Inventur und Inventar: Rechtsgrundlagen, Grundsätze, Ges ... / 6.1 Organisation der körperlichen Bestandsaufnahme

6.1.1 Inventurplanung

6.1.1.1 Zeitliche Planung

Rz. 99

Die zeitliche Planung umfasst neben dem Zeitpunkt bzw. dem Zeitraum, in dem die Bestandsaufnahme stattfinden soll, auch den Beginn und das Ende der Aufnahme sowie die Aufnahmepausen für die einzelnen Aufnahmetage.^[1] Dabei ist es sinnvoll, bei Bestandsaufnahmen, die sich über mehrere Tage erstrecken, den einzelnen Zeitabschnitten bestimmte Aufnahmefelder zuzuordnen.

[1] Vgl. Quick, DB 1991, S. 716.

6.1.1.2 Räumliche Planung

Rz. 100

Die räumliche Planung soll gewährleisten, dass sämtliche in die Inventur einzubeziehenden Lagerorte klar voneinander abgegrenzt werden. Es ist zweckmäßigerweise das gesamte Aufnahmegebiet in Aufnahmebereiche, die ggf. weiter in Aufnahmefelder untergliedert werden können, zu unterteilen, so dass weder Aufnahmelücken noch -überschneidungen entstehen. Die Abgrenzung kann entweder nach örtlichen Kriterien, z. B. Stockwerke, Räume etc. erfolgen, oder nach sachlichen Kriterien (z. B. gehören zusammengefasste Bestände einem Bilanzposten an) vorgenommen werden. Aufgrund der sachlichen Abgrenzung können Doppelerfassungen leichter erkannt werden, wenn bilanzpostenfremde Vermögensgegenstände in einem Aufnahmebereich aufgenommen wurden, während das örtliche Abgrenzungskriterium eine einfache und unproblematische Aufgliederung zulässt, die Überschneidungen vermeidet.^[1]

Weiterhin wird in der räumlichen Planung der günstigste Weg der Inventurkolonne durch die aufzunehmenden Läger festgelegt, so dass hieraus eine Verminderung der Aufnahmezeit resultiert und die Vollständigkeit der Aufnahme gefördert wird.^[2]

[1] Vgl. Quick, BB 1991, S. 723.

[2] Vgl. Fülling, Grundsätze ordnungsmäßiger Bilanzierung für Vorräte, 1976,S. 57.

6.1.1.3 Personalplanung

Rz. 101

Es ist möglichst frühzeitig ein Inventurleiter einzusetzen, der für die Vorbereitungsmaßnahmen und die ordnungsmäßige Durchführung der Inventur verantwortlich ist.^[1] Der Inventurleiter bestimmt die Aufnahmeleiter in den einzelnen Aufnahmebereichen, die die weitere Einteilung des Aufnahmepersonals vornehmen und zur Beantwortung auftretender Fragen zur Verfügung stehen sowie die Kontrolle in den jeweiligen Verantwortungsbereichen durchführen.

Rz. 102

Als Aufnahmeprüfer sollten Mitarbeiter des Rechnungswesens beteiligt werden, die später die Aufnahmelisten für Bewertungszwecke aufzuarbeiten haben, da sie auf eindeutige Inventurbezeichnungen und für eine einwandfreie Bewertung auf ausreichende Angaben angewiesen sind. Mit der Aufnahme selbst sollten sie jedoch zur Sicherung des Prinzips der Funktionstrennung nicht betraut werden, wenn sie für die Verwaltung der Bestände verantwortlich sind.^[2]

Rz. 103

Die zu bildenden Inventuraufnahmegruppen umfassen in der Regel 2 Personen (4-Augen-Prinzip), wobei der eine als "Ansager" und der andere als "Aufschreiber" für die eigentliche Bestandsaufnahme zuständig ist. Der "Ansager", der die Bestandsaufnahme durchführt, sollte über ausreichende Waren- und Fachkenntnisse verfügen. Beide müssen gegenseitig kontrollieren, ob der "Aufschreiber" die Ansagen richtig in die Aufnahmelisten/mobilen Erfassungsgeräte übernimmt und ob der "Ansager" die Bestände ordnungsgemäß erfasst.^[3]

Rz. 104

Da die reibungslose und ordnungsgemäße Durchführung der Inventur vom Engagement und der Qualifikation des Aufnahmepersonals abhängt, sollten die eingesetzten Hilfskräfte über die Bedeutung ihrer Tätigkeit aufgeklärt werden, um die Voraussetzungen für ein gewissenhaftes Arbeiten zu schaffen.^[4] Die Sorgfalt der Aufnahme kann weiter verbessert werden, wenn dem Aufnahmepersonal bekannt ist, dass Kontrollgruppen, z. B. Mitarbeiter der Revisionsabteilung, eingesetzt werden, die bereits während der laufenden Inventur Kontrollzählungen vornehmen. Die Kontrollzählungen lassen sich in eine wert- oder engpassorientierte Auswahl unterteilen. Bei der wertorientierten Auswahl werden insbesondere die Mengen nachgezählt, die einen großen Wertanteil haben, da nach der 80:20-Faustregel 20 % der Menge ca. 80 % des Lagerwertes ausmachen. Hingegen werden bei der engpassorientierten Auswahl die Bestände überprüft, die bei Aufnahmefehlern erhebliche Störungen des Betriebsablaufes hervorrufen können.^[5]

Rz. 105

Um den Kontrollzweck der Inventur sicherzustellen, sollte die Einhaltung des Grundsatzes der Funktionstrennung eingehalten werden. Dies bedeutet, dass diejenigen Mitarbeiter, die mit der körperlichen Verwaltung oder Bestandsführung der jeweiligen Bestände betraut sind, nicht bei der Aufnahme eingesetzt werden. Weiterhin sollten bei der Vorbereitung, Durchführung und Kontrolle der Inventur nichtleitende Angestellte des Unternehmens, die unmittelbare Verantwortung für die aufzunehmenden Bestände haben, eingesetzt werden. Allerdings muss sichergestellt sein, dass ausreichend fachkundiges Personal bei der Inventur zugegen ist, um eine zutreffende Bezeichnung der Bestände sicherzustellen.^[6]

[1] Vgl. Petersen/Zwirner, in Castan/Heymann/Müller/Ordelheide/Scheffler, Beck’sches HdR, 2015, A 220 Rz. 25.

[2] Vgl. Petersen/Zwirner, in Castan/Heymann/Müller/Ordelheide/Scheffler, Beck’sches HdR, 2015, A 220 Rz. 37.

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