen gibt, die Sie in Bereiche eingeteilt haben, dann kennzeichnen Sie diese mit Flatterband, wenn sich die Zuständigkeit nicht anders ergibt (z. B. durch Regalnummerierung).	[ ]
	Ordnen Sie die Teams den Bereichen zu. Z. B. Team A vormittags Halle 1, Regallager A–D, nachmittags Halle 2 Bereich X, Team B vormittags Halle 1 Regallager E–H, nachmittags Halle 3 Bereich Y usw.).	[ ]
	Sortieren Sie die ausgedruckten Zähllisten den Bereichen/Teams zu.	[ ]
	Legen Sie die Kennzeichnung der bereits gezählten Bereiche bereit.	[ ]