Inventur und Inventar: Rechtsgrundlagen, Grundsätze, Ges ... / 6 Organisatorische Inventurgestaltung

Rz. 94

Während bei Beauftragung eines auf die Durchführung von Inventuren spezialisierten Fremdunternehmens nur die Auftragsbedingungen, die Schnittstellen im Unternehmen und die Kontaktpersonen zu bestimmen sind, bedarf es bei unternehmenseigener Inventurdurchführung vielfältiger organisatorischer Maßnahmen und eines "Inventurmanagements".

Rz. 95

Unterliegt der Jahresabschluss einer Abschlussprüfung, so bedarf es u. U. der Einbeziehung der Inventurbeobachtung des Abschlussprüfers in die Inventurplanung. Insbesondere wenn die Vorräte von wesentlicher Bedeutung sind, muss der Abschlussprüfer bei deren körperlicher Bestandsaufnahme anwesend sein.^[1]

Den schriftlichen Niederschlag finden die Planungsaktivitäten üblicherweise in Inventurrichtlinien und Inventuranweisungen.^[2]

Rz. 96

In der (generellen) Inventurrichtlinie sollten insbesondere die handels- und steuerrechtlichen Grundlagen und die Inventurgrundsätze (GoI) erläutert sowie auf die Bedeutung deren Einhaltung hingewiesen werden. Es sind die Arten der aufzunehmenden Vermögensgegenstände und Aufnahmebereiche (Lagerorte, Fremdlager) anzugeben und Abgrenzungsfragen zwischen den einzelnen Gruppen der Inventurgegenstände zu regeln. Außerdem sind die zu verwendenden Inventurverfahren zu beschreiben und Kompetenzen der Inventurbeteiligten sowie Ansprechpartner verbindlich zu regeln.^[3]

Rz. 97

Bei den (konkreten) Anweisungen zur Durchführung der Inventur ist u. a. auf die zu bildenden Inventurteams, die zu verwendenden Aufnahmeformulare und digitalen Aufnahmetechniken, die konkrete Zeitplanung und die in den einzelnen Aufnahmebereichen anzuwendenden Verfahren einzugehen.

Rz. 98

In Abhängigkeit von den eingesetzten Inventurverfahren sollen bei der Inventurplanung nach h. M. vor allem folgende Aspekte berücksichtigt werden:

• zeitliche Planung,
• räumliche Planung,
• sachliche Planung,
• personelle Planung.

[1] IDW, WP Handbuch, 2017, L 824 mit Hinweis auf IDW PS 201 Tz. 7 und ISA 501.4.

[2] Vgl. Adler/Düring/Schmaltz, Rechnungslegung und Prüfung der Unternehmung, 1998, § 240 HGB Rz. 48 ff.; Hachmeister/Zeyer, in Wysocki/Schulze-Osterloh, HdJ, 2013, Abt. 1/14 Rz. 302.

[3] Petersen/Zwirner, in Castan/Heymann/Müller/Ordelheide/Scheffler, Beck’sches HdR, 2015, A 220 Rz. 26 ff. Ein Beispiel eines Inhaltsverzeichnisses einer Inventurrichtlinie zeigt Beispiel 60 in IDW WP Handbuch, 2017, L 824.

6.1 Organisation der körperlichen Bestandsaufnahme

6.1.1 Inventurplanung

6.1.1.1 Zeitliche Planung

Rz. 99

Die zeitliche Planung umfasst neben dem Zeitpunkt bzw. dem Zeitraum, in dem die Bestandsaufnahme stattfinden soll, auch den Beginn und das Ende der Aufnahme sowie die Aufnahmepausen für die einzelnen Aufnahmetage.^[1] Dabei ist es sinnvoll, bei Bestandsaufnahmen, die sich über mehrere Tage erstrecken, den einzelnen Zeitabschnitten bestimmte Aufnahmefelder zuzuordnen.

[1] Vgl. Quick, DB 1991, S. 716.

6.1.1.2 Räumliche Planung

Rz. 100

Die räumliche Planung soll gewährleisten, dass sämtliche in die Inventur einzubeziehenden Lagerorte klar voneinander abgegrenzt werden. Es ist zweckmäßigerweise das gesamte Aufnahmegebiet in Aufnahmebereiche, die ggf. weiter in Aufnahmefelder untergliedert werden können, zu unterteilen, so dass weder Aufnahmelücken noch -überschneidungen entstehen. Die Abgrenzung kann entweder nach örtlichen Kriterien, z. B. Stockwerke, Räume etc. erfolgen, oder nach sachlichen Kriterien (z. B. gehören zusammengefasste Bestände einem Bilanzposten an) vorgenommen werden. Aufgrund der sachlichen Abgrenzung können Doppelerfassungen leichter erkannt werden, wenn bilanzpostenfremde Vermögensgegenstände in einem Aufnahmebereich aufgenommen wurden, während das örtliche Abgrenzungskriterium eine einfache und unproblematische Aufgliederung zulässt, die Überschneidungen vermeidet.^[1]

Weiterhin wird in der räumlichen Planung der günstigste Weg der Inventurkolonne durch die aufzunehmenden Läger festgelegt, so dass hieraus eine Verminderung der Aufnahmezeit resultiert und die Vollständigkeit der Aufnahme gefördert wird.^[2]

[1] Vgl. Quick, BB 1991, S. 723.

[2] Vgl. Fülling, Grundsätze ordnungsmäßiger Bilanzierung für Vorräte, 1976,S. 57.

6.1.1.3 Personalplanung

Rz. 101

Es ist möglichst frühzeitig ein Inventurleiter einzusetzen, der für die Vorbereitungsmaßnahmen und die ordnungsmäßige Durchführung der Inventur verantwortlich ist.^[1] Der Inventurleiter bestimmt die Aufnahmeleiter in den einzelnen Aufnahmebereichen, die die weitere Einteilung des Aufnahmepersonals vornehmen und zur Beantwortung auftretender Fragen zur Verfügung stehen sowie die Kontrolle in den jeweiligen Verantwortungsbereichen durchführen.

Rz. 102

Als Aufnahmeprüfer sollten Mitarbeiter des Rechnungswesens beteiligt werden, die später die Aufnahmelisten für Bewertungszwecke aufzuarbeiten haben, da sie auf eindeutige Inventurbezeichnungen und für eine einwandfreie Bewertung auf ausreichende Angaben angewiesen sind. Mit der Aufnahme selbst sollten sie jedoch zur Sicherung des Prinzips der Funktionstrennung nicht betraut werden, wenn sie für die Verwaltung der Bestände verantwortlich sind.^[2]

Rz. 103

Die zu bildenden Inventuraufnahmegruppen umfassen in der Regel 2 Personen (4-Augen-Prin...