Kennzahlen für das Personalmanagement / 3.2 Externes Reporting

Gegenüber dem internen Reporting steht im Rahmen der externen Berichterstattung die Informationsfunktion im Mittelpunkt. Zwar hofft man auch hier auf mittelbare Konsequenzen, z.B. Erhöhung des Images und höhere Bewerbungszahlen, direkte Maßnahmen leiten sich regelmäßig nicht ab. Die Fragen, die bezüglich der externen Informationsversorgung zu stellen sind, sind dieselben wie beim unternehmensinternem Reporting: Wozu, wann und was soll an wen (von wem) und wie berichtet werden?

Regelmäßige Informationen zum Personal und Personalmanagement eines Unternehmens finden sich in Abhängigkeit von Rechtsform und Informationspolitik als Teil von Geschäfts- oder Nachhaltigkeitsbericht oder in separaten Personalberichten. Werden letztere hinsichtlich Kosten und Nutzen gegliedert, werden sie auch Personalbilanzen genannt. Moderner kommen Sie als People oder HR Factbooks daher. Umfassende separate kennzahlenbasierte Berichte des Personalmanagements sind – ausgenommen (ehemalige) Institutionen der öffentlichen Hand – wenig verbreitet und mit der Nutzung des Internets ist die Verbreitung weiter abnehmend. Im Mittelpunkt der externen Personalberichterstattung stehen heute die Karriereseiten der Unternehmen. Diese fokussieren auf potenzielle Mitarbeiter als Empfänger. Sie dienen dem Aufbau einer Arbeitgebermarke (Employer Branding) und der direkten Rekrutierung von Mitarbeitern. Darüber hinaus gibt es eine Reihe weiterer Interessenten, die sich dieser Informationsquelle bedienen. Neben Investoren und Gläubigern sind dies Kunden und Lieferanten sowie Unternehmen der (Arbeitsmarkt) Konkurrenz.

Freiwilliges Reporting

Die Darstellung von Personalthemen gehört hier, wie auch in separaten Personalberichten und überwiegend auch in Geschäftsberichten zu den freiwilligen Informationen und nicht zu einer Pflichtberichterstattung. Allenfalls für einen kleinen Kreis von Organisationen sind ausgewählte Berichterstattungen verpflichtend. Hier kann bspw. das Entgelttransparenzgesetz mit der Forderung nach einem Entgeltbericht genannt werden. Dies gilt für Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigte, die zur Aufstellung eines Lageberichts verpflichtet sind. Neben statistischen Angaben zu Geschlechterverhältnissen ist hier auch die Nennung von Maßnahmen zur Einhaltung und Förderung von Entgeltgleichheit zwischen Frauen und Männern vorgesehen.

Die meisten Informationen in Personalberichten, People Factbooks oder auf Karriereseiten, sind hinsichtlich der Inhalte und Darbietung jedoch weitgehend unternehmensindividuell. Punkte, die sich in fast jedem Geschäftsbericht finden, sind Angaben über die Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter und deren Veränderung in der Betrachtungsperiode, Informationen über das Ideenmanagement und Patentanmeldungen sowie Investitionen für Aus- und Weiterbildung im Unternehmen. Fallweise finden sich weitere Themen, z.B. die Vergütungspolitik, Sozialleistungen, Beteiligung der Mitarbeiter am Unternehmenskapital und Interpretationshilfen, z.B. Vergleich zur Branche oder der Zielerreichung. Die Vertreter des Unternehmens können mit Umfang, Inhalten und Art der Darstellung von Personalthemen das Bild des Unternehmens in der Öffentlichkeit nachhaltig beeinflussen.

Pflichtberichterstattung

Darüber hinaus gibt es extern verpflichtende Informationsversorgungsaufgaben sowie Ausnahmen- und Sonderberichte des Personalmanagements. Empfänger sind hier vor allem die Agenturen für Arbeit, Träger der Sozialversicherungen, statistische Ämter sowie Sozialpartner. Bspw. die Meldung von offenen Stellen oder die Anzeige von Massenentlassungen an die Agenturen für Arbeit, gem. §§ 17, 18 Kündigungsschutzgesetz (KSchG). Umfang, Inhalte und Form der Information sind hier regelmäßig vom Empfänger und dem Zweck der Meldung bestimmt.