Littmann/Bitz/Pust, Das Einkommensteuerrecht, EStG § 19 ... / 1. Allgemeines

a) Begriff

Rn. 282

Stand: EL 167 – ET: 09/2023

Bei den durchlaufenden Geldern und dem Auslagenersatz handelt es sich um Beträge, die ein ArbN vom ArbG erhält, um sie für ihn auszugeben, oder die er erhält, weil er sie für den ArbG ausgegeben hat. Diese Beträge sind lediglich ein Vermögensausgleich der für den ArbG getätigten Aufwendungen, s BFH BStBl II 2006, 473. Sie sind grundsätzlich gemäß § 3 Nr 50 EStG steuerfrei, im Grunde aber liegen keine steuerbaren Einnahmen vor; Bergkemper in H/H/R, § 3 Nr 50 EStG Rz 1 (Oktober 2019); Giloy, FR 1979, 554f.

Rn. 283

Stand: EL 167 – ET: 09/2023

Während der Arbeitslohn und die Aufwandsentschädigungen in erster Linie dazu bestimmt sind, die eigenen Aufwendungen des ArbN zu decken, wenn diese vielleicht auch mittelbar im Interesse des ArbG liegen mögen, stehen bei den durchlaufenden Geldern und dem Auslagenersatz die Zwecke des ArbG im Vordergrund, an denen der ArbN selbst kein unmittelbares eigenes Interesse hat. Die Ausgabe geschieht durch den ArbN nach Art eines Boten oder eines Vertreters des ArbG. Es handelt sich bei den durchlaufenden Geldern mehr um fremde Gelder (Vorschüsse) iSd §§ 669, 667 BGB oder beim Auslagenersatz um Anspruch auf Ersatz bereits verauslagter Gelder nach den §§ 670, 675 BGB.

Sobald jedoch ein nicht unerhebliches eigenes Interesse des ArbN an den Aufwendungen anzunehmen ist, kommen durchlaufende Gelder (Auslagenersatz) nicht in Betracht, und zwar dann auch nicht, wenn die Zahlungen des ArbG in die Form von durchlaufenden Geldern (Auslagenersatz) gekleidet sind. Nach ständiger Rspr, vgl schon BFH BStBl III 1954, 79; 1956, 281; 1959, 230; 1966, 607; BStBl II 1976, 231 müssen die Aufgaben ausschließlich oder doch bei weitem überwiegend durch Belange des ArbG bedingt, von diesem veranlasst oder gebilligt sein; auch Offerhaus, BB 1982, 978.

b) Einzelfälle

Rn. 284

Stand: EL 167 – ET: 09/2023

Das Urteil des RFH vom 29.07.1936, RStBl 1936, 987 bildet die folgenden Bsp, die auch heute noch Gültigkeit haben:

Beispiel 1:

Ein ArbN erhält von seinem ArbG Geld, um eine auf den ArbG laufende Rechnung im Namen des ArbG zu bezahlen.

Hier ist zweifellos der Fall durchlaufenden Geldes gegeben.

Beispiel 2:

Ein ArbN hat wegen Abwesenheit des ArbG eine auf diesen ausgestellte Rechnung zunächst aus eigenen Mitteln bezahlt und erhält den Betrag von seinem ArbG erstattet.

In diesem Falle ist typischer Auslagenersatz gegeben.

Beispiel 3:

Ein ArbG beauftragt seinen ArbN, bei seinem nächsten Kundenbesuch einem Kunden eine Kiste Zigarren zu schenken. Der ArbN kauft die Zigarren im eigenen Namen, schenkt sie dem Kunden und erhält den gezahlten Preis von seinem ArbG ersetzt.

Hier liegt ebenfalls Auslagenersatz vor, da der ArbN, wenn auch nach außen im eigenen Namen, im ausschließlichen Interesse des ArbG tätig geworden ist.

Beispiel 4:

Derselbe Fall wie im Bsp zuvor, nur hat der ArbG den ArbN nicht beauftragt, sondern der ArbN hat zunächst aus eigener Entschließung die Zigarren gekauft und verschenkt. Er berichtet dem ArbG hierüber, dieser billigt die Maßnahme und ersetzt dem ArbN den Kaufpreis.

Auch hier wird noch Auslagenersatz angenommen; denn der Fall liegt wirtschaftlich demjenigen gleich, der ArbN hat ein Geschäft des ArbG besorgt und ist deshalb in dessen, nicht im eigenen Interesse tätig geworden.

Beispiel 5:

Ein ArbN legt seinem ArbG monatlich einen Nachweis über die Aufwendungen vor, die er für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gemacht hat. Der ArbG ersetzt ihm den aufgewendeten Betrag.

In diesem Bsp liegt in dem Ersatz der Fahrtkosten grundsätzlich Arbeitslohn, weil das eigene Interesse des ArbN an den Fahrten und den für sie gemachten Aufwendungen überwiegt. Es handelt sich um WK-Ersatz, Offerhaus, BB 1982, 978. Dieser ist kraft Gesetzes nur steuerfrei, wenn dienstlich veranlasste Reise- oder Umzugskosten vorliegen, § 3 Nr 13 und Nr 16 EStG, dazu s Rn 298ff.

Der Ersatz von Mehraufwendungen für doppelte Haushaltsführung wird von der FinVerw – s R 9.11 Abs 10 LStR 2023 – als steuerfrei anerkannt. Der ArbN kann seine Aufwendungen dann nicht mehr als WK geltend machen.

Rn. 285

Stand: EL 167 – ET: 09/2023

Nach BFH BStBl III 1959, 230 bildet keinen Auslagenersatz oder durchlaufende Gelder die Zahlung der Mitgliedsbeiträge zu geselligen Vereinen durch den ArbG, da, mögen auch berufliche Gründe für die Mitgliedschaft an den Vereinen eine Rolle gespielt und damit die Interessen des ArbG Bedeutung für den Beitritt gehabt haben, ein wesentliches eigenes Interesse des ArbN vorhanden ist, das den Begriff des Auslagenersatzes oder des durchlaufenden Postens ausschließt. Das wäre nur anders bei weitaus überwiegend eigenbetrieblichem Interesse des ArbG, BFH BStBl II 1985, 718 (Industrieclub). Ebenso wenig bildet steuerfreien Auslagenersatz die Erstattung von Verzehraufwendungen an Sparkassenangestellte, die auf dienstliche Weisung in ihrer Freizeit Gaststätten aufsuchen, deren Inhaber Kunden der Sparkasse sind, BFH BStBl II 1976, 231; FG Nbg EFG 1984, 499; kritisch hierzu Giloy, FR 1979, 556. Der Fall des sog K...