Kassenführung, die richtige Erfassung von Einnahmen / 5 Getrenntes Erfassen der Bareinnahmen

Unabhängig von der Art der Kassenaufzeichnungen erfassen Unternehmer ihre Bareinnahmen und Barausgaben, indem sie diese Barbeträge auf das Konto "Kasse" 1000 (SKR 03) bzw. 1600 (SKR 04) buchen. Entscheidend ist, dass die Grundaufzeichnungen stimmen und beweiskräftig sind. Bei einer nicht ordnungsgemäßen Kassenführung gehen Betriebsprüfer der Finanzverwaltung regelmäßig davon aus, dass die Bareinnahmen nicht vollständig erfasst wurden. Das ist besonders kritisch bei Unternehmen, deren Betriebseinnahmen zu einem großen Teil aus Bareinnahmen bestehen.

Bei bargeldintensiven Betrieben gibt es neben Barzahlungen auch unbare Zahlungen, z. B. bei Zahlungen mit einer Girocard. Oft werden in der Praxis sämtliche Einnahmen ins Kassenbuch eingetragen, obwohl nur die Bareinnahmen ausgewiesen werden dürfen. Konsequenz ist, dass nicht nur bare Geschäftsvorfälle in der Tageslosung erfasst werden. Vielmehr wird der Gesamtbetrag einschließlich der bargeldlosen Geschäftsvorfälle (wie z. B. Giro-Kartenzahlungen) im Kassenbuch aufgezeichnet und die Girocard-Zahlungen quasi als "Ausgabe" wieder ausgetragen. Zu einem späteren Zeitpunkt wird sodann der Gesamtbetrag entsprechend im Kassenkonto gebucht und die Giro-Kartenumsätze über das Geldtransitkonto ausgebucht (durchlaufender Posten).

Nach einer Stellungnahme des BMF gegenüber dem Deutschen Steuerberaterverband sind bare und unbare Geschäftsvorfälle getrennt zu erfassen. Im Kassenbuch sind nur Bareinnahmen und Barausgaben zu erfassen.

• Die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch stellt nach Auffassung des BMF einen formellen Mangel dar.
• Sie widerspreche dem Grundsatz der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung.

Wie der formelle Mangel steuerrechtlich zu würdigen ist, hängt jedoch von den Umständen des Einzelfalls ab.

Wichtig

Getrennte Erfassung gilt auch bei der elektronischen Kasse

Um den formellen Anforderungen zu genügen, müssen die Debit-/Girokarten-Umsätze bspw. in einer Zusatzspalte oder in einem gesonderten Nebenbuch zum Kassenbuch erfasst werden.

Verwendet der Unternehmer eine elektronische Kasse, muss auch hier eine Trennung zwischen baren und unbaren Einnahmen vorgenommen werden. Folglich müssen elektronische Kassen bzw. PC-Kassen die Möglichkeit bieten, die Art der Zahlung einzugeben, sodass am Ende des Tages die Summen der baren und unbaren Einnahmen getrennt ausgeworfen werden können. Nur dann ist der Grundsatz der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung gewährleistet.