Kosten- und Leistungsrechnung: Praxisbeispiel einer Einf ... / 3.5 Schritt 5: Erfolgsrechnung für den Gesamtbetrieb aufstellen

Eine wichtige Aufgabe der Kostenrechnung ist die Durchführung einer Umsatz-, Kosten- und Ergebnisplanung. Und zwar detailliert auf Monatsbasis für das kommende Jahr und möglichst quartalsweise für die nächsten beiden Jahre.

Diese Arbeit hat der Kostenrechner nach Abschluss der Vorbereitungen und Zuordnung der zunächst unklaren Geschäftsfälle durchgeführt und eine Plan-Erfolgsrechnung nach dem Gesamtkostenverfahren auf Jahres- und Monatsbasis für das Geschäftsjahr 02 erstellt.

Erste Planzahlen aus der Entwicklung der Vergangenheit ableiten

Da es zu Beginn der Arbeiten meist wenig bzw. keine Erfahrungen mit der Entwicklung realistischer Planzahlen gibt, kann man zunächst auf die Daten der Vergangenheit zurückgreifen. Auf Basis der Zahlen der Jahresabschlüsse der letzten 2-3 Jahre können Sie fast immer zu Angaben gelangen, die die Anforderungen dieser ersten Version der Kostenrechnung erfüllen. Bei bestimmten Kostenpositionen, etwa Mieten oder Versicherungen genügt es meist, wenn Sie die Werte der letzten Periode übernehmen, ggf. mit einem Inflationsaufschlag oder dem Steigerungsfaktor, der in den Verträgen zu finden ist. Ähnliches gilt für die Personalkosten. Hier genügt es meist, die voraussichtliche Tariflohnsteigerung aufzuschlagen. Ebenso kann mit den anderen Kostenpositionen verfahren werden. Bei den Umsätzen müssen die aktuelle Auftragslage und die voraussichtliche Preisentwicklung berücksichtigt werden.

Der Kostenrechner der GmbH hat die monatlichen Umsätze und Kosten der BWAs der vergangenen drei Jahre analysiert, die Mittelwerte errechnet und diese zunächst als Planzahlen für das Jahr 02 angesetzt. Da die Erfolgsrechnung aber vor allem einen Ausblick auf die Zukunft geben soll, hat sich der Kostenrechner u. a. folgende Fragen gestellt, um die durchschnittlichen Istdaten der Vergangenheit an die zukünftigen Erwartungen anzupassen:

• Wie haben sich die wichtigsten Kostenarten in den letzten Jahren insgesamt entwickelt? Gab es überwiegend Steigerungen, größere Schwankungen, andere Besonderheiten? Bei welchen Kostenarten gab es besonders gravierende Entwicklungen?
• Sind Kostenarten hinzugekommen oder entfallen? Wie wird diese Entwicklung voraussichtlich im Planjahr ausfallen?
• Mit welchen wichtigen Ereignissen wird im kommenden Jahr gerechnet, etwa Veränderungen bei den Materialpreisen, Erhöhung der Löhne, Einstellung neuer Mitarbeiter, neue Maschinen oder Gebäude und somit höhere Abschreibungen oder Mietkosten?
• Wie werden sich die Absatzmengen und Preise voraussichtlich entwickeln (hier war eine intensive Diskussion mit dem Vertrieb erforderlich)?
• Gibt es bereits erkennbare Risiken, die sich auf Umsatz oder Kosten auswirken werden, z. B. neue Wettbewerber, weniger Lieferanten?

Ziel war es vor allen Dingen, erkennen zu können, wie hoch das Betriebsergebnis für das Unternehmen insgesamt voraussichtlich ausfallen wird (vgl. Abb. 5). Das Betriebsergebnis der GmbH vor Steuern wird, soweit die Annahmen zutreffen, bei rund 10 % vor Steuern liegen.

Abb. 5: Gesamterfolgsrechnung der GmbH für das Geschäftsjahr 02 (vereinfachte Darstellung mit Verdichtungen)

Ausgewählte Vorteile der Erfolgsrechnung gegenüber BWA

Zwar ist die Erfolgsrechnung in wichtigen Punkten an eine Standard-BWA angelehnt und entspricht auf Jahresbasis auch in weiten Teilen der Gewinn- und Verlustrechnung. Dennoch hat die Aufstellung mehrere Vorteile für ein Unternehmen:

• Keine Ausrichtung an gesetzlichen Auflagen und Bestimmungen und grundsätzlich freie Gestaltungsmöglichkeit.
• Ansatz der tatsächlich entstehenden Kosten (v. a. kalkulatorische Kosten).
• Betrachtung und Ausweis des betrieblichen Erfolgs im engeren Sinn.
• Komplettes Planjahr direkt und vollständig im Überblick auf Monatsebene.
• Vorausschau auf das Jahresplanergebnis.
• Ausblick auf die Zukunft bzw. Abbilden der voraussichtlichen Entwicklung.
• Lösen von der überwiegenden oder ausschließlichen Betrachtung der Vergangenheit, Lösen von gesetzlichen Vorgaben.
• Transparenz in Bezug auf die Struktur der Kosten (Identifikation der Kostenblöcke und -treiber).
• Möglichkeit, Probleme frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen einzuleiten.
• Möglichkeit der monatlichen Gegenüberstellung der tatsächlichen Entwicklung durch Eingabe von Istzahlen (vgl. Schritt 10).

Praxis-Tipp

In der Regel genügt es, für eine erste Version der Kostenrechnung eine Planung für das kommende Jahr auf Basis der durchschnittlichen Istdaten mehrerer Perioden der Vergangenheit zu erstellen. Oder Sie schreiben die Zahlen des letzten Jahres mit einem Inflationsaufschlag fort. Bei großen oder wichtigen Positionen sollten Sie zusätzlich kritisch prüfen, ob und mit welchen Besonderheiten voraussichtlich zu rechnen ist, z. B. Preisanhebungen bei wichtigen Materialien, Tariflohnsteigerungen. Eine einfache Übernahme der Mittelwerte sollten Sie möglichst nur bei weniger bedeutenden Größen umsetzen. Am Ende des Planjahres können Sie dann prüfen, ob diese Vorgehensweise genügt oder ob es sinnvoll ist, dann auf Basis der gemachten Erfahrungen anders vorzugehen...