Jansen, SGB IV § 69 Ausgleich, Wirtschaftlichkeit und Sp ... / 2.6 Personalbedarfsermittlung (Abs. 6)

Rz. 13

Die Sozialversicherungsträger werden gesetzlich verpflichtet, Personalbedarfsermittlungen nach angemessenen und anerkannten Methoden durchzuführen und die Erforderlichkeit der im Haushaltsplan ausgebrachten Planstellen und Stellen regelmäßig und bei gegebenem Anlass zu überprüfen.

Eine gleichlautende Vorschrift zu § 69 Abs. 6 SGB IV enthält die Verwaltungsvorschrift Nr. 4.4.1 zu § 17 BHO. Diese ist von der Bundesagentur für Arbeit nach § 77a Satz 1 SGB IV sinngemäß anzuwenden.

Diese Aufforderung steht im unmittelbaren Zusammenhang mit dem in Abs. 2 festgeschriebenen Gebot, bei der Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplanes die Grundsätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten. Die Personalbedarfsermittlung soll sicherstellen, dass nur mit den zwingend erforderlichen Personalressourcen auf der Basis effizienter Organisationsstrukturen eine sachgerechte Aufgabenerledigung stattfindet. Damit wird u. a. auf Forderungen des Rechnungsprüfungs- und des Haushaltsausschusses des Deutschen Bundestages eingegangen.

Bei der Auswahl der Methode bzw. der Kombination von mehreren Methoden (Methodenmix) und dem Turnus der regelmäßigen Überprüfung des Personalbedarfs haben die Sozialversicherungsträger einen gewissen Entscheidungsspielraum. So wird gewährleistet, dass den unterschiedlichen innerbetrieblichen Organisationsformen der Sozialversicherungsträger hinreichend Rechnung getragen werden kann.

Für die Personalbedarfsermittlung und -begründung hat die Praxis eine Vielzahl von Werkzeugen und Methoden entwickelt. Als Praxisleitfaden hat das Bundesministerium des Innern in Zusammenarbeit mit dem Bundesverwaltungsamt das "Handbuch für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlungen" für die Bundesverwaltungen entwickelt, das seit dem 31.7.2007 unter www.orghandbuch.de zur Verfügung gestellt wird. In diesem werden organisationstheoretische Themen und praktische Erfahrungswerte vorrangig aus dem Bereich der öffentlichen Verwaltung ausführlich behandelt. Personalbedarfsermittlungen, die auf den Empfehlungen des Handbuchs beruhen, gelten als allgemein anerkannt.

Eine qualifizierte Personalbedarfsermittlung setzt eine vorherige kritische Überprüfung und Anpassung des Aufgabenportfolios und eine Optimierung der jeweiligen Geschäftsprozesse voraus (Aufgabenkritik als Zweck- und Vollzugskritik). Hierdurch wird vermieden, dass der Personalbedarf lediglich anhand der bisherigen Aufwände fortgeschrieben wird. Eine Personalausstattung ist nur dann als notwendig und angemessen zu bezeichnen, wenn die Beschäftigten durch die ihnen übertragenen Aufgaben voll beansprucht und in ihrem Leistungsvermögen weder unter- noch überfordert werden. Eine systematische Personalbedarfsermittlung erfordert häufig komplexe Untersuchungen. Sie sind rechtzeitig und umfassend zu planen und in logisch geordnete Schritte zu gliedern. Das Verfahren und die Ergebnisse sind zu dokumentieren.

Vollerhebungen sind wegen des hohen Zeit- und Kostenaufwands zumeist unwirtschaftlich. Daher können Stichprobenverfahren genutzt werden. Aus den Stichprobenergebnissen und den hieraus abgeleiteten Bemessungsparametern kann der Personalbedarf für den zu untersuchenden Aufgabenbereich im Untersuchungszeitraum hinreichend sicher ermittelt werden. Bei personalwirtschaftlichen Stichprobenuntersuchungen ist die Repräsentativität der Erhebung sicherzustellen.

Das Organisationshandbuch als Praxisleitfaden empfiehlt unterschiedliche Verfahren zur konkreten Bedarfsermittlung, jeweils bezogen auf die zugrundeliegenden Aufgabenstellungen im Untersuchungsbereich. Das ausgewählte Verfahren und die Erhebungstechnik zur Ermittlung des Personalbedarfs müssen geeignet bzw. angemessen, hinreichend begründet und nachvollziehbar dokumentiert sein.

So ist zwischen quantifizierbaren, dispositiv-kreativen, Misch- und neuen Aufgaben zu unterscheiden. Quantifizierbare Aufgaben sind solche, die sich durch fallbezogene Bearbeitungszeiten ermitteln lassen. Kreativ-dispositive Aufgaben zielen auf individuell entwickelte oder spontan aufgeworfene Lösungskonzepte ab. Bei neuen Aufgaben, bei denen Erfahrungswerte fehlen, ist zunächst mit qualifizierten Prognosen ein wahrscheinlicher Bedarf zu ermitteln. Dieser ist nach einer ausreichenden Einführungs- und Erprobungsphase durch eine der vorgenannten Methoden zu validieren. Bei Mischaufgaben aus den vorgenannten Konstellationen ist ein Methodenmix für den jeweiligen Aufgabenteil vorzuziehen.

Bei der sog. Arbeitsplatzmethode wird unterstellt, dass die zu untersuchende Stelle unabhängig vom konkreten Arbeitsanfall erforderlich ist, z. B. aufgrund von Anwesenheitspflicht (Einlasskontrolle). In dieser Konstellation müssen Arbeitsmengen und Bearbeitungszeiten nicht erhoben und berechnet werden, sofern es sich ausschließlich um einen Arbeitsplatz handelt. Die Arbeitsplatzmethode ist nur in besonderen, umfassend zu begründenden Ausnahmefällen heranzuziehen.

Die Erforderlichkeit der Planstellen ist bei gegebenem Anlass, im Übrigen regelmäßig ...