Kostensenkungsmaßnahmen in Krisenzeiten im Personalbereich / 4.3 Wie kann man die Amortisation des Personalabbaus feststellen?

Ob sich ein Personalabbau lohnt und wann die Wirkung auf die Kosten beginnt, muss auf verschiedenen Ebenen geprüft und festgestellt werden. Die Kosten werden von vielen individuellen Gegebenheiten bestimmt. Daher ist für jeden Mitarbeiter selbst eine individuelle Betrachtung anzustellen. Der Personalabbau als Gesamtprojekt muss ebenfalls auf seine Wirtschaftlichkeit untersucht werden.

4.3.1 Berechnung der individuellen Amortisation

Jeder einzelne Fall innerhalb der Mitarbeiter, die freigesetzt werden sollen, wird betrachtet. Auf der einen Seite stehen die Kosten, die durch die Maßnahme eingespart werden. Das sind i. d. R. die Lohn- bzw. Gehaltszahlungen zuzüglich der gesetzlichen und tariflichen Sozialabgaben. Einzubeziehen sind auch Nebenkosten wie Fahrtkostenerstattung, Jubiläumszahlungen, Zuschüsse zum Mittagessen usw.

Abzuziehen auf dieser Seite der Rechnung sind die Kosten, die für den Ersatz entstehen. Es ist sehr genau zu prüfen, ob wirklich alle von der Person erledigten Aufgaben ersatzlos entfallen können. Gibt es Teilaufgaben, die auch weiterhin erledigt werden müssen, fallen auch weiterhin Kosten dafür an. Diese reduzieren die Einsparungen.

Auf der anderen Seite der Rechnung stehen die Kosten, die durch die Kündigung dieses Mitarbeiters verursacht werden. Gleichgültig, ob es sich dabei um eine Abfindung, Kosten für die Altersteilzeit oder Arbeitsgerichtsprozesse handelt. Der Vergleich dieser Kosten mit den monatlichen Einsparungen ergibt den Zeitraum, in dem sich die Aufwendungen für diese Entlassung amortisieren (s. Tab. 1).

Amortisation Entlassung individuell
Name	Werner Müller
Gehalt brutto monatlich	2.800 EUR
Monatlicher Anteil Urlaubsgeld, Sonderzahlung	350 EUR
Zusatzkosten	50 EUR
Sozialabgaben	591 EUR
Summe monatliche Kosten	3.791 EUR
Abzüglich neuer Aufwand/Monat	0 EUR
Summe monatliche Einsparungen	3.791 EUR
Abfindung	14.000 EUR
Amortisation in Monaten	3,7

Tab. 1: Berechnung der individuellen Amortisationszeit

4.3.2 Amortisation in der Gesamtbetrachtung

Die Prüfung der gesamten Kosten des Personalabbaus auf eine sinnvolle Amortisationsdauer hin beinhaltet eine zeitliche Komponente. Da i. d. R. unterschiedliche Mitarbeiter mit individuellen Kündigungszeiten betroffen sind, kann der Amortisationszeitraum im Kalender nicht exakt bestimmt werden. Dennoch ist ein Zeitraum ermittelbar, der einfach einen gleichen Beginn von Einsparungen unterstellt (s. Tab. 2).

Amortisation Entlassung (gesamt)
Einsparungen Bruttolohn und -gehalt pro Monat	75.500 EUR
Monatlicher Anteil Urlaubsgeld, Sonderzahlung	9.400 EUR
Zusatzkosten	2.400 EUR
Sozialabgaben	17.000 EUR
Summe monatliche Kosten	104.300 EUR
Abzüglich neuer Aufwand/Monat	1.500 EUR
Summe monatliche Einsparungen	102.800 EUR
Abfindungen	512.000 EUR
Altersteilzeit	15.000 EUR
Freistellungen	19.500 EUR
Erstattung von Kosten der Agentur für Arbeit	0 EUR
Prozesskosten	2.400 EUR
Nebenkosten	5.000 EUR
Summe der Gesamtkosten	553.900 EUR
Amortisation in Monaten	5,4

Tab. 2: Berechnung der Amortisationszeit in der Gesamtbetrachtung

Da sich die Einsparungen und die Kosten innerhalb des Zeitraums entwickeln, kann es für den Entscheider sinnvoll sein, die Werte im Zeitverlauf zu sehen. Dadurch wird auch die Belastung des Unternehmens mit abfließender Liquidität bekannt. Der Zeitraum für die Amortisation wird exakt ermittelt.

Abb. 1: Grafische Darstellung der echten Amortisationszeit

Das Beispiel in Abb. 1 zeigt, dass trotz der rechnerisch ermittelten Amortisationszeit von 5,4 Monaten die echte Amortisation erst im 10. Monat erreicht wird. Verursacht wird diese Diskrepanz durch die unterschiedliche Verteilung der Kosten und Einsparungen, da individuelle Kündigungsfristen zu berücksichtigen sind. Beide Informationen sind korrekt und wichtig für den Entscheider.

Praxis-Tipp

Wenn schon, dann schnell

Wiederholen Sie nicht den Fehler vieler Unternehmen und beginnen Sie rechtzeitig mit dem Personalabbau. Sonst laufen Sie Gefahr, dass die Kosten Sie bis zum Ende der Maßnahme bereits erdrückt haben. Oder aber die Maßnahme zieht sich so lange hin, dass Sie bereits wieder Personal einstellen müssen. Unter Umständen holen Sie sich dann genau die Mitarbeiter wieder, die gerade mit hohen Kosten für Ihr Unternehmen freigesetzt wurden.