Kostenrechnung: Fehler der Finanzbuchhaltung korrigieren / 11 Suchtechniken

Bei der großen Menge von Zahlen, Verteilungen und Einzelbuchungen verlangt die systematische Suche nach Fehlern in der Kostenrechnung einen enormen Zeitaufwand. Je länger sich der Kostenrechner mit der Fehlersuche beschäftigt, desto eher hat er für sich eine Vorgehensweise eingerichtet, mit der er den Aufwand minimiert. Durch bestimmte Suchtechniken kann dieser weiter optimiert werden.

11.1 Suche konzentrieren

Nicht jeder Bereich in der Kostenrechnung hat das gleiche Risiko für Fehler. Es gibt signifikante Unterschiede, z. B. bedingt durch manuelle Aufschreibung und Buchung gegenüber einer automatischen Datenübernahme von Zählern und Messstellen. Die Suche wird daher auf solche Bereiche konzentriert, die ein entsprechendes Ergebnis erwarten lassen:

• Bereiche, die für das Unternehmen wichtig sind, müssen auch möglichst fehlerfrei in der Kostenrechnung abgebildet werden. In Dienstleistungsunternehmen spielt der Einkauf wohl eine untergeordnete Rolle, in Handelsunternehmen ist er einer der ersten Bereiche, die untersucht werden.
• Je komplexer ein Bereich ist, desto mehr Fehler können entstehen (manuelle Aufschreibungen, direkte Verteilung von Kosten, indirekte Verteilung von Kosten). Auch hier lohnt sich der Aufwand.
• Je höher die Kosten eines Bereichs sind, desto größer sind die Auswirkungen von Fehlern. Der Kostenrechner konzentriert seine Suche also auf solche Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger, die überdurchschnittlich hohe Kosten aufweisen.

11.2 Daten verifizieren

Die Suche darf sich nicht allein auf die gebuchten Werte konzentrieren. Einfluss auf Fehler haben auch die Informationswege, über die Kosten in die Kostenrechnung gelangen:

• Werden Daten automatisch aus anderen Systemen mit Hilfe der Informationsverarbeitung übernommen, erstreckt sich die Fehlersuche auch auf die Erfassung und Entstehung vor Ort. Die Fehlerwahrscheinlichkeit ist umso geringer, je mehr Zuordnungskriterien aus Stammdaten entnommen werden. Wird z. B. das Material anhand einer Kennzeichnung im Artikelstamm den Kostenträgern zugeordnet, läuft dies reibungslos, wenn es einmal korrekt eingestellt wurde.
• Viele Daten werden durch manuelle Aufschreibung ermittelt, in Fachabteilungen erfasst und den Organisationseinheiten der Kostenrechnung zugeordnet. Hier entstehen Fehler sehr gerne durch falsche Aufschreibung, falsche Erfassung und falsche Zuordnung. Also sollten Kosten, die über solche Wege in die Kostenrechnung gelangen, besonders gut untersucht werden.

11.3 Datenmengen reduzieren

Die modernen Hilfsmittel des Kostenrechners sorgen dafür, dass die Arbeit wesentlich erleichtert wird. Excel, Access oder andere Office-Programme können die Fehlersuche in der Kostenrechnung erleichtern.

• Versuchen Sie, zu prüfende Daten als Excel-Datei aus dem IT-System zu erhalten. Lassen Sie sich von großen Datenmengen nicht einschüchtern und übernehmen Sie die Daten zunächst komplett.
• Mit der Sortierfunktion in der Tabellenverarbeitung können die Kostendaten in eine leicht zu prüfende Reihenfolge gebracht werden. So können die Materialentnahmesätze nach empfangendem Kostenträger, nach Buchungsdatum oder nach dem Mitarbeiter, der die Buchung vorgenommen hat, sortiert werden.
• Berechnen Sie die Durchschnitte zu prüfender Kostensätze und vergleichen Sie diese mit den Werten in den Kostensätzen. Reduzieren Sie die Daten, indem Sie die Abweichungen besonders markieren (z. B. die bedingte Formatierung in Excel) und sich nur noch mit den Datensätzen beschäftigen, die den Durchschnitt um mehr als ein zulässiges Maß überschreiten.

Erkenntnisse verwerten

Mit den beschriebenen Suchstrategien und Suchtechniken sind Sie in der Lage, systematisch Fehler zu suchen und noch vor Jahresende zu korrigieren. Sie schaffen damit eine gute Ausgangslage für die Jahresabschlussarbeiten und erreichen gleichzeitig, dass die Vergleichswerte für das kommende Jahr korrekt sind.

Wichtiger jedoch ist die Möglichkeit, die gewonnenen Erkenntnisse für die Zukunft zu verwenden und die Fehler zu reduzieren. Korrigieren Sie die Verteilungen und sorgen Sie für Abläufe, die eine laufende Anpassung an Veränderungen sicherstellen. Schulen Sie die Mitarbeiter in den Fachabteilungen, die für die Daten der Kosten zuständig sind, erklären Sie ihnen, warum die Kostenwerte und Zuordnungen wichtig sind. Vor allem aber fordern Sie die Verantwortung für Kosten ein. Die Verantwortlichen werden dann besser auf die Korrektheit der Kostendaten in ihrem Bereich achten.