Investitionscontrolling: Prozessorganisation und Unterst ... / 4 Gestaltung und Bewältigung von Herausforderungen der Kernphasen des Investitionsprozesses mit SAP S/4HANA

4.1 Investitionsplanung

Der Planungshorizont von Einzelinvestitionen erstreckt sich in vielen Fällen über mehrere Jahre. Im Rahmen regelmäßig stattfindender Planungsrunden im Unternehmen sind daher die Planungen bereits begonnener Einzelinvestitionsprojekte zu aktualisieren und mit neuen, noch zu genehmigenden Investitionsvorhaben zu ergänzen. Damit können die verantwortlichen Entscheidungsgremien ein in sich schlüssiges Gesamtinvestitionsportfolio genehmigen und verabschieden. In vielen Unternehmen tagen diese Investitionsentscheidungsgremien mindestens einmal jährlich, oftmals im Herbst, im Rahmen der allgemeinen Planungserstellung für das kommende Geschäftsjahr, teilweise ergänzt um einen weiteren unterjährigen Aktualisierungstermin z. B. im Frühjahr.

Die Herausforderung in diesem Prozess besteht für das Investitionscontrolling darin, alle Planwerte verschiedener Arten von Einzelinvestitionen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen als Gesamtportfolio zusammenzuführen und nach den Kategorien und Organisationseinheiten, z. B. Divisionen, zu aggregieren, entlang derer Investitionsbudgets bewilligt werden. Für die Abbildung des Investitionsportfolios stellt SAP im Modul IM als Objekt das Investitionsprogramm bereit. SAP Investitionsprogramme können mit mehreren Ebenen hierarchisch strukturiert werden, z. B. entsprechend der Unternehmensorganisation, und bilden damit eine der Einzelinvestition übergeordnete Planungs- und Steuerungsebene ab.

Den untersten Investitionsprogrammpositionen werden die sog. Maßnahmen im SAP zugeordnet. Maßnahmen sind technisch Aufträge oder Projekte, auf denen Plan- (und später im operativen Tagesgeschäft auch Ist-)werte von Investitionen erfasst werden. Zur Aggregation der Planwerte von Investitionsprojekten verschiedener Ebenen kann das sog. ‘Hochrollen‘ angewandt werden, d. h. die summarischen (kostenartenunspezifischen) Planwerte der Investitionen je Geschäftsjahr werden vom System auf den unterschiedlichen Hierarchieebenen des Investitionsprogramms summiert und stehen zur Genehmigung bereit.

Neben Maßnahmen stellt SAP für das Investitionsmanagement auch sog. Maßnahmenanforderungen als ergänzende Planungsobjekte zur Verfügung, die ebenfalls in einem Investitionsprogramm zugeordnet und verankert werden können. Diese Maßnahmenanforderungen dienen der Erfassung von Investitionsideen oder -vorschlägen, die im Laufe ihrer Konkretisierung und Genehmigung in Maßnahmen überführt werden können. Maßnahmenanforderungen können mittels der eingangs dargestellten Bewertungsverfahren beurteilt werden und können ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren durchlaufen.

Sind die Planwerte aller Investitionen verabschiedet und fixiert, so kann in SAP IM eine sog. AfA-Simulation vorgenommen werden, mit deren Hilfe die Effekte geplanter Investitionen in der Gewinn- und Verlustrechnung des kommenden Geschäftsjahres planerisch abgebildet werden können – in Ergänzung zur Abschreibungsvorausschau bereits aktivierter Anlagen.

4.2 Investitionsbudgetierung

Viele Unternehmen wenden im Planungsprozess für ihre Investitionen analog zum Vorgehen auf der Kostenseite das Gegenstromverfahren an, d. h. nach Zusammentragen und Aggregation von Investitionsplanwerten im Bottom-up-Verfahren ("Hochrollen") erfolgt die Budgetierung Top-down in entgegengesetzter Richtung. Unter einem Budget ist im Gegensatz zum Plan, der in verschiedenen Planversionen im Vorfeld eines Investitionsentscheidungstermins abgebildet werden kann, ein genehmigter und verbindlicher Rahmen und Erwartungswert zu verstehen, der ohne weitere Billigung nicht überschritten werden darf. Ein Budgetwert muss nicht auf Einzelinvestitionsebene festgelegt werden, sondern die Budgetgenehmigung kann sich auch auf ein Investitionsbündel oder Teilportfolio (bzw. eine Investitionsprogrammposition in SAP IM) beziehen.

In SAP IM können die für das Hochrollen der Planwerte angelegten Investitionsprogrammstrukturen für eine Top-down-Budgetierung in entgegengesetzter Richtung genutzt werden, wobei Budgets nicht zwangsläufig bis auf die unterste Ebene verteilt werden müssen. Entsteht im Laufe des Geschäftsjahres der Bedarf, Investitionsmittel anders zu allokieren, stehen Budgetumbuchungen innerhalb der beschriebenen Budgettöpfe wie ggf. Budgetnachträge als Instrumente zur Verfügung.

Die auf Maßnahmen verteilten Budgets bilden gleichzeitig die Basis für eine wirksame unterjährige Budgetkontrolle mithilfe der nachfolgend beschriebenen Verfügbarkeitskontrolle.

4.3 Budgetkontrolle während der Investitionsdurchführung

Während der Durchführungsphase einer Investition ist es das Ziel des Investitionscontrollings, die Einhaltung der vereinbarten Budgets zu überwachen. Die Budgetkontrolle kann sich dabei auf eine Einzelinvestition beziehen sowie auf einen "Budgettopf" mit mehreren Investitionsmaßnahmen für eine bestimmte Periode. Zu kontrollierende Größen sind primär Aufwände und Kosten, die im Vorfeld einer möglichen Aktivierung gesammelt werden, z. B. auf sog. Anlagen im Bau. Zusätzlich sind die mit Investitionen einhergehenden Zahlungsströme in der Cashflow-Rechnung eines Unternehmens zu b...