Littmann/Bitz/Pust, Das Einkommensteuerrecht, EStG § 19 ... / 3. Reisekosten bei privaten ArbN

a) Grundsatz

Rn. 308

Stand: EL 167 – ET: 09/2023

Vergütungen, die ArbN außerhalb des öffentlichen Dienstes von ihrem ArbG zur Erstattung von Reisekosten erhalten, sind nach § 3 Nr 16 EStG steuerfrei, soweit sie die beruflich veranlassten Mehraufwendungen, bei Verpflegungsmehraufwendungen die Pauschbeträge nach § 4 Abs 5 S 1 Nr 5 EStG, nicht übersteigen. In Ergänzung zu § 3 Nr 16 EStG wird – wie schon bisher – in R 3.16 LStR 2023 klargestellt, dass sich die Steuerfreiheit der Erstattung von Reisekosten – wie auch der Umzugskosten und der Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung – nach den Grundsätzen in R 9.4–9.9 und 9.11 LStR 2023 richtet. Es dürfen die einzelnen Aufwandsarten zusammengefasst werden. Die Erstattungen des ArbG sind steuerfrei, soweit sie die Summe der nach R 9.5–9.8 LStR 2023 zulässigen Einzelerstattungen nicht übersteigen.

Die gesetzliche Festschreibung von einheitlichen Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen im Bereich der Reisekosten ab Kj 1996 beruht auf den BFH-Urteilen vom 26.01.1994 (BFH BStBl II 1994, 529) und vom 18.02.1994 (BFH BStBl II 1994, 532), in denen der BFH die pauschale Anerkennung von Verpflegungsmehraufwendungen bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit nach dem seinerzeit geltenden Recht in Frage gestellt hat. Ab Kj 1996 ist beim Verpflegungsmehraufwand auch kein Einzelnachweis mehr möglich. Es können höchstens die Pauschalen steuerfrei ersetzt werden.

b) Nachweis

Rn. 309

Stand: EL 167 – ET: 09/2023

Der Nachweis setzt nach R 9.5 Abs 2 LStR 2023 und BFH BStBl II 1980, 289 im Einzelnen Abrechnungen des ArbN voraus, aus denen die Dauer der Reise, deren Route und – soweit nicht die Pauschbeträge beansprucht werden – die Höhe der Kosten ersichtlich ist. Der ArbG habe diese Unterlagen zum Lohnkonto zu nehmen. Diese Rspr beruht auf Praktikabilitätsgründen und entspricht dem Vereinfachungszweck des LSt-Abzugsverfahrens, Anmerkung HFR 1980, 286.

c) Pauschsätze der LStR/Gesetzliche Regelungen ab 1996

ca) Rechtsgrundlage

Rn. 310

Stand: EL 167 – ET: 09/2023

Die Voraussetzungen für die Berücksichtigung von Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen waren vor 1996 nicht gesetzlich, sondern nur in den LStR geregelt. Die Pauschalen der LStR wurden von der Rspr ständig als angemessene Schätzungen nach § 162 AO angesehen, von denen abzuweichen Anlass nur bestand, wenn ihre Anwendung zu einer offensichtlich unrichtigen Besteuerung führen würde. Die Pauschbeträge dienten neben der Beweiserleichterung für den StPfl der Vereinfachung und Gleichbehandlung im Besteuerungsverfahren. Sie waren grundsätzlich auch von den FG zu beachten (BFH BStBl II 1986, 200; 1995, 324; vgl auch BVerfG 1978, 228). Im Jahre 1994 machte der BFH BStBl II 1994, 529; 1994, 534 deutlich, dass er die bisherige Ausgestaltung des Reisekostenrechts hinsichtlich der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand nicht länger billige. Entgegen seiner früheren Rspr machte er die Höhe des pauschalen Verpflegungsmehraufwands infolge einer Auswärtstätigkeit davon abhängig, welche Verpflegungssitutationen der StPfl am auswärtigen Tätigkeitsort vorfindet.

Rn. 311

Stand: EL 167 – ET: 09/2023

Seit 1996 wird erstmals gesetzlich geregelt, nämlich in § 4 Abs 5 S 1 Nr 5 EStG idF JStG 1996 und JStErG 1996, in welchem Umfang Verpflegungsmehraufwendungen aus Anlass einer Auswärtstätigkeit als BA abgezogen werden dürfen. Diese Vorschrift gilt über § 9 Abs 5 EStG sinngemäß für den Abzug von WK. Der Einzelnachweis höheren Mehraufwands für Verpflegung bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit ist ausgeschlossen.

Die Pauschbeträge für die Benutzung des eigenen Kraftfahrzeugs für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten sind in § 9 Abs 1 S 3 Nr 4a S 2 EStG iVm § 5 BRKG geregelt.

cb) Pauschbeträge für Fahrzeugbenutzung

Rn. 312

Stand: EL 167 – ET: 09/2023

Ab VZ 2014 gilt eine verkehrsmittelunabhängige Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 EUR für jeden vollen Kilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstrecke., s § 9 Abs 1 Nr 4 S 2 EStG.

Für VZ 2021 ist ab dem 21. Entfernungskilometer ein Satz von 0,35 EUR auzusetzen und für die VZ 2022 bis 2026 von 0,38 EUR, s § 9 Abs 1 S 3 Nr 4 S 8 EStG.

Aufwendungen des ArbN für beruflich veranlasste Fahrten, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie keine Familienheimfahrten sind, können mit den pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden, die für das jeweils benutzte Fahrzeug als höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzt sind, s § 9 Abs 1 S 3 Nr 4a S 2 EStG iVm § 5 BRKG. Die steuerfreien Pauschalen betragen je Fahrtkilometer

• beim Pkw 0,30 EUR.
• für jedes weitere motorbetriebene Fahrzeug 0,20 EUR

Hierzu zählen auch Elektrofahrräder, deren Motor auch Geschwindigkeiten über 25 km pro Stunde unterstützt.

Aufgrund der ausdrücklichen gesetzlichen Regelung gibt es keine "offensichtlich unzutreffende Besteuerung" mehr, s BMF BStBl I 2014, 1412 Rz 36. Somit sind die Urteile BFH BStBl II 1986, 200; 1992, 105 nicht mehr anzuwenden.

Rn. 313–316

Stand: EL 167 – ET: 09/2023

vorläufig frei

cc) Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand

Rn. 317

Stand: EL 167 – ET: 09/2023

Der Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen ist für ArbN ab VZ 2014 neu in § 9...