Kosten von Governance, Risikomanagement und Compliance ( ... / 3 Ziele der Kostenbetrachtung

GRC-Systeme werden auch in kleinen und mittleren Unternehmen als Notwendigkeit akzeptiert. Doch warum soll sich der Unternehmer auch noch mit den Kosten dafür auseinandersetzen? Die Kostenbetrachtung ist auch nicht umsonst, die Ergebnisse sind nicht immer erfreulich. Gerade in den Unternehmen, die sich nicht intensiv mit diesen Themen befassen können, ist eine Kontrollinstanz notwendig. Das kann die Kostenüberwachung bieten, gleichgültig ob sie aus der Buchhaltung oder der Kostenrechnung kommt.

3.1 Wirtschaftlichkeit

Bei jeder unternehmerischen Entscheidung spielt die Wirtschaftlichkeit der einzelnen Alternativen eine wichtige Rolle. Das ist auch in GRC-Systemen so.

• Das betrifft selbst die Entscheidung für oder gegen ein solches System. Denn wenn die Kosten zu hoch sind wird niemand ein GRC-System verlangen. Es gibt Ausnahmen: Wenn gesetzliche Vorschriften einzuhalten sind, müssen entsprechende Strukturen aufgebaut werden.
• Die möglichen Kosten bestimmen auch den Umfang der Sicherungssysteme. Entstehen zu hohe Kosten, sind vielleicht weniger Maßnahmen auch ausreichend.
• Jede Maßnahme, die aufgrund von Audits oder Systemvorgaben durchgeführt werden muss, verursacht Kosten. Gibt es Alternativen, dann ist die Maßnahme zu wählen, die mit den geringsten Kosten auskommt.

Wirtschaftlichkeit kann nur dann festgestellt werden, wenn die Kosten bekannt sind. Wer die Kostenarten kennt, kann die Kosten des Projektes und der regelmäßigen Audits budgetieren. Damit stehen sie für Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen zur Verfügung.

Hinweis

Subjektive Vorteile

Die Kosten von GRC-Systemen können in Euro ermittelt werden. Der Nutzen hingegen ist nur schwer zu quantifizieren. Die Vorteile wie Schutz des Managers, Sicherheit für das Unternehmen sind sehr subjektiv, die Bewertung von Gefahren hängt von der Risikobereitschaft des Entscheiders ab. Darum stehen den Kosten der GRC-Systeme nur subjektive Nutzen-Bewertungen gegenüber. Die Kosten geben dem Entscheider die Möglichkeit, sein Sicherheitsempfinden einzuschätzen.

3.2 Kostenkontrolle

Bei der Befassung mit den Kosten für GRC-Systeme wird planbar, was die einzelnen Phasen kosten. Mit der Erfassung der tatsächlich angefallenen Kosten ist dann eine Kontrolle der Planung möglich. Während der Projektlaufzeit können bereits Abweichungen erkannt und analysiert werden. Dazu sind keine aufwändigen Systeme notwendig. Eine einfache Tabelle kann eine effiziente Kontrolle ermöglich.

Kosten eines GRC-Systems

	Phase:	Vorbereitung		100 %	abgeschlossen
	Kostenart	Plan (in EUR)	Ist (in EUR)	Abweichung (in EUR)	Abweichung (in %)
	Beratung	5.400	5.380	20	0,4 %
	Personal	3.210	3.725	-515	-16,0 %
	Ausbildung	2.000	2.400	-400	-20,0 %
	Sachkosten	250	250	0	0,0 %
	Summe	10.860	11.755	-895	-8,2 %
	Phase:	Einführung		80 %	abgeschlossen.
	Kostenart	Plan (in EUR)	Ist (in EUR)	Abweichung (in EUR)	Abweichung (in %)
	Beratung	8.400	7.200	1.200	14,3 %
	Personal	12.500	11.900	600	4,8 %
	Ausbildung	3.500	4.700	-1.200	-34,3 %
	Sachkosten	1.500	2.150	-650	-43,3 %
	Summe	25.900	25.950	-50	-0,2 %
	Phase:	Jahresaudit		0 %	abgeschlossen.
	Kostenart	Plan (in EUR)	Ist (in EUR)	Abweichung (in EUR)	Abweichung (in %)
	Beratung	250	0	250	100,0 %
	Personal	2.750	0	2.750	100,0 %
	Ausbildung	250	0	250	100,0 %
	Sachkosten	250	0	250	100,0 %
	Summe	3.500	0	3.500	100,0 %

Tab. 1: Darstellung der Kosten eines GRC-Systems

3.3 Nachweis der Tätigkeit

Um im Fall der Fälle nachzuweisen, dass es in seinem Verantwortungsbereich Governance-, Risikomanagement- und Compliance-Systeme gibt, kann ein Manager entsprechende Regeln und deren Festlegung dokumentieren. Unzweifelhaft gelingt dies besser, wenn er die dadurch entstehenden Kosten nachweist.

Im Kostennachweis aus der Buchhaltung wird dargestellt, dass ein wirtschaftlich angemessener Betrag aufgewendet wurde. Werden die Eigentümer des Unternehmens regelmäßig mit diesen Informationen versorgt, erspart sich der Manager Nachfragen in der Gesellschafterversammlung.

3.4 Ergebniskontrolle

Ob diese vorgesehenen Maßnahmen durchgeführt wurden, lässt sich auch an den dafür entstehenden Kosten erkennen.

Hinweis

Nicht nur Kapitalgesellschaften wichtig

Die Geschäftsführer und Vorstände von Kapitalgesellschaften haben oft keinen privaten Bezug zu den Eigentümern und müssen damit rechnen, bei Schäden zur Verantwortung gezogen zu werden. Doch auch für Unternehmensführer, die gleichzeitig Gesellschafter sind, bieten GRC-Systeme Vorteile.