Kennzahlen richtig nutzen: Mit dem ZAK-Prinzip das TUN unterstützen

Zusammenfassung

• Kennzahlen sind ein wichtiges Instrument des Controllings – der Führungsaufgabe der Zielfindung, Planung und Steuerung von Organisationen.
• Ziele kann man nur durch TUN, durch zielgerichtete Aktivitäten oder Aktionen erreichen. Dabei hilft das ZAK-Prinzip geeignete Kennzahlen zur Zielerreichung festzulegen: Die Verbindung von Ziel, Aktion und Kennzahl.
• Kennzahlen dienen verschiedenen Zwecken: dem Vergleichen, dem Entscheiden und dem TUN. Es gilt also immer, die Menschen hinter den Zahlen zu sehen und ihren Intentionen gerecht zu werden.
• Zielfindung, Planung und Steuerung sind untrennbar mit Verantwortung verbunden. Deshalb sind Kennzahlen ohne konkrete Verantwortung für ihre Entstehung wie für ihre Handhabung eine sinnlose Verschwendung von Zeit und Geld.
• In dem Beitrag beschreiben die Autoren, wie die Zielbildung und die Berücksichtigung der Menschen die Anforderungen an die Kennzahlengestaltung beeinflussen. Anhand von zahlreichen Beispielen stellen sie den Prozess der Kennzahlenauswahl dar und geben Empfehlungen zur Integration in Berichte, die gelesen und akzeptiert werden.

1 Die Menschen hinter den (Kenn-)Zahlen sehen

1.1 Einführung

Zielfindung, Planung und Steuerung

Controlling ist der "auf die Sicherstellung nachhaltiger Wirtschaftlichkeit ausgerichtete Management-Prozess der betriebswirtschaftlichen Zielfindung, Planung und Steuerung eines Unternehmens".^[1]

Ziele finden und sie gemeinsam umsetzen, bilden Ausgangspunkt und Kernstück jeden Controllings. Dabei spielen Kennzahlen eine wichtige Rolle, sofern sie uns erkennen lassen, was wir ganz konkret erreichen wollen und wie weit wir dabei gekommen sind. Es ist daher wesentlich, die Menschen hinter den Zahlen zu sehen – ihre Intentionen, ihre Wünsche und ihre Ziele.

Ziele unterscheiden sich von Intentionen und Wünschen. Man muss sie sich "antun" wollen. Das gilt im beruflichen wie im privaten Leben. Wenn ich bspw. zu der Meinung gelange, dass mir etwas weniger Gewicht gut tun würde, weil "die Hose klemmt", kann daraus die Absicht entstehen, mal wieder ein bisschen abzunehmen. Und mein Wunsch möge darauf hinauslaufen, dass mir die Hose wieder passt. Aber ein Ziel wird daraus erst, wenn ich bereit bin, etwas mehr Sport zu treiben. Durch eine Kennzahl wird das Ziel schließlich konkret: 30 Min. Sport am Tag (Frühindikator) oder 10 Kilo weniger (Spätindikator). Nun muss ich es "nur" noch tun – also mir mehr Sport tatsächlich antun. Anderenfalls fällt mein Ziel zurück in einen frommen Wunsch und eine abstrakte Intention.

Deshalb sind Zielvorgaben oder die Zielsetzung "von oben" oftmals so wenig wirksam. Die Menschen machen sich diese Ziele nicht zu Eigen. Dagegen wird häufig eingewandt, dass man eben mit genügend Nachdruck gesetzte Ziele durchsetzen müsse. Aber dabei wird vergessen, dass dann ein Zielwandel einsetzt: Es geht den "Gedrückten" in solchen Fällen vor allem darum, dem Druck auszuweichen. Das eigentliche Ziel wird nebensächlich. Ohne permanente Aufrechterhaltung eines ausreichenden Drucks, verliert das ursprüngliche Ziel seine Wirkung. Und es finden sich Gründe, warum es nicht geht. Wie sagt der Volksmund so treffend: "Wo ein Wille ist, ist ein Weg. Wo kein Wille ist, gibt es Gründe"!

Gemeinsame Willensbildung

Dagegen verweist das Wort "Zielfindung" auf einen Prozess der gemeinsamen Willensbildung (s. Abb. 1).

Abb. 1: Gemeinsame Zielen finden und messen

Es geht um gemeinsame Ziele, für die es sich lohnt, sein eigenes Verhalten zu verändern, um sie zu erreichen. Dafür brauchen die meisten Menschen ein "Warum". Warum soll es für mich sinnvoll sein, "dass die Hose wieder passt"? Ist dieses Ziel mir so wertvoll, dass ich dafür bereit bin, mein Verhalten zu ändern? Das "Warum" spricht unsere Werte an. Unsere inneren Bilder von dem, was wir bewahren wollen. "Aus Tradition verändern!", hat ein Unternehmer mal gesagt. Von der "Macht der inneren Bilder" spricht Gerald Hüther.^[2] Das ist gemeint, wenn Visionen Sinn stiften sollen. Zielvorgaben oder darauf aufbauende Ziel-"Vereinbarungen", die "durchgedrückt" werden müssen, vermitteln keinen Sinn!

Die meisten Ziele können wir nicht alleine realisieren. Wir benötigen dafür andere Menschen mit im Boot. Dann darf ein Ziel nicht nur für uns Sinn ergeben. Es muss sich auch ein Sinn für andere ergeben.

Das Warum sollten wir kennen, möglichst bevor wir uns auf Kennzahlen einlassen. Sonst arbeiten wir nicht nur mit sinnlosen Zielen, sondern auch mit sinnlosen Kennzahlen und vergeuden dafür Zeit und Geld. Der Job des Controllers besteht gerade darin, Verschwendung aufzudecken und diese zu vermeiden.

Im Kampf gegen wenig zielführende Kennzahlen stellen Praktiker mitunter das betriebswirtschaftliche Messen grundsätzlich infrage: Lieber keine Kennzahlen als "sinnlose" Kennzahlen. Dieser Ansatz ist jedoch zu kurz gesprungen. Wenn das Warum der Ziele klar ist und wir konkret wissen, was wir dafür tun wollen, können auch Kennzahlen gefunden werden, die bei der Zielumsetzung gute Dienste leisten. Manchmal helfen uns Kennzahlen auch dabei, konkret zu werden, weil wir nur konkrete Dinge messen könn...