Kennzahlen für das Personalmanagement

Zusammenfassung

Aufgrund der Bedeutung der Ressource Personal für den Unternehmenserfolg ist eine professionelle Steuerung unverzichtbar. Dazu ist der Einsatz von Kennzahlen, unabhängig von der Unternehmensgröße, notwendig.

Personalkennzahlen dienen vielfach als Indikatoren für vorhandene Problemsituationen. Sie entbinden das Management jedoch nicht von der inhaltlichen Auseinandersetzung mit deren Ursachen. Diese sind – und das ist die Besonderheit der Ressource Personal – nicht immer im Bereich der "hard facts" zu suchen.

Der Beitrag zeigt den Weg vom operativen Personalbestand über Kennzahlengruppen hin zu themenorientierten Dashboards.

1 Personalkennzahlen entwickeln, darstellen und verstehen

Komplexität von Daten verringern

Um sachgerechte und nachvollziehbare Entscheidungen fällen zu können, werden komplexe Sachverhalte regelmäßig verdichtet, zusammengefasst und visuell aufbereitet. Damit erhält der Informationsempfänger die Chance, innerhalb der ihm zur Verfügung stehenden Zeit die wesentlichen Entscheidungsgrundlagen zu erfassen und diese mit seinem durch Fachkenntnis und Erfahrungen geprägten Sachverstand zu kombinieren.

Nachdem kaum eine unternehmerische Entscheidung von Personalthemen unberührt ist, kommt Informationen aus dem HR-Management eine besondere Bedeutung zu. Das Personal-Controlling hat die Aufgabe, entscheidungsrelevante Informationen aus den Personalsystemen zu extrahieren und so aufzubereiten, dass sie Entscheidungsträger bei der Erfüllung ihrer strategischen Aufgaben unterstützen.

1.1 Aus Daten werden Kennzahlen

Verdichtet man Informationen immer weiter und stellt sie zu anderen Informationen in Beziehung, entstehen Kennzahlen. Personalkennzahlen werden beispielsweise gebildet, indem Teilgruppen der Belegschaft miteinander verglichen werden, die Entwicklung verschiedener Mitarbeitergruppen im Zeitverlauf dargestellt wird oder auch durch interne oder externe Benchmarks gleichartige Personengruppen einander gegenübergestellt werden.

Mehrstufiges Verfahren

Um von den für operative Personalaufgaben verwendeten Datenbeständen zu Kennzahlen zu gelangen, ist ein mehrstufiges Verfahren erforderlich. Es unterscheidet sich je nach Art und Umfang der eingesetzten Systeme stark, folgt aber im Prinzip einem immer gleichen Schema.

Aus dem Personaldatensystem sind die Daten auszuwerten, die die Grundlagen für die zu ermittelnden Personalkennzahlen bilden. In der Praxis erfolgt die Datenauswertung nicht für eine Kennzahl allein, sondern es wird ein Datenbestand selektiert, aus dem alle zu erstellenden Berichte und Kennzahlen generiert werden können.

Das auswertende System importiert die Dateien oder stellt Verknüpfungen mit deren Inhalt her. In diesem System erfolgen nach dem Datenimport die Verknüpfung der einzelnen verwendeten Dateien miteinander und die Aufbereitung der Daten. Es werden Berechnungen durchgeführt und die Ergebnisse in Tabellen und Diagrammen ausgegeben.

Die Ergebnistabellen bilden die Grundlage für die Darstellung der Kennzahl in einem Bericht, dessen Layout und Inhalt einmalig zu definieren sind. Dieser Bericht wird jeweils mit aktuellen Daten gefüllt, sodass die einmal vorgenommene Kennzahlendefinition immer wieder als Basis für die aktuelle Berichterstattung dient.

Die Kennzahlen werden, wie in den nachfolgenden Abschnitten zu sehen ist, in Kennzahlengruppen zusammengefasst. Aus allen Kennzahlengruppen werden einzelne Kennzahlen für die Darstellung in themenorientierten Dashboards als Managementinformation ausgewählt.

Abb. 1: Datenquellen für Kennzahlen im HR-Controlling

Gemeinsame Datenbasis für alle Kennzahlen

Aus dieser schematischen Darstellung in Abb. 1 wird deutlich, dass bereits lange vor Ermittlung der ersten Kennzahl die Grundlagen für deren Qualität gelegt werden. Alle Kennzahlen basieren letztlich auf der gleichen Datenbasis; nur so sind Vergleichbarkeit und Konsistenz gewährleistet. Wer für jede Kennzahl eine eigene Auswertung aus den operativen Datenbeständen vornimmt, wird schnell feststellen, dass die Ergebnisse nicht zusammenpassen und damit angreifbar und schwer vermittelbar sind.

Vergleichswerte zur Bewertung erforderlich

Die Bewertung einer Kennzahl ist nur möglich, wenn für den in einer Kennzahl ausgedrückten Sachverhalt auch ein Vergleichswert vorhanden ist. Dieser kann ein Soll- oder Planwert aus zentraler Vorgabe bzw. ein Wert aus Marktvergleichen oder der Vergangenheit (Vorjahr) sein. Ohne Vergleichswert ist es nicht möglich, zu beurteilen, ob der in der Kennzahl ausgedrückte Wert positiv, neutral oder negativ zu bewerten ist. Gleichzeitig kann dieser Vergleich davor schützen, im Überfluss der Informationen den Überblick zu verlieren. Filtert man die zu erstellenden Berichte so, dass nur Kennzahlen aufgezeigt werden, bei denen Plan- und Istwert nicht übereinstimmen, fokussiert man die Aufmerksamkeit des Berichtempfängers auf die steuerungsrelevanten Abweichungen.

Praxis-Tipp

Häufige Verwendung "weicher" Faktoren

Im Unterschied zu anderen Unternehmensbereichen muss das Personalmanagement zur Ermittlung seiner Kennzahlen vielfach auf sog. "weiche" Faktoren zurückgreifen. Hierz...