Jansen, SGB IV § 110a Aufbewahrungspflicht / 1 Allgemeines

Rz. 2

Die Regelungen sind im Gesamtzusammenhang mit dem Anliegen des VwVfÄndG zu sehen. Dieses Gesetz novelliert in umfassender Weise das gesamte Verwaltungsrecht mit dem Ziel, die Verwaltung für den elektronischen Rechtsverkehr tauglich zu machen (vgl. Roßnagel, NJW 2003 S. 469). Insbesondere wurden die Verfahrensgesetze für das Verwaltungs-, Sozialverwaltungs- und das Steuerverfahren novelliert. Das Haupthindernis für den elektronischen Rechtsverkehr war dabei die bisherige ausschließliche Orientierung des Verwaltungsrechts an dem materiellen Informationsträger Papier. Das VwVfÄndG hat diese Orientierung weitgehend beseitigt und die Verwaltungstätigkeit dem elektronischen Rechtsverkehr geöffnet. Für den Bereich des Sozialrechts ist dabei die Generalklausel für die elektronische Kommunikation und Form in § 36a SGB I und die Regelung zum elektronischen Verwaltungsakt sowie zur Beglaubigung in §§ 33 und 29 SGB X übernommen worden. Diese Vorschriften sind im Wesentlichen wortgleich mit den Änderungen des VwVG, der Rechtsquelle für das allgemeine Verwaltungsrecht.

Rz. 3

An diese rechtlichen Grundlagen anknüpfend, geben die in das SGB IV aufgenommenen Vorschriften der §§ 110a bis 110d SGB IV – abgestellt auf die Belange der Sozialversicherungsträger einschließlich der Bundesagentur für Arbeit – erste Antworten auf die Fragen, was in Anbetracht der von den Leistungsträgern genutzten Mitteln der elektronischen Datenspeicherung und -nutzung für Aufbewahrung und Aufbewahrungsfristen, Akteneinsicht, Rückgabe und Vernichtung von Unterlagen und ihre Beweiswirkung zu gelten hat. Erstaunlicherweise haben diese Regelungen keine Entsprechungen in den anderen Verwaltungsbereichen, für die sie aber zum Vorbild werden könnten (vgl. Roßnagel, Das elektronische Verwaltungsverfahren, NJW 2003 S. 475).

Rz. 4

Im Einzelnen enthält § 110a als die Grundnorm für die weiteren Vorschriften des Siebten Abschnitts

• in Abs. 1 die Verpflichtung der Leistungsträger, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen Unterlagen aufzubewahren, und zwar "nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Aufbewahrung". Damit wird zuerst einmal die Aufbewahrungspflicht allgemein normiert.
• in Abs. 2 die Kann-Bestimmung, dass dies unter bestimmten Voraussetzungen nicht nur in Papierform, sondern anstelle von Papier auf dauerhaften Datenträgern geschehen kann. Damit wird die Aufbewahrung auf Bildträgern und anderen dauerhaften Datenträgern zugelassen und zugleich ein Kriterienkatalog aufgestellt.
• in Abs. 3 das Verfahren der Gewährung von Akteneinsicht. Geregelt wird damit, dass das Recht auf Akteneinsicht und das Fertigen von Abschriften durch das Aufbewahren ohne Papier nicht beeinträchtigt wird.
• in Abs. 4 eine Übergangsregelung für den Fall, dass Unterlagen vor dem 1.2.2003 als Wiedergabe auf einem Bildträger aufbewahrt werden. Es wird sichergestellt, dass die Unterlagen nicht erneut bearbeitet werden müssen.