Kostenrechnung: Fehler der Finanzbuchhaltung korrigieren / 5 Suchstrategie 2: Planabweichungen

Die Suchstrategie über die Vorjahres- oder Monatszahlen eignet sich gut für globale Werte und statische Situationen. In dynamischen Unternehmen verändern sich vor allem die Kostenpositionen in der Kostenstellenrechnung und damit auch die Daten der Kostenträgerrechnung sehr schnell. Abweichungen zu den Vormonaten oder zum Vorjahr sind dabei die Regel. Diese Werte eignen sich also nicht als Maßstab. Hier bietet es sich an, eventuell vorhandene Planwerte zu verwenden.

Auch Abweichungen von Planwerten sind üblich und normal. Wenn bei der Aufstellung der Pläne jedoch ausreichend genau gearbeitet wurde, sollten Abweichungen oberhalb einer individuell festzusetzenden Grenze Hinweise auf mögliche Fehlbuchungen geben. Vor allem, wenn die Abweichung in der Analyse in eine Preis- und eine Beschäftigungsabweichung unterteilt wird, kann der Kostenrechner wichtige Informationen erhalten.

Budgets für die Kostenstellen

Budgets eigenen sich besonders für die Suche in den Kostenstellenbeträgen. Dabei gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Beschaffen Sie sich die Budgetwerte mehrerer Perioden.
2. Beschaffen Sie sich die dazugehörigen Istwerte.
3. Ermitteln Sie die Preisabweichung der gesammelten Werte.
4. Ermitteln Sie die Beschäftigungsabweichung der gesammelten Werte.
5. Ermitteln Sie die Restabweichung der gesammelten Werte.
6. Große Schwankungen in der Preisabweichung lassen auf fehlerhafte Preise und Werte schließen.
7. Große Schwankungen in der Beschäftigungsabweichung sind ein Hinweis auf zu viel gebuchte Mengen.
8. Große Schwankungen in der Restabweichung lassen auf fehlerhaft zugeordnete Kosten schließen.

Aufwand bereits bei der Planung

Die Planwerte helfen nur dann wirklich bei der Fehlersuche, wenn sie zuverlässig ermittelt wurden. Der Aufwand für die Planung zeigt sich vor allem in möglichst geringen Abweichungen. Schlampige Planung führt per se zu großen Abweichungen, in denen die Abweichungen durch Fehlbuchungen untergehen.

Eine völlig andere Möglichkeit bietet die Kostenträgerrechnung mit ihrer Kalkulation. Die Vorkalkulation ist in vielen Unternehmen ebenso üblich wie die Nachkalkulation. Damit ergibt sich ein hervorragendes Mittel, um Abweichungen zur Fehlersuche zu verwenden. Die Differenzen zwischen der Vor- und der Nachkalkulation müssen analysiert werden, um bei der nächsten Preis- oder Kostenermittlung ein besseres Ergebnis zu erreichen. Dabei sollten eventuelle Fehler als eine Erklärung auftauchen.

in EUR für 1.000 Stück	Vorkalkulation		Nachkalkulation		Differenz
Materialkosten		5.000,00		7.800,00	2.800,00
Materialgemeinkosten	8,0 %	400,00	8,5 %	663,00	263,00
Fertigungskosten		3.580,00		3.695,00	115,00
Fertigungsgemeinkosten	185,0 %	6.623,00	179,5 %	6.632,53	9,52
Sonderkosten der Fertigung		587,00		625,00	38,00
Herstellkosten		16.190,00		19.415,53	3.225,53
Vertriebsgemeinkosten	17,0 %	2.752,30	17,0 %	3.300,64	548,34
Verwaltungsgemeinkosten	7,0 %	1.133,30	7,0 %	1.359,09	225,79
Selbstkosten		20.075,60		24.700,25	4.624,65

Tab. 1: Vor- und Nachkalkulation mit Differenz

In Tab. 3 ist die Kalkulation eines Kostenträgers beispielhaft dargestellt. Die Abweichung von 2.800 EUR bei den Materialkosten ist verdächtig hoch, sodass ein Fehler bei der Zuordnung von Materialkosten erwartet werden kann. Damit lässt sich die Fehlersuche mit der Nachkalkulation erledigen. Gegen Ende des Jahres sollte für die wichtigsten Produkte die Nachkalkulation erstellt und mit der Vorkalkulation verglichen werden. So stellt man sicher, dass die Kostenzuordnung zu den Kostenträgern von den größten Fehlern bereinigt wird.