Kassenführung, die richtige Erfassung von Gutscheinen

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Geldzufluss
• Einlösung
• Erlösbuchung
• Umsatzsteuer

Hinweis

Im Rahmen der Umsetzung des Konjunkturpakets durch das Zweite Corona-Steuerhilfegesetz kommt es im Zeitraum vom 1.7.2020 bis 31.12.2020 zur Absenkung des Umsatzsteuersatzes auf 16 % bzw. 5 %. Im Rahmen der Buchführung wird der Unternehmer für diesen Zeitraum neue Konten anlegen müssen.

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontenbezeichnung	SKR 03	SKR 04	eigener Kontenplan	Bilanz/GuV-Position
Kasse	1000	1600		Kassenbestand, Bundesbankguthaben, Guthaben bei Kreditinstituten und Schecks
Verbindlichkeiten aus Gutscheinen	1604	3304		Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen oder sonstige Vermögensgegenstände
Verrechnungskonto Gutscheine	1723	3320

So kontieren Sie richtig!

Viele Unternehmen verkaufen an ihre Kunden Gutscheine, die beim Einkauf von Produkten als Zahlungsmittel eingesetzt werden können. Wenn Kunden keine Vorstellung davon haben, was sie anlässlich eines besonderen Anlasses an Verwandte und Bekannte verschenken sollen, nutzen sie häufig die Möglichkeit, einen Gutschein zu erwerben und zu verschenken. Seit dem 1.1.2019 muss zwischen Einzweck- und Mehrzweck-Gutscheinen unterschieden werden. Einzweck-Gutscheine sind bereits beim Verkauf als umsatzsteuerpflichtige Erlöse zu erfassen. Handelt es sich um Mehrzweck-Gutscheine, ist der Verkauf noch nicht als Erlös zu erfassen. Der Unternehmer bucht dann den Zahlungseingang in der Kasse auf das Konto "Verbindlichkeiten aus Gutscheinen" 1604 (SKR 03) bzw. 3304 (SKR 04).

Hinweis: Dieses Konto ist in den Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 nicht ausdrücklich vorgegeben und muss daher individuell eingerichtet werden.

Buchungssatz:

Kasse

an Verbindlichkeiten aus Gutscheinen

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Kunde kauft einen Mehrzweck-Gutschein

Ein Unternehmer hat ein Geschäft, in dem er Geschenkartikel verkauft. Ein Kunde erwirbt einen Gutschein über 50 EUR in bar. Der Inhaber dieses Gutscheins kann zu einem späteren Zeitpunkt beim Kauf von Artikeln seiner Wahl damit bezahlen. Es handelt sich somit um einen Mehrzweck-Gutschein. Der Betrag von 50 EUR erhöht den Kassenbestand, obwohl noch kein Umsatz getätigt wurde. Abhängig von der Art der Kassenführung ist wie folgt zu verfahren:

• Offene Ladenkasse: Ohne Registrierkasse müssen die eingenommenen Beträge gezählt werden. Voraussetzung dafür ist, dass das Geld in einer Kassette oder einem anderen Behälter aufbewahrt wird. Die Einnahmen werden dann rechnerisch mit einem sog. Tageskassenbericht ermittelt. Aus der verbleibenden Summe der Einnahmen sind die Zahlungen für Gutscheine herauszurechnen. Am Ende eines Tages wird der Bestand gezählt. Der Tagesendbestand ist gleichzeitig der Anfangsbestand des folgenden Tages. Die Tageseinnahmen sind z. B. wie folgt zu ermitteln:

  Kassenbestand am Ende des Tages	882,48 EUR
  - Kassenbestand am Anfang des Tages	176,12 EUR
  Zwischensumme	706,36 EUR
  - private Einzahlungen in die Kasse (z. B. Wechselgeld)	0,00 EUR
  + Einzahlungen aufs Bankkonto	400,00 EUR
  + private Entnahmen aus der Kasse	76,00 EUR
  + aus der Kasse bezahlte Betriebsausgaben	0,00 EUR
  = Bruttoeinnahmen des laufenden Tages	1.182,36 EUR
  - Zahlungen für ausgestellte Gutscheine (getrennt zu buchen)	50,00 EUR
  Bruttobetrag der Erlöse	1.132,36 EUR

  Für diese Form der summarischen Ermittlung der Einnahmen gibt es Formulare, die als Tageskassenberichte bezeichnet werden.

• Kassenbuch: Im Kassenbuch werden alle Positionen, also auch alle Einnahmen, einzeln ausgewiesen, sodass es möglich ist, die Zahlungen für ausgestellte Gutscheine getrennt zu erfassen und zu buchen.
• Elektronische Kasse: Die Journaldaten einer elektronischen Kasse müssen unveränderbar in einer elektronisch auswertbaren Form aufbewahrt werden. D. h., dass alle einzeln in die Kasse gebongten Einnahmen in elektronischer Form dauerhaft gespeichert werden. Das gilt auch für Gutscheine, deren Zahlung über die elektronische Kasse abgewickelt wird. Da eine Einzelaufzeichnungspflicht besteht, müssen auch Zahlungen, die noch nicht als Erlös erfasst werden dürfen, gesondert erfasst werden (mittels einer eigenen Taste). Die elektronische Registrierkasse muss folglich entsprechend programmiert sein bzw. programmiert werden.

Fazit: In allen Fällen müssen die Zahlungen für Mehrzweck-Gutscheine kenntlich gemacht werden und getrennt von den übrigen Einnahmen erfasst werden. Die Buchung lautet dann wie folgt:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
1000/1600	Kasse	50	1604/3304	Verbindlichkeiten aus Gutscheinen	50

Buchung bei der späteren Einlösung des Mehrzweck-Gutscheins:

Der Inhaber des Gutscheins bezahlt zu einem späteren Zeitpunkt beim Kauf von Artikeln seiner Wahl mit seinem Gutschein. Der Betrag von 50 EUR erhöht nicht den Kassenbestand, weil insoweit kein Bargeld eingesetzt wird. Ebenso wie beim Verkauf des Gutscheins ist die Inzahlungnahme des Gutscheins getrennt zu erfassen und zu verbuchen. Beim Kauf ist die Buchung auf dem Konto "Erhaltene Zahlungen für Gutscheine" wie folgt gegen Erlöse zu buchen:

Konto SKR 03/04 S...