Kostenrechnung: Fehler der Finanzbuchhaltung korrigieren / 8 Suchstrategie 5: Belege

Die zumindest stichprobenartige Kontrolle der den Buchungen in der Finanzbuchhaltung zu Grunde liegenden Belege ist schon im laufenden Jahr eine gute Idee. Der Kostenrechner prüft dann vor allem die meist handschriftlich notierte Kontierung, die Zuordnung zu Kostenart, Kostenträger oder Kostenstelle. Im Rahmen einer systematischen Fehlersuche gehört die Prüfung der internen und externen Buchungsbelege dazu:

• Wenn ein Verdacht auf einen Buchungs- oder Kontierungsfehler besteht und die Datenlage keine Klärung erlaubt, bleibt nur noch die Kontrolle der Belege.
• Wenn bereits in der Vergangenheit wiederholt Kontierungsfehler bei bestimmten Belegen vorgekommen sind, schafft eine vorbeugende Kontrolle zusätzliche Sicherheit.
• Werden sehr aufwändige Produkte oder Leistungen eingekauft, haben Fehler einen erheblichen Einfluss auf die Ergebnisse. Eine Prüfung der Belege lohnt sich.
• Wenn bestimmte Rechnungen immer wieder sehr differenzierte Verteilungen bewirken, sollte eine systematische Kontrolle der Belege durchgeführt werden.

Ablage bestimmen

Leider sind vor allem die externen Belege wie Eingangsrechnungen meist nicht in der Sortierfolge abgelegt, in der sie bei einer Prüfung der Kostenrechnung benötigt werden. Die Ablage z. B. der Eingangsrechnung erfolgt oft chronologisch oder nach Lieferanten. Als Kostenrechner sollten Sie versuchen, zumindest auf die interne Ablage Einfluss zu nehmen und eine Ablage z. B. nach Kostenträgern oder Kostenstellen durchzusetzen.

8.1 Externe Buchungsbelege sind Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen werden in der Regel intern von den Mitarbeitern mit Vermerken versehen und werden dann zu Buchungsbelegen. Hier wird also festgelegt, wie die Zuordnung zu Kostenträgern und Kostenstellen erfolgen soll. Hier wird also die Grundlage für viele Fehler gelegt. Darum erscheint es sinnvoll, hier auch nach Fehlern zu suchen. Dies sollte systematisch geschehen. Dabei kann sich der Kostenrechner die Tatsache zu Nutze machen, dass ein Lieferant meist immer die gleichen Produkte in Rechnung stellt und die Zuordnung sehr oft identisch ist, auch wenn mehrere Rechnungen vorliegen. Die Prüfung der externen Belege kann daher in zwei Schritten erfolgen:

1. Die erste Rechnung des Lieferanten wird logisch geprüft, ob die Zuordnung zu Kostenart, Kostenträger und/oder Kostenstelle richtig ist.
2. Die nachfolgenden Rechnungen werden nur noch auf Übereinstimmung mit der Kontierung der ersten Rechnung geprüft.

8.2 Interne Personalbelege sind eine beliebte Fehlerquelle

Belege, auf denen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten für bestimmte Kostenstellen, Projekte oder Kostenträger aufschreiben, werden meist von diesen manuell gefüllt. Immer wieder finden sich Belege, die erst Tage später ausgefüllt werden. Oder die Mitarbeiter sind nicht richtig informiert darüber, was notiert werden soll oder wofür sie gerade arbeiten.

• Prüfen Sie, ob der Mitarbeiter die Logik der Aufschreibung verstanden hat.
• Prüfen Sie, ob die Aufschreibung leserlich ist und mit den erfassten Werten übereinstimmt.
• Prüfen Sie, ob die Personalbelege inhaltlich korrekt ausgefüllt sind.
• Prüfen Sie, ob die Summe aller Personalbelege die gesamte Arbeitszeit des Mitarbeiters ergibt.

Da Personalbelege von Hand, unter Zeitdruck oder erst nach Tagen ausgefüllt werden, bieten sich viele Fehlerquellen. Bei der systematischen Suche nach Fehlern zum Jahresende sollte dieser Bereich intensiv kontrolliert werden.

8.3 Material richtig zuordnen über Materialentnahmescheine

Der zweite interne Beleg ist der Materialentnahmeschein, über den die Zuordnung von Materialien und Stoffen zu Kostenträgern oder Kostenstellen erfolgt. Viele Unternehmen nutzen für die Buchung in der Materialwirtschaft entsprechende Software, die digitale Entnahmescheine erzeugt. Diese können auch digital untersucht werden, um Fehler festzustellen:

• Lassen Sie sich die Lagerbewegungen in einer Excel-Datei von der IT zur Verfügung stellen.
• Summieren Sie über die Artikel, Kostenträger und Kostenstellen und vergleichen Sie die Summen mit den in der Finanzbuchhaltung verarbeiteten Werten.
• Vergleichen Sie die Durchschnittswerte pro Stück in den Bewegungen eines Artikels, um falsche Preise zu erkennen.
• Untersuchen Sie, ob die Materialien oder Stoffe immer wieder den gleichen Einheiten in der Kostentrechnung zugeordnet werden können oder ob plötzlich eine andere Kostenstelle oder ein anderer Kostenträger auftaucht.