Kfz-Überlassung an Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH, Nutzungsvereinbarung

Kurzbeschreibung

Die folgende Kfz-Nutzungsvereinbarung ist für eine GmbH mit ihrem Gesellschafter-Geschäftsführer geeignet, der mehrheitlich an der GmbH beteiligt ist und nicht sozialversicherungspflichtig ist.

1. Vorbemerkung

Die Überlassung eines Dienstwagens mit privater Nutzungsmöglichkeit seitens der GmbH an ihren Gesellschafter-Geschäftsführer setzt den Abschluss einer ausdrücklichen und ausführlichen Nutzungsvereinbarung voraus, um steuerliche Nachteile für die GmbH bzw. den Geschäftsführer zu vermeiden.

2. Wichtige Hinweise

Laut Rechtsprechung ist der GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer bei Mehrheitsanteilen kein Arbeitnehmer i. S. der Arbeitnehmerschutzvorschriften, sodass Entscheidungen der Arbeitsgerichte zugunsten von Arbeitnehmern zur Frage des Widerrufs der privaten Nutzung für ihn wohl nicht gelten. Allerdings weisen einige Entscheidungen darauf hin, dass sich auch GmbH-Geschäftsführer auf die arbeitsrechtlichen Vorschriften zu ihren Gunsten berufen können,^[1] zumindest wenn diese ausdrücklich vereinbart sind. Im Übrigen lässt das Bundesarbeitsgericht es grundsätzlich zu, dass die private Nutzung eines Fahrzeugs widerrufen werden darf.^[2] Eine Vertragsklausel, die den Arbeitgeber u.a. berechtigt, die Dienstwagengestellung "aufgrund der wirtschaftlichen Entwicklung des Unternehmens" zu widerrufen, ist ohne nähere Konkretisierung des aus dieser Richtung kommenden Widerrufsgrundes zu weit gefasst. Nicht jeder Grund, der wirtschaftliche Aspekte betrifft, ist ein anzuerkennender Sachgrund für den Entzug der Dienstwagennutzung und der damit verbundenen privaten Nutzungsmöglichkeit.^[3]

Ferner sind Rechtsstreitigkeiten zwischen dem GmbH-Geschäftsführer und der GmbH zum Thema "Dienstwagen mit privater Nutzung" nicht vor den Arbeits-, sondern vor den ordentlichen Gerichten zu führen. Es empfiehlt sich, auch beim GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer Pflichten festzulegen, bei deren Verstoß er das Fahrzeug zurückgeben muss.

Der Geschäftsführer darf nicht vor Ablauf des für seinen Dienstwagen abgeschlossenen Leasingvertrages ein neues Fahrzeug zu ähnlichen Konditionen anschaffen und die Gesellschaft mit den Kosten der vorzeitigen Vertragsbeendigung belasten.^[4] Vereinbaren die Arbeitsvertragsparteien die Privatnutzung eines Dienstwagens, ohne einen Widerrufsvorbehalt oder eine andere Rücknahmemöglichkeit zu regeln, um den Vertrag an die Teilzeitsituation anzupassen, so gilt die Dienstwagenvereinbarung auch in der Freistellungsphase der Altersteilzeit.^[5]

Aufgrund der Komplexität der Regelungen zu den steuerlichen Folgen bzw. der zahlreichen Rechtsprechung des BFH zur verdeckten Gewinnausschüttung, sollte der GmbH-Geschäftsführer unbedingt mit dem Steuerberater Rücksprache halten.^[6] Das Fahrzeug, dass die GmbH kauft und dem GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer zur privaten Nutzung überlässt, sollte auch im angemessenen Verhältnis zum Umsatz/Gewinn der GmbH stehen bzw. als Lohnbestandteil des Geschäftsführers angemessen sein, da anderenfalls auch allein deswegen eine verdeckte Gewinnausschüttung drohen kann.^[7] Vorsicht ist geboten, wenn besondere Fahrzeuge wie Oldtimer überlassen werden.^[8] Wenn sich der GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer einen Luxuswagen als Dienstauto "gönnt", ist das Finanzamt kritisch. Dann kann der Betriebsausgabenabzug bei der GmbH für den Sportwagen als unangemessener Repräsentationsaufwand nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 4 EStG nicht berücksichtigt werden, und auch der Vorsteuerabzug aus dem Kaufpreis und aus den laufenden Pkw-Kosten nach § 15 Abs. 1a Satz 1 UStG aberkannt werden.^[9]

[1] BAG, Beschluss v. 3.12.2014,10, AZB 98/14: Hat der Geschäftsführer einer GmbH sein Amt wirksam niedergelegt, endet die Fiktion des § 5 Abs. 1 Satz 3 ArbGG; BAG, Beschluss v. 22.10.2014, 10 AZB 46/14: Ist der Geschäftsführer einer GmbH durch die Gesellschafter abberufen worden und ist ihm dies bekanntgegeben worden, endet die Fiktion des § 5 Abs. 1 Satz 3 ArbGG.

[2] Z. B. LAG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 18.2.2019, 3 Sa 196/18; BAG, Urteil v. 21.3.2012, 5 AZR 651/10: Eine Allgemeine Geschäftsbedingung, nach der ein Arbeitnehmer einen auch privat nutzbaren Dienstwagen im Falle der Freistellung an den Arbeitgeber zurückgeben muss, ist wirksam. Die Interessenabwägung im Einzelfall kann dazu führen, dass der Arbeitgeber einen Dienstwagen nur unter Einräumung einer Auslauffrist zurückfordern darf. In die gebotene Interessenabwägung sind das Interesse des Arbeitgebers an einer unverzüglichen Rückgabe und das Interesse des Arbeitnehmers an einer weiteren privaten Nutzung einzustellen. LAG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 12.3.2015, 5 Sa 565/14: Vereinbaren die Arbeitsvertragsparteien die Privatnutzung eines Dienstwagens, ohne einen Widerrufsvorbehalt oder eine andere Rücknahmemöglichkeit zu regeln, um den Vertrag an die Teilzeitsituation anzupassen, so gilt die Dienstwagenvereinbarung auch in der Freistellungsphase der Altersteilzeit; siehe auch LAG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 19.8.2015, 4 Sa 709/14.

[3] LAG Niedersachsen, Urteil v. 28.3.2018, 13 Sa 305/17.

[4] OLG Naumburg, Urteil ...