Kommunikationskosten / 1.3 Zuordnung der Kosten

Meist ist es ohne großen Aufwand möglich, Grundgebühren, Verbindungsentgelte, Leitungskosten, Reise- und Bewirtungskosten oder Kosten für Endgeräte (ggf. als GWG oder anteilig mittels AfA) direkt Kostenstellen oder Projekten, ggf. auch einzelnen Kalkulationsobjekten, zuzuordnen. TK-Anlagen bspw. sind in der Lage, anfallende Entgelte den Verursachern zuzuordnen. Auch beim Mobilfunk ist eine solche Erfassung einfach umzusetzen. Die Endgeräte (Smartphones, Zubehörteile) werden für Personen beschafft, die auf einer Kostenstelle oder in einem Projekt arbeiten. Gerätekosten und Verbindungsentgelte können über die Telefonrechnung direkt zugeordnet werden.

Bei der Zuordnung der Kosten von – soweit vorhanden – Telefonzentrale und Poststelle, etwa für Personal, Porti oder Material, muss meist auf Schlüssel zurückgegriffen werden (i. S. einer innerbetrieblichen Leistungsverrechnung, z. B. als Hilfskostenstelle im Rahmen der Zuschlagskalkulation), da hier eine automatische Erfassung und die direkte Zuordnung nur mit hohem Aufwand umzusetzen ist. Ein in der Praxis häufig zu findender Schlüssel ist die Anzahl der auf einer Kostenstelle oder in einem Projekt beschäftigten Personen (vgl. Tab 1).

Praxis-Tipp

Kostenzuordnung automatisieren

Versuchen Sie, möglichst alle Kommunikationskostenarten automatisch zu erfassen und Kostenstellen, Projekten oder Kostenträgern direkt zuzuordnen. Sie reduzieren den Arbeitsaufwand und die Fehlermöglichkeit. Insbesondere, wenn es um die Verteilung der Kosten mit Schlüssel geht, sind Ungenauigkeiten und Fehler vorprogrammiert. Im Extremfall, wenn der Kommunikationskostenanteil groß genug ist, und größere Abweichungen auftreten, kann es zu folgenschweren Fehlentscheidungen kommen.

Unternehmen mit hohen Kommunikationskosten sollten prüfen, ob man diese auf einer separaten (Hilfs-)Kostenstelle sammeln kann, und die Kosten dann mittels Bezugsgrößen oder Umlageschlüsseln auf andere Kostenstellen verteilt. Diese Vorgehensweise hat u. a. den Vorteil, dass man im Betrieb stets einen Überblick über die absolute Höhe der Kommunikationskosten hat, und dass man nicht erst Auswertungen vornehmen muss, um die auf Kostenstellen verteilten Kommunikationskosten zu sammeln und dann auszuwerten. Nachteilig ist i. d. R., dass durch die Schlüsselung bei der Verteilung der Kosten von der Kommunikationskostenstelle u. U. zusätzliche Ungenauigkeiten entstehen können.

Tab. 1 zeigt exemplarisch Möglichkeiten, die Kommunikationskosten auf Kostenstellen oder Projekte zu verteilen. In den meisten Fällen lässt sich anhand des Auftrags, der Bestellung oder der Abrechnung unmittelbar ableiten, wo und warum diese Kosten angefallen sind. Wo dies nicht oder nur mit überproportionalem Aufwand möglich ist, bietet sich als Alternative nur die Schlüsselung an. Da Kommunikationskosten vor allem von Personen verursacht werden, sollten diese möglichst auch den Verteilschlüssel darstellen, also z. B. die Anzahl der Personen je Kostenstelle oder Projekt. Bei der Verrechnung der Raumkosten ist alternativ auch eine Schlüsselung nach Inanspruchnahme möglich, z. B. Raumbuchung je Abteilung. Auch eine Verrechnung nach Datenvolumen ist bei verschiedenen Kostenarten möglich.

Kostenart	Direkt	Schlüssel	Bemerkungen (Basis der Kostenzurechnung)
Endgeräte Festnetz	X		Auftrag/Rechnung
Grundgebühren/Verbindungsentgelte Festnetz	X		Rechnung/TK-Anlage
Endgeräte Mobilfunk	X		Auftrag/Rechnung
Grundgebühren/Verbindungsentgelte Mobilfunk	X		Rechnung
Miete/Leasing	X		Auftrag/Rechnung
Beratung/Konzept/Systemintegration*	X		Auftrag/Rechnung
Messen, Kongresse, Ausstellungen	X		Buchung/Rechnung
Videokonferenzen	X		Buchung/Auftrag
Internet/Intranet/Providerkosten	X		Rechnung/Server
Besprechungsräume	X		Buchung/Auftrag
Frachtkosten/Logistik*	X		Buchung/Auftrag
Kapitalkosten für Hard- und Software	X		Rechnung
Reise- und Bewirtungskosten*	X		Buchung/Rechnung
Telefonzentrale		X	Anz. Personen
Porto/Verpackung/Material		X	Anz. Personen/Auftragsvolumen
Raumkosten*		X	Verteilung nach Nutzung/Abteilungen
Flatrates		X	Anz. Personen/Abteilungen
* soweit den Kommunikationskosten zugerechnet

Tab. 1: Mögliche Kostenverteilung ausgesuchter Kommunikationskosten

Nachdem die Kommunikationskosten auf Kostenstellen und Projekte verteilt worden sind, müssen sie den Kostenträgern des Betriebes zugeordnet werden. Hierzu muss sich jedes Unternehmen eines Kalkulationsverfahrens bedienen, das auf seine Bedürfnisse abgestimmt ist. Es muss weiterhin entscheiden, ob es die Kosten direkt als Einzelkosten oder über eine Verrechnung als Gemeinkosten auf die Kostenträger verteilt.

Auch hier gilt: Über das anzuwendende Verfahren sollte die Höhe der Kommunikationskosten und die Bedeutung des jeweiligen Kostenträgers bzw. Kalkulationsobjekts entscheiden. Für ein Call-Center mit einem sehr hohen Anteil Telefonkosten etwa lohnt sich die Arbeit der direkten Zuordnung der Kommunikationskosten zu einem bestimmten Produkt, etwa Hotline-Service, Umfragen oder Bestellannahme. Bei einem produ...