Jahresschlussarbeiten in der Sozialversicherung

Zusammenfassung

Überblick

Zum Jahreswechsel fallen in der Entgeltabrechnung einige Arbeiten turnusmüßig jedes Jahr an. Dazu zählen z. B. die Jahresmeldungen. Besondere Konstellationen können sich dabei ergeben, soweit die Beschäftigung nicht ganzjährig bestand oder unterbrochen wurde.

Außerdem sind Arbeitgeber und Betriebe am Ende eines Kalenderjahres verpflichtet festzustellen, ob die Mitarbeiter im folgenden Jahr durch Überschreiten der Versicherungspflichtgrenze versicherungsfrei bzw. durch Anhebung der Versicherungspflichtgrenze versicherungspflichtig zur Krankenversicherung werden. Durch neue Beitragsbemessungsgrenzen in der Krankenversicherung ergeben sich bei diesem Personenkreis auch andere Beitragszuschüsse. Ebenfalls wird zum Jahreswechsel geprüft, ob im folgenden Kalenderjahr die Voraussetzungen für die Teilnahme am Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers (U1) vorliegen oder Dauer-Beitragsnachweise angepasst müssen.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Sozialversicherung: Die Verpflichtung zur Abgabe von Jahresmeldungen ist in § 28a Abs. 2 und 2a SGB IV geregelt. Die dabei zu beachtenden Abläufe werden in § 10 DEÜV (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung) beschrieben. In § 3 AAG ist geregelt, welche Arbeitgeber am Ausgleichsverfahren teilnehmen.

Sozialversicherung

1 Jahresarbeitsentgeltgrenze

Bei der Beurteilung der Versicherungspflicht von Mitarbeitern mit einem höheren Entgelt müssen die Regelungen der Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG) berücksichtigt werden.^[1] Wird ein Arbeitnehmer aufgrund des Überschreitens der JAEG versicherungsfrei, hat dieser Anspruch auf einen Beitragszuschuss. Die Höhe des Beitragszuschusses orientiert sich an der jeweiligen Jahresarbeitsentgeltgrenze und den Beitragssätzen; sie kann sich für bereits laufend krankenversicherungsfreie Beschäftigte zum Jahreswechsel ändern. Tritt umgekehrt durch Erhöhung der Jahresarbeitsentgeltgrenze Kranken- und Pflegeversicherungspflicht ein, sind entsprechende Änderungsmeldungen vorzunehmen.

[1]

S. Jahresarbeitsentgeltgrenze: Ermittlung des regelmäßigen Jahresentgelts bei besonderen Entgeltformen.

2 Umlageverfahren

Ob im Kalenderjahr 2024 eine Teilnahme am Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers (U1)^[1] erfolgt, ist zum Jahreswechsel zu prüfen. Betriebe, die im gesamten Vorjahr bestanden, nehmen dann am Umlageverfahren teil, wenn im Jahr 2023 in mindestens 8 Monaten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt wurden. Außerdem kann zum Jahresbeginn der Umlagesatz für das aktuelle Kalenderjahr bei den meisten Umlagekassen gewählt werden.

[1]

S. Umlageverfahren bei Krankheit.

3 Jahresmeldungen

3.1 Kranken-/Pflege-/Renten-/Arbeitslosenversicherung

Eine Jahresmeldung ist für jeden über den 31.12. eines Jahres hinaus versicherungspflichtig Beschäftigten mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung, also der Januarabrechnung, zu erstatten. Auch für versicherungsfreie geringfügig entlohnt Beschäftigte sind Jahresmeldungen zu erstellen.

Die Meldung muss spätestens bis zum 15.2. des folgenden Jahres erfolgt sein.

Krankenkassen können fehlende Jahresmeldungen in elektronischer Form beim Arbeitgeber anfordern. Fehlende Jahresmeldungen für geringfügig entlohnt Beschäftigte werden in Papierform angefordert.

Wichtig

Keine Jahresmeldung für kurzfristig Beschäftigte

Für kurzfristig Beschäftigte ist lediglich eine UV-Jahresmeldung abzugeben.^[1]

Nachfolgende Sachverhalte erläutern die Gründe für die Abgabe der Jahresmeldung:

Jahresmeldung bei Beschäftigung während des gesamten Jahres

Ein Arbeitnehmer wird seit Jahren beschäftigt.

Es ist eine Jahresmeldung 2023 "Beschäftigungszeit" vom 1.1.2023 bis 31.12.2023 mit Grund der Abgabe "50" zu erstatten.

Jahresmeldung bei Beschäftigungsbeginn im Laufe des Jahres

Ein Arbeitnehmer ist seit dem 14.9.2023 beschäftigt.

Die Jahresmeldung 2023 ist mit der "Beschäftigungszeit" vom 14.9.2023 bis 31.12.2023 mit Grund der Abgabe "50" zu erstatten.

Abmeldung statt Jahresmeldung

Eine Arbeitnehmerin ist seit Jahren beschäftigt. Ihr Beschäftigungsverhältnis hat sie zum 31.12.2023 gekündigt.

Es ist anstatt einer Jahresmeldung eine Abmeldung zum 31.12.2023 mit der "Beschäftigungszeit" vom 1.1.2023 bis 31.12.2023 und dem Grund der Abgabe "30" (Abmeldung wegen Ende der Beschäftigung) zu erstatten.

Keine Jahresmeldung bei Unterbrechungsmeldung

Eine Arbeitnehmerin bezog vom 4.9.2023 bis 31.1.2024 Krankengeld.

Da die Beschäftigung länger als einen Kalendermonat unterbrochen wurde, war eine Unterbrechungsmeldung zum 3.9.2023 mit Grund der Abgabe "51" (Unterbrechungsmeldung wegen Bezug von Entgeltersatzleistungen) zu erstellen. Da die Unterbrechung über den 31.12.2023 hinaus fortbesteht, ist keine Jahresmeldung 2023 abzugeben. Nach einer Unterbrechungsmeldung ist keine erneute Anmeldung bei der Krankenkasse erforderlich. Die Beschäftigungszeit ab 1.2.2024 wird – sofern keine weitere Unterbrechung eintritt – mit der Jahresmeldung 2024 gemeldet.

Jahresmeldung trotz Unterbrechung der Beschäftigung

Eine Arbeitnehmerin ist seit Jahren beschäftigt und erhielt vom 19.12.2023 bis 28.1.2024 Krankengeld.

Es ist ei...