Kompetenzmanagement für Steuerkanzleien: Zukunftsstrateg ... / 7 Wie können Sie die strukturellen Rahmenbedingungen gestalten?

Eine wichtige Rahmenbedingung für Ihr Kompetenzmanagement ist das Qualitätsmanagement (QM) Ihrer Kanzlei. Fast alle erfolgreichen und modernen Steuerkanzleien haben mittlerweile auf die eine oder andere Art ein QM mit der Logik eines Prozessmanagementsystems entwickelt und eingeführt; Eine Zertifizierung ist dafür keine Voraussetzung, aber für die Konsequenz der Umsetzung sicherlich eine hilfreiche Kontrollinstanz. Eine konsequent prozessorientierte Arbeitsweise sorgt dafür, dass Mitarbeiter ihre Kompetenzen weiterentwickeln müssen – vorausgesetzt sie werden dahin geführt und nicht allein gelassen – und sich gegenseitig dabei unterstützen, im System zu arbeiten. In der Praxis aufgrund mangelnder Zeit und fehlender Aufmerksamkeit oft vernachlässigt ist die Einarbeitung neuer Mitarbeiter – diese Nachlässigkeit sollte man sich jedoch nicht leisten. Es ist besonders wichtig, mit klaren Einarbeitungsprozessen (Onboarding) dafür zu sorgen, dass neue Mitarbeiter mitgenommen werden – auch Auszubildende und Praktikanten.

Für neue Tools und Prozesse sollte es für das gesamte Team sichtbare Einführungsprojekte geben. Die Anwendung kann gezielt bei der Bearbeitung neuartiger Mandantenprojekte erfolgen. Eine strukturierte und dokumentierte Arbeit und Kommunikation sollte hier unterstützen:

• Wie läuft es generell in der Kanzlei?
• Wo kann man etwas nachschauen?

Gibt es ein Social-Intranet, in dem Mitarbeiter nachschauen und Fragen, Tipps und Tricks austauschen sowie Probleme zeitnah und aktuell besprechen können? In der heutigen schnellen digitalen Entwicklung ist der Normalfall, dass die Software mal nicht funktioniert. Daher ist es essenziell, in der Kanzlei einen Raum zu haben, Probleme möglichst schnell zu klären und sich davon nicht frustrieren zu lassen. Das Ausprobieren neuer Tools und Prozesse sollten Sie tatsächlich als Ausprobierphase markieren, sodass Sie sich dafür Zeit nehmen können. Kommunizieren Sie gegenüber Ihrer Mandantschaft, welche Potenziale ein neues Tool oder eine neue Arbeitsmethode birgt, und dass Sie noch nicht genau wissen, wie das genau aussehen wird – mit der Frage, ob sie das ausprobieren wollen.

Weiterhin können Sie in Ihrer Kanzlei Rahmenbedingungen mit individuellen Gestaltungsmöglichkeiten wie Homeoffice, Sabbatical und flexible Arbeitszeiten bieten. Mit gemeinschaftsstärkenden Elementen wie Pausenräumen, gemeinsamem Frühstück oder Mittagessen schaffen Sie zudem Kommunikationsräume im Arbeitsalltag, die Sie gestalten können, wenn Sie daran teilnehmen, und die dazu führen können, dass Kompetenzen weiterentwickelt werden.

Tabelle 2: Praktische Beispiele für Kompetenzmanagement auf persönlicher, sozialer und struktureller Ebene