Kostenrechnung: Fehler der Finanzbuchhaltung korrigieren / 6 Suchstrategie 3: Durchschnitte

Viele Kosten- und Leistungswerte schwanken sehr stark. Gibt es keine Plandaten, die diese Schwankungen berücksichtigen, sind unberechtigte Abweichungen nur schwer zu erkennen. Hier kann man auf Durchschnitte zurückgreifen. Berechnet für verschiedene Perioden, ergeben sie ausreichende Vergleichsmöglichkeiten, um viele Fehler zu erkennen:

• In Durchschnitten dürfen nur zwei Werte miteinander in Verbindung gebracht werden, die zumindest einen logischen Zusammenhang haben (z. B. Produktionszeiten und Produktionsmengen).
• Der Vergleich eines Durchschnitts über mehrere Perioden muss saisonale Schwankungen berücksichtigen (z. B. erhöhter Energieverbrauch im Winter).
• Zwischen den einzelnen Periodendurchschnitten und dem Durchschnitt aus den kumulierten Daten besteht ein Zusammenhang. Die Streuung darf nicht zu groß sein.

6.1 Durchschnitte pro Mitarbeiter

Die Anzahl der Mitarbeiter ist für viele Kosten- und Leistungsdaten ausschlaggebend. Je höher die Anzahl, desto höher z. B. die Personalkosten oder desto höher die Produktionsmenge.

Personalkosten im Durchschnitt

Die Zeitreihe des durchschnittlichen Pro-Kopf-Verdienstes im Unternehmen gibt Auskunft über die Entwicklung der Personalkosten. Fehlbuchungen werden z. B. erkannt, wenn der Wert in einem Monat wesentlich unter dem sonstigen Durchschnitt liegt. Diese Plausibilitätsprüfung kann für jede Kostenstelle durchgeführt werden. Der Pro-Kopf-Verdienst aller Mitarbeiter in einer Kostenstelle sollte mit der Zeit nur um die Entgelderhöhungen schwanken. Darüber hinausgehende Veränderungen könnten auf Fehler zurückzuführen sein.

6.2 Durchschnitte von Verbräuchen

Kosten entstehen durch den Verbrauch von Materialien und Leistungen. Wird dieser auf eine Basiseinheit (z. B. die Zeit oder die Anzahl der Produkte) bezogen, können daraus Schlüsse über das Verhalten der Kosten gezogen werden. Abweichungen vom schlüssigen Verhalten ergeben Hinweise auf mögliche Fehler. Beliebte Durchschnittsverbräuche sind:

• Verbrauch von Energie pro Zeiteinheit (z. B. Strom pro Monat, Gas pro Monat, Dampf pro Produktionsminute);
• Verbrauch von Energie pro Leistungseinheit (z. B. Liter Benzin pro 100 km);
• Verbrauch von Hilfsmaterialien pro Menge (z. B. Schmieröl pro Produktionsmenge, Verpackungsmaterial pro Menge, Werkzeuge pro Menge);
• Verbrauch von Material pro Menge (Rohstoffe pro Einheit Produkt, Garn pro Meter Naht).

Der Verbrauch des Faktors wird auf eine Einheit bezogen, die diesen Verbrauch bestimmt. Dadurch wird erreicht, dass unterschiedliche absolute Verbräuche für die korrekte Beurteilung relativiert werden. Für die Fehlersuche interessant ist die durchschnittliche Höhe des Verbrauches pro Leistungseinheit.

Quartal	1	2	3	Summe
Energiekosten Packraum EUR	7.500,00	7.325,00	7.400,00	22.225,00
Anzahl Produkte gepackt	150.000	100.000	150.000	400.000
Durchschnitt EUR/Stck.	0,050	0,073	0,049	0,055

Tab. 4: Beispiel Durchschnitt Energiekosten pro Leistungseinheit

Die Betrachtung des Energieverbrauchs der Verpackungsmaschinen (vgl. Tab. 4) ergibt keine Auffälligkeit, wenn nur die Zeitentwicklung betrachtet wird. Der Quartalsverbrauch schwankt nur leicht. Erst wenn die Energiekosten als Verbrauch der Verpackungsleistung gesehen werden, zeigt sich eine Abweichung im 2. Quartal von über 30 %.

6.3 Leistungskennzahlen

Viele der oben beschriebenen Durchschnitte beziehen sich bereits auf die Leistung des Unternehmens, einzelner Kostenstellen oder einzelner Maschinen. Mit der Leistung verbunden sind Verbräuche, sodass sich ein guter Verlauf zum Vergleich der zeitlichen Daten errechnen lässt. Leistung ist in diesem Fall nicht nur Absatz oder Umsatz. Auch das Ergebnis einer Kostenstelle (geleistete Stunden, gefahrene Kilometer, verrechnete Quadratmeter etc.) oder einer Maschine (gefertigte Stück, geleistete Stunden etc.) kann als Bezug zu bestimmten Kosten eine Verbesserung der Informationsinhalte ergeben und so zur Entdeckung von Fehlern beitragen.

Typisches Beispiel der Fuhrparkkontrolle

Als typisches Beispiel einer Kostenstelle mit vergleichbaren Maschinen kann der Fuhrpark verwendet werden. Die Maschinen (= Fahrzeuge) verbrauchen bestimmte Kostenarten in Abhängigkeit von den gefahrenen Kilometern. Werden diese Verbräuche in Abhängigkeit von der Leistung gebracht, können unterschiedliche Perioden eines Fahrzeugs miteinander verglichen werden, aber auch unterschiedliche Verbräuche der verschiedenen Fahrzeuge. Beides kann zu interessanten Aussagen führen.

Liter/100 km	Jan	Feb	Mrz	Apr	Mai	Jun	Jul	Aug	Sep	Okt	Nov	Dez	Summe
Fahrzeug 1	6,8	6,9	6,5	6,1	5,9	4,1	5,7	6,0	5,9	6,2	6,5		6,1
Fahrzeug 2	6,5	6,8	6,5	6,4	6,1	5,9	5,9	5,9	6,2	6,3	6,4		6,3
Fahrzeug 3	7,1	7,0	6,8	6,7	6,5	6,5	6,6	6,4	6,9	7,1	7,1		6,8
Fahrzeug 4	6,3	6,0	6,3	6,0	6,1	6,1	6,1	6,2	6,3	6,4	6,4		6,1
Fahrzeug 5	5,9	6,6	6,5	6,4	6,0	5,9	5,9	6,5	6,4	6,6	6,6		6,3

Tab. 5: Verbrauch pro Fahrzeug

Tab. 5 zeigt die Verbräuche von fünf vergleichbaren Fahrzeugen, bezogen auf 100 km. Für Fahrzeug 1 ergibt sich im Juni ein besonders niedriger Wert, der Anlass geben sollte zu einer genauen Untersuchung. Hier könnte sich ein Fehlser verbergen. Bei Nachforschung...