Konzernkonsolidierung: Organisation, Aufgaben und System ... / 3 Datenbereitstellung für die Konsolidierung

3.1 Dateneingabe und Meldedatenqualität

Hoher Erfassungsaufwand

Während idealtypisch eine integrierte Datenübergabe in das EPM-System anzustreben ist, ist dies in der Praxis nicht immer umsetzbar. Ein Grund dafür ist u. a., dass Daten aus den Vorsystemen (i. d. R. ERP-Systeme) technisch häufig nicht in der erforderlichen Form und Qualität bereitstehen. In der Praxis finden sich daher neben integrierten Lösungen auch Datenmeldungen via File Uploads sowie manuelle Erfassungen in entsprechenden Erfassungslayouts. In den meisten Fällen sind in den Konzernen Mischformen in unterschiedlichen Ausprägungen im Einsatz.

Die integrierte Datenmeldung erfolgt meistens aus standardisierten ERP-Systemen. Aber auch hier sind zum Teil noch Details wie Aufrisse für z. B. Rückstellungen oder Eigenkapital manuell nachzuliefern. Eine besondere Herausforderung an die Meldedaten entsteht zudem bei einer Matrixkonsolidierung, da hier die Meldedaten abgestimmt auf unterschiedlichen Ebenen bereitgestellt werden müssen, wie bspw. über Segmente und Profit Center.

Sofern im selben System auch andere Datenkategorien wie z. B. Plan- und Vorschaudaten geliefert werden, ist grundsätzlich eine manuelle Datenerfassung erforderlich, deren funktionale Anforderungen häufig über denen für eine manuelle Erfassung von Istdaten liegen.

Meldedatenqualität entscheidender Faktor

Eine weitere Herausforderung in Bezug auf den Meldeprozess ist die Sicherstellung der erforderlichen Datenqualität durch die Meldeeinheiten. Erfahrungsgemäß entstehen wesentliche Probleme im Abschlussprozess des Konzerns bereits zum Zeitpunkt der Einzelabschlusserstellung bzw. der Aufbereitung der Meldedaten für den Konzern. Wird eine unzureichende Datenqualität aus den Vorsystemen gemeldet, entstehen nicht nachvollziehbare Differenzen, die die IC-Abstimmung erschweren und den Abschlussprozess verlangsamen. Um diese Probleme zu vermeiden, gibt es i. d. R. entsprechende konzernweite Richtlinien (Melderichtlinie, Kontierungshandbuch etc.), die von den Meldeeinheiten anzuwenden sind.

Im Rahmen der Datenmeldung werden technische und betriebswirtschaftliche Prüfungen (Validierungen) der Meldedaten in den typischen Standardsoftwaresystemen für die Konsolidierung i. d. R. automatisiert durchgeführt, um die Konsistenz und Qualität der Daten bereits zum Eingabezeitpunkt zu verifizieren. Dabei sollten Validierungen kein starres Regelwerk sein, sondern aktiv genutzt werden, um die Qualität der Meldedaten über den Zeitablauf zu verbessern. Es sollte dabei jedoch auch regelmäßig geprüft werden, welche Regeln ggf. nicht mehr benötigt werden, um die Performance im Meldeprozess nicht unnötig zu belasten.

Ist angebotener Standard wirklich nutzbar?

Ebenso wichtig ist die Auswahl des richtigen Systems. Die meisten Konsolidierungssysteme bieten Standardfunktionen für das Einrichten von Validierungen an. Die Frage ist aber regelmäßig bei der Einführung von Konzernsteuerungslösungen, an welcher Stelle in der Gesamtarchitektur die Datenmeldung realisiert werden soll. Nach unseren Erfahrungen ist es nicht selten, dass sich andere Module als das Konsolidierungsmodul im Rahmen einer Konzernsteuerungslösung für die Abbildung insbesondere von manuellen Datenerfassungsprozessen anbieten. Dies könnte zur Folge haben, dass die Validierungen an dieser Stelle aufwendig individuell realisiert werden müssen.

3.2 Intercompany-Abstimmung

Nicht selten ein Bündel von Maßnahmen

Die Standardsysteme für die Konsolidierung haben i. d. R. Funktionen, die die IC-Abstimmung unterstützen. Diese sind typischerweise in den Prozess der Datenbereitstellung integriert und unterstützen im Standard eine Abstimmung auf Saldenebene, sofern die von den Meldeeinheiten bereitgestellten Meldedaten einen entsprechenden Aufriss nach Geschäftspartnern enthalten. Sofern wir von einer Matrixkonsolidierung sprechen, steigen die Anforderungen, da dann häufig auch Partnerinformationen auf Ebene Segment oder Business Unit etc. erforderlich sind.

Lösungsansätze zur Optimierung

Insbesondere im Rahmen von Projekten zur Optimierung bzw. Beschleunigung der Abschlusserstellung wurden in den letzten Jahren verschiedene Lösungsansätze zur Optimierung der IC-Abstimmung umgesetzt. Dies reicht von organisatorischen Lösungen über Richtlinien mit klaren Eskalationsverfahren, vorgezogenen Abstimmungsprozessen auf Salden- oder Einzelpostenebene bis zu Konzepten zur "Durchbuchung". In der Praxis sind häufig Mischformen anzutreffen.

Bei einem diversifizierten Konzern mit hunderten Gesellschaften bestand bspw. die Herausforderung, den Abschlussprozess zu optimieren. Hierbei war ein wesentlicher Engpass die Abstimmung der Differenzen aus den IC-Geschäften. Die konzerninternen Geschäftsbeziehungen waren jedoch sehr unterschiedlich ausgeprägt. Es gab Bereiche mit einer täglich großen Anzahl an IC-Vorgängen und Bereiche mit wenigen, dafür aber wertmäßig sehr großen internen Vorgängen. Differenzen gab es in allen Bereichen. Zudem wurden dezentral weitere Teilkonzernabschlüsse erstellt. Hier wurde eine maßgeschneiderte Lösung auf Ebene des übergeo...