Kostenrechnung: Richtige Zahlen mit aktuellen Strukturen

Einführung

Das Rechnungswesen bildet die Abläufe und Prozesse des Unternehmens über die Finanzbuchhaltung ab, um finanzielle und steuerliche Auswirkungen festzustellen und zu belegen. Die Kostenrechnung als internes Rechnungswesen ist davon betroffen, weil dessen Aufgabe die betriebswirtschaftliche Aufbereitung der Finanzbuchhaltungsdaten für interne Empfänger ist. Produktionsleiter erhalten Kosten- und Leistungsdaten über Kostenträger oder Maschinen. Der Vertrieb nutzt die Kalkulationsergebnisse zur Festlegung der Verkaufspreise.

Die Informationen, die aus der Kostenrechnung stammen, können nur dann korrekt sein und unbedenklich als Entscheidungsgrundlage dienen, wenn sie den aktuellen Stand der Unternehmensprozesse abbilden. Die Produktion wird um eine neue Anlage erweitert, wodurch sich die Abläufe verändern. Die Einkaufspreise eines Materials steigen plötzlich außergewöhnlich schnell. Nur wenn solche Veränderungen auch in den Strukturen der Kostenrechnung nachvollzogen sind, kann das Ergebnis der Rechnung korrekt sein.

Das Jahresende bietet sich für eine intensive Überprüfung auf nachvollziehbare Veränderungen im Unternehmen an. Damit stellen Sie sicher, dass die neuen Werte in den korrekten Strukturen erfasst werden. Korrekturbuchungen während des Jahres entfallen dann.

1 So bildet Ihre Kostenrechnung die Unternehmensprozesse ab

Die Organisationseinheiten der Kostenrechnung bestimmen das Ergebnis der Berechnungen. Es muss eine Übereinstimmung geben zwischen den Kostenarten, den Kostenstellen, den Kostenträgern und anderen Einheiten in der Kostenrechnung und den Abläufen, Strukturen und Prozessen im Unternehmen.

1.1 Kostenarten zeigen Profil

Die Zuordnung von Kosten zu bestimmten Kostenarten bietet dem Buchhalter oder Kostenrechner nur wenig Spielraum. Mietkosten bleiben Mietkosten, Personalkosten können nicht als Materialkosten gebucht werden. Dennoch gibt es mehr Möglichkeiten, in den Kostenarten das Profil des Unternehmens abzubilden, als im ersten Augenblick sichtbar:

• Die Trennung einer Kostenart in mehrere inhaltlich gleiche, aber organisatorisch unterschiedliche Arten bringt mehr Informationen. So können z. B. anstelle von Mietkosten die Kostenarten Mietkosten Verwaltung, Mietkosten Außenlager, Mietkosten Produktion genutzt werden.
• Die Zusammenfassung verschiedener kleinerer Kostenbeträge zu den sonstigen Kosten zeigt ebenfalls, was für das Unternehmen wichtig ist. Wenn Kosten so gering sind, dass Sie auf dem Sammelkonto "Sonstige Kosten" gebucht werden, sind sie jedenfalls nicht wichtig für unternehmerische Entscheidungen.
• Die Zuordnung der Kosten zu direkten oder indirekten Kosten lässt darauf schließen, welche Bereiche besser beobachtet werden als andere. Direkte Kosten verlangen einen höheren Aufwand für die Zuordnung als indirekte Kosten. Dabei bezieht sich der Ausdruck "Direkte Kosten" nicht nur auf die Kostenträger. Auch die Buchung von Kosten direkt auf Kostenstellen, Projekte oder andere Einheiten ist bezeichnend.

1.2 Kostenstellen zeigen Hierarchie

Ein gutes Bild der Aufbauorganisation bieten die Kostenstellen eines Unternehmens. Mit der Verantwortung für einen Unternehmensbereich geht auch die Verantwortung für die dort entstehenden Kosten einher. Darum muss die Kostenstellenhierarchie die Grenzen der Organisationseinheiten beachten:

• Eine Kostenstelle kann mehrere organisatorisch getrennte Bereiche umfassen, wenn die Kostenverantwortung und eventuell anfallende Leistungen einer Person zugeordnet werden können. Eine Kostenstelle darf jedoch nicht einzelne Teile mehrerer Organisationseinheiten umfassen.
• Ein organisatorischer Bereich kann in mehrere Kostenstellen gegliedert sein. Das ist sinnvoll, wenn dort jeweils kleinere Einheiten entstehen, die eine besondere Kostenüberwachung rechtfertigen.

1.3 Verteilungen zeigen Abläufe

Aus der Art und Weise, wie Kosten in der Kostenrechnung zwischen den Kostenstellen und Kostenträgern verteilt werden, lässt sich auf Abläufe im Unternehmen selbst schließen. Häufig bilden die Umlagen den Ablauf in der Produktion nach, Verteilungen zeigen Zusammenhänge zwischen den abgebenden und den empfangenden Stellen auf.

1.4 Kalkulation zeigt Wichtigkeit

Viele Unternehmen kalkulieren mit mehreren Materialkosten, mehreren Fertigungsbereichen und den dazugehörigen Zuschlagsätzen. Damit lässt sich eine gerechtere Kostenzuordnung erreichen. Es zeigt sich aber auch, wie die Produkte und Leistungen aufgebaut sind und worauf die Informationsempfänger Wert legen.

Rohstoffe werden teuer

Ein Produkt besteht aus verschiedenen Materialien. Teile davon sind Rohstoffe, die an der Börse gehandelt werden, besonders teuer sind und erheblichen Preisschwankungen unterliegen. Für die Beschaffung dieser Rohstoffe wird zusätzlicher Aufwand betrieben. In der Kalkulation werden die Rohstoffe und die anderen Materialien getrennt ausgewiesen. Damit zeigt die Kalkulation, dass es besondere Bestandteile des Artikels mit unterschiedlichen Auswirkungen auf die Kosten gibt.

1.5 Profitcenter zeigen Strukturen

Profitcenter sind noch exakter und strenger als Kostenstellen. Allein das Vorhandensein von Profitcentern zeigt, dass die Unternehmensstruktur stark differenziert ist und die Verantwortung für Kosten und Leistungen verteilt wurde. ...