Kostenstellen: Vorgehensweise bei der Einrichtung und Än ... / 3.2 Vorgehensweise

Um eine möglichst reibungsarme Umsetzung zu erreichen, gehen die Verantwortlichen im Betrieb wie folgt vor:

Schritt 1: Ziele und Verantwortlichkeiten definieren

In diesem Fall ist das Ziel klar. Da die Produkte die Produktionsanlagen in unterschiedlichem Ausmaß nutzen, sollen mit der Untergliederung

• eine höhere Genauigkeit bei der Verrechnung der Kosten und
• eine Verbesserung der Kalkulation erreicht werden.

Die Verantwortung für alle Produktionskostenstellen bleibt wie bisher beim Produktionsleiter. Lediglich die der Verpackung soll von einem Mitarbeiter mit Spezialwissen geleitet werden. Bei den neuen Kostenstellen handelt es sich um Hauptkostenstellen, deren Kosten die Kalkulation mithilfe von Zuschlagssätzen direkt auf den Kostenträger verrechnet.

Schritt 2: Kostenstellenhierarchie verändern und Bezeichnungen vergeben

Im Anschluss an diese grundlegenden Entscheidungen werden die Bezeichnungen vergeben und eine neue Kostenstellenhierarchie erstellt (Abb. 7). Die Kostenstelle Produktion fungiert als "Knotenkostenstelle", mit deren Hilfe es möglich ist, die Wirtschaftlichkeit der gesamten Fertigung zu analysieren. Auch ein Vergleich mit den Vorjahren ist so zumindest auf dieser Ebene möglich und führt kaum zu Verzerrungen.

Schritt 3: Bezugsgrößen festlegen

Als Bezugsgröße dienen in allen Kostenstellen nach wie vor die Fertigungslöhne.

Schritt 4: Kosten systematisch zuordnen

Das Unternehmen hat auf der Kostenstelle Produktion mit Ausnahme typischer Vertriebskostenarten (z. B. Werbung, Marketing oder Verkaufsförderung) und der Kosten der Leitung (z. B. Personalkosten) die Buchung aller Kostenarten zugelassen. Dies soll auch künftig so bleiben.

Entsprechend werden die neuen Kostenstellen für diese Kostenarten gesperrt. Die Kontierung sämtlicher Geschäftsfälle erfolgt durch die Mitarbeiterin des Rechnungswesens, die sich auch um die Klärung unklarer oder falscher Sachverhalte kümmern muss.

Schritt 5: Stammdaten anlegen

Für jede Kostenstelle legt der Betrieb ein eigenes Stammdatenblatt mit folgenden Angaben an:

• Bezeichnung der Kostenstelle,
• Nummer,
• Beschreibung,
• Verantwortung,
• Überordnung,
• Kostenstellentyp,
• Anzahl Mitarbeiter,
• Angaben zu gesperrten Kostenarten,
• Einrichtungsdatum.

Angaben zu internen Leistungsbeziehungen sind nicht erforderlich. Als Anhang zu den Stammdatenblättern wird eine Liste mit Kostenarten und Konten erstellt, für die die Kostenstelle gesperrt worden ist.

Schritt 6: Budgets und Ressourcen festlegen

Da die Einrichtung der neuen Kostenstellen zum Jahreswechsel geplant ist, ist eine unterjährige Aufteilung nicht erforderlich. Die Vorgabe des Geschäftsführers für die neuen Gemeinkosten-Budgets lautet, dass die Summe der Kosten der neuen Kostenstellen nicht höher sein darf als die bisherige Kostensumme der Produktion.

Die Maschinen werden entsprechend der künftigen Nutzung verteilt. So erhält die Kostenstelle "Drehen" z. B. die beiden Drehautomaten und die Schweißerei die Schweißanlage. Abschreibungen und Zinsen werden entsprechend dieser Zuordnung verteilt. Da mit Ausnahme der Verpackungsanlage alle Maschinen in einer Produktionshalle stehen, werden die Mieten und sonstigen Raumkosten entsprechend dem anteilig genutzten Platz verteilt.

Bei anderen Kostenarten, z. B. Hilfs- und Betriebsstoffe, Werkzeuge, Reinigung, Instandhaltung, Wartung kann eine Zuordnung bzw. Planung auf Basis der Inanspruchnahme vergangener Jahre erfolgen. Andere Kostenarten, etwa Versicherungsprämien oder Grundsteuern, werden mithilfe unterschiedlicher Schlüssel, z. B. Maschinenrestwert oder Quadratmeter, verteilt.

Die Materialkosten (Einzelkosten) sollen wie zuvor bei der Produktionskostenstelle nachrichtlich ausgewiesen werden, um einen aussagefähigen Soll-Ist-Vergleich und vollständige Kostenkontrolle zu ermöglichen.

Schritt 7: Schnittstellen bestimmen und informieren

Von der Neueinrichtung der Produktionskostenstellen sind verschiedene Bereiche und Personen direkt betroffen. Dazu finden Abstimmungs- und Informationsgespräche mit dem Ziel statt, durch Umstellungen und Prozessveränderungen auch künftig eine richtige Zuordnung und Buchung der Kosten umzusetzen.

Wichtige und unmittelbar betroffene Schnittstellen sind die Finanzbuchhaltung, der Einkauf und einige Lieferanten, mit denen das Unternehmen eine Online-Bestellabwicklung vereinbart hat. Auch der Vertrieb wird darüber informiert, dass es weiterhin nicht möglich sein wird, typische Vertriebskostenarten auf die neuen Produktionskostenstellen zu buchen.

Schritt 8: Mitarbeiter informieren

Nach Abschluss der Arbeiten werden alle Mitarbeiter detailliert informiert. Von Seiten des Rechnungswesens wird erstmalig ein kleiner Leitfaden erstellt, in dem die zentralen Informationen zu den Kostenstellen, den Zusammenhängen und Abhängigkeiten zusammengefasst sind.