Kassenführung: Diese Besonderheiten sind zu beachten / 6.1 Einnahmen-Überschussrechner müssen kein Kassenbuch führen

6.1.1 Geordnete Ablage der Belege erforderlich

Bei einer Einnahmen-Überschussrechnung können die Buchführungsunterlagen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen,^[1] wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Das bedeutet, dass bei einer Einnahmen-Überschussrechnung die Bareinnahmen und Barausgaben allein anhand der Rechnungen und Quittungen nachgewiesen werden können, z. B. indem

• die Belege chronologisch nach dem Tag des Geldeingangs abgelegt werden und
• in handschriftliche oder EDV-Listen, z. B. in Excel-Tabellen, eingetragen werden.

[1] § 146 Abs. 5 AO.

6.1.2 Bei Vermerken auf Ausgangsrechnungen reicht eine Liste

Wenn der Unternehmer auf seinen Ausgangsrechnungen vermerkt, ob der Betrag auf sein Konto überwiesen oder bar gezahlt wurde, reicht eine Liste aus, die alle Einnahmen enthält. Gesonderte Listen sind nicht erforderlich, wenn sich die entsprechenden Daten aus den Konten einer EDV-Buchführung ergeben.

6.1.3 Belegnachweis erforderlich

Unabhängig von der Art der Gewinnermittlung besteht also für den Unternehmer die Verpflichtung, Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch Belege nachzuweisen.^[1] Allerdings gibt es für die Bilanzierung und die Einnahmen-Überschussrechnung unterschiedliche Reglungen, wie die Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen sind. Wer seinen Gewinn mithilfe einer Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt, ist nicht verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Der Leitsatz im BFH-Beschluss vom 16.2.2006^[2] lautet: "Bei zulässiger Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG sind Steuerpflichtige nicht zum Führen eines Kassenbuchs verpflichtet."

Begründung des BFH: Bei einer Einnahmen-Überschussrechnung werden im Gegensatz zur Bilanzierung keine Bestandskonten ausgewiesen, also auch kein Kassenkonto. Das bedeutet, dass Betriebseinnahmen, die in bar vereinnahmt werden, sofort ins Privatvermögen übergehen, also vom Unternehmer privat entnommen werden. Im Gegensatz dazu muss bei einer Bilanzierung eine Barkasse geführt werden, die den Kassenbestand nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ausweist.

Dass Einnahmen-Überschussrechner kein Kassenbuch führen müssen, bedeutet jedoch nicht, dass sie darauf verzichten können, ihre Umsätze (also auch ihre Barumsätze) vollständig aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungspflicht gilt immer, also auch für Barumsätze. In diesem Zusammenhang spielt es keine Rolle, ob der Unternehmer seine Umsätze ausschließlich oder überwiegend in bar abwickelt, oder die Bareinnahmen geringfügig sind.

[1] BFH, Urteil v. 26.2.2004, XI R 25/02.

[2] BFH, Beschluss v. 16.2.2006, XB 57/05.