Kassenführung: So machen Sie es richtig / 3.2 Aufbewahrung von Notizzetteln

Ein in der Praxis umstrittenes Thema, welches meist bei Außenprüfungen auf den Tisch kommt, ist die Aufbewahrungspflicht von Notizzetteln über Kasseneinnahmen, wenn deren Ergebnisse noch am gleichen Tag in das Kassenbuch eingetragen werden.

Die Rechtsprechung äußert sich in dem folgenden Beispiel:

Praxis-Beispiel

Notizzettel sind nicht zwingend aufzubewahren

F betreibt eine Fleischerei im Erdgeschoss seines Hauses. Die Tageseinnahmen ermittelt er täglich nach Geschäftsschluss durch Auszählen und notiert sie auf einem Zettel. Anschließend begibt er sich in seine im ersten Obergeschoss gelegene Wohnung und überträgt die auf dem Notizzettel vermerkte Tageseinnahme in das in Form eines Kassenberichts geführte Kassenbuch. Die Notizzettel bewahrt er nicht auf.

Nach Auffassung des BFH haben die Notizzettel lediglich Transportfunktion. Da ihr Inhalt unmittelbar nach Auszählung der Ladenkasse in das in Form aneinander gereihter Tageskassenberichte geführte Kassenbuch übertragen wurde, müssen sie nicht aufbewahrt werden. Die baren Betriebseinnahmen brauchten hier nicht einzeln aufgezeichnet zu werden, da Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl zumeist unbekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft wurden^[1].

Wären allerdings Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons und sonstige Belege angefallen, hätten diese aufbewahrt werden müssen.^[2]

Aber Achtung! Es handelt sich hier um einen Sonderfall, in dem die Ursprungsaufzeichnungen nur eine vorübergehende Transportfunktion, nicht aber eine Belegfunktion hatten. Die Kassenführung hatte außerdem keine Mängel, die Anlass für die Vermutung gegeben hätten, dass Tageseinnahmen nicht erfasst worden sind.

Wichtig

Notizzettel und Co. sicherheitshalber aufbewahren

Hieraus kann man nicht allgemein folgern, dass auf die Aufbewahrung von "unreinen Aufzeichnungen" in Kladden, auf Schmier- und Notizzetteln verzichtet werden kann. Werden Kassenmängel bei einer Außenprüfung aufgedeckt, ist es in jedem Fall hilfreich, wenn Sie mittels solcher Notizen aufzeigen können, wie die Tageseinnahmen ermittelt wurden.

Wenn Sie Notizzettel und dergleichen anfertigen, sollten Sie diese sicherheitshalber aufheben, und zwar so, dass Sie diese bei einer Außenprüfung vorlegen können.

[1]

S. gesonderter Abschnitt.

[2] BFH, Urteil v. 13.7.1971, VIII 1/65. Diese Auffassung wurde in einem weiteren Urteil (BFH, Urteil v. 7.7.1977, IV R 205/72) bestätigt.