Jahresabschlussprüfung: Zusammenarbeit mit dem gesetzlic ... / 4 Vorbereitung auf die Jahresabschlussprüfung

4.1 Allgemeines zur Zusammenarbeit

Üblicherweise wird der Abschlussprüfer in verschiedenen Stadien seiner Arbeit die Person, die den Jahresabschluss erstellt hat, ansprechen, z. B.

• um sich Kenntnisse über das Unternehmensumfeld im Hinblick auf die Finanzbuchhaltung des Unternehmens zu verschaffen,
• um sich steuerliche Risiken beim zu prüfenden Unternehmen bestätigen zu lassen,
• um zu einzelnen Punkten des Jahresabschlusses Fragen zu stellen; in welchem Umfang dies geschieht, hängt im Wesentlichen auch davon ab, in welchem Umfang die Person bei der Erstellung des Jahresabschlusses mitgewirkt hat.

4.2 Checkliste zur Vorbereitung der Abschlussprüfung

Um einen möglichst zügigen Fortgang der Abschlussprüfung zu ermöglichen, bietet es sich an, bereits bei Beginn der Prüfung eine Antwort auf die Fragen, die Abschlussprüfer in der Regel stellen, vorliegen zu haben. Dies erfordert zunächst, dass die Jahresabschlussunterlagen nebst Verträgen und weiteren Buchführungsunterlagen vollständig vorhanden sind. Wichtig ist auch, dass Arbeitsunterlagen vorhanden sind, aus denen sich die einzelnen Schritte der Jahresabschlusserstellung plausibel herleiten lassen.

Checkliste erleichtert die Arbeit bei der Jahresabschlussvorbereitung und Jahresabschlusserstellung

Nutzen Sie die nachfolgende Checkliste zur Jahresabschlusserstellung. Arbeiten Sie nachfolgende Checkliste durch und legen Sie einen Ordner mit den entsprechenden Unterlagen an. Oder scannen Sie die Unterlagen ein und stellen diese dem Prüfer in digitaler Form zur Verfügung. Da auch die Abschlussprüfer ihre Prüfungsakte heutzutage vielfach digital führen, erleichtert dies die Arbeit. Außerdem erleichtert es die Arbeit enorm, wenn die erforderlichen Unterlagen bereits im Lauf des Jahres schon beim Bearbeiten der laufenden Buchführung zusammengestellt werden. Hierbei hilft diese Checkliste auch den Sachbearbeitern der Finanzbuchhaltung.

Als Verantwortlicher für die Erstellung des Jahresabschlusses sollte man die Vorbereitung nicht allein als lästige Verpflichtung ansehen, sondern als Chance begreifen, die eigene Arbeit zu verbessern. Aus der sorgfältigen Vorbereitung, aber auch aus der Nacharbeit der Ergebnisse der Abschlussprüfung kann eine Verbesserung Ihrer eigenen Arbeiten bei der Jahresabschlusserstellung des folgenden Jahres resultieren. Auch sollte man nicht verkennen, dass bei einer sorgfältigen Vorbereitung des Jahresabschlusses man besser für eine steuerliche Betriebsprüfung vorbereitet ist.

Checkliste "Abschlussprüfung: Vorzubereitende Unterlagen"

4.3 Begleitung der Abschlussprüfung

Während der laufenden Abschlussprüfung wird der Abschlussersteller i. d. R. als Auskunftsperson zur Verfügung stehen. Bei Nachfragen hat die saubere Dokumentation der laufenden Arbeiten sowie der direkten Erstellungsarbeiten immense Bedeutung. Auch eine umfassende Vorbereitung macht sich bezahlt. Erstellt der Steuerberater den Jahresabschluss, kann er durch seine Dokumentationen schnell eine Steuerberaterbestätigung, in der die etwaigen steuerlichen Risiken des Unternehmens dargestellt werden, erstellen.

Steuerberater zur Schlussbesprechung hinzuziehen

Der Steuerberater, der den Jahresabschluss erstellt hat, sollte in jedem Fall bei einer Schlussbesprechung, in der die wesentlichen Ergebnisse einer gesetzlichen Abschlussprüfung zusammengefasst werden, anwesend sein. Ob dies jedoch tatsächlich erfolgt, obliegt allerdings den gesetzlichen Vertretern des Unternehmens. Auch sollte dem Steuerberater ein etwaiger Management-Letter zumindest in Auszügen zur Verfügung gestellt werden.