Littmann/Bitz/Pust, Das Einkommensteuerrecht, EStG § 41 Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug

Verwaltungsanweisungen:

R 41.1 – 41.3 LStR 2015; BMF v 24.10.2014, BStBl I 2014, 1412 (Ergänztes BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 01.01.2014);

BMF v 14.11.2014, BStBl I 2014, 1450 (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung u Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen u Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – GoBD);

BMF v 19.05.2015, BStBl I 2015, 468 (ESt-Pauschalierung bei Sachzuwendungen);

BMF v 30.07.2015, BStBl I 2015, 614 (Ausstellung von elektronischen LSt-Bescheinigungen für Kj ab 2016; Ausstellung von Besonderen LSt-Bescheinigungen durch den ArbG ohne maschinelle Lohnabrechnung für Kj ab 2016).

I. Pflicht zur Lohnkontenführung (§ 41 Abs 1 EStG)

Rn. 1

Stand: EL 115 – ET: 04/2016

Die Vorschrift regelt Inhalt und Ort der im LSt-Verfahren zu führenden Aufzeichnungen. Die Festlegung, welche einzelnen Daten aufgezeichnet werden müssen, ist weitgehend dem Verordnungsgeber überlassen worden, vgl § 41 Abs 1 S 7 EStG. Diese Ermächtigung ist durch § 4 LStDV ausgefüllt worden. Das Lohnkonto ist die wichtigste Unterlage für die LSt-Außenprüfung, da aufgrund des Lohnkontos in Verbindung mit anderen Unterlagen und Belegen dargelegt werden kann, wie bestimmte Zuwendungen an den ArbN lohnsteuerlich zu behandeln sind.

Rn. 2

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Durch das BeitrRLUmsG v 07.12.2011 (BGBl I 2011, 2592) wurde mit Wirkung ab dem 01.01.2012 die Vorschrift des § 41 Abs 1 S 2 EStG an die Regelungen zum Abruf der elektronischen LSt-Abzugsmerkmale (ELStAM) angepasst. Hiernach sind die abgerufenen elektronischen LSt-Abzugsmerkmale sowie die für den LSt-Abzug erforderlichen Merkmale aus der vom FA ausgestellten Bescheinigung für den LSt-Abzug (§§ 39 Abs 3 u 39e Abs 7 u 8 EStG) zu übernehmen.

Rn. 3

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Nach § 41 Abs 1 EStG hat der inl ArbG – dazu s § 38 Rn 15 (Lewang) – für jeden unbeschr und beschr stpfl ArbN für jedes Jahr ein Lohnkonto zu führen. Das Lohnkonto iSd § 41 EStG ist mit dem Lohn- und Gehaltskonto, das iRd zur Gewinnermittlung dienenden Buchführung zu führen ist, regelmäßig nicht identisch. Ob tatsächlich LSt einzubehalten ist, spielt im Allg – abgesehen vom Sammelkonto, dazu s Rn 18 – keine Rolle.

Das Lohnkonto ist nicht Bestandteil der allg Aufzeichnungspflichten, die jeder StPfl nach §§ 140 ff AO zu erfüllen hat. Es dient vielmehr der Verpflichtung, für lohnsteuerliche Zwecke den bezahlten Arbeitslohn durch die einbehaltene LSt u KiSt, die vermögenswirksamen Leistungen nach dem 5. VermBG und die gewährten Sparzulagen aufzuzeichnen. Es ist die Grundlage für die Angaben, die in LSt-Bescheinigungen zu übernehmen sind. Zu führen ist das Lohnkonto grundsätzlich am Ort der Betriebsstätte iSd § 41 Abs 2 EStG, dazu s Rn 26 ff.

Rn. 4

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Die im Lohnkonto enthaltenen Angaben sind Aufzeichnungen iSv § 145 Abs 2 AO (Rätke in Klein, § 145 AO Rz 3). Ein durch unrichtige oder fehlende Eintragungen begründeter Verstoß des ArbG gegen seine Aufzeichnungspflichten führt im Hinblick auf ein gegen ihn gerichtetes Haftungsverfahren zu einer Beweislastumkehr, wenn aus diesem Grund die Besteuerungsgrundlagen nicht festgestellt werden können. Begründung hierfür ist, dass die Eintragungen im Lohnkonto die Kontrolle des korrekten LSt-Einbehalts ermöglichen sollen.

Rn. 5

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Die Pflicht zur Führung eines Lohnkontos ist eine öff-rechtliche Verpflichtung, die nach §§ 328 ff AO erzwungen werden kann. Verstößt der ArbG ausschließlich gegen die Dokumentationspflicht, liegt noch keine Ordnungswidrigkeit nach § 380 AO vor, denn § 380 AO erschöpft sich in dem Verstoß gegen die Pflicht, Abzugsbeträge überhaupt, vollständig und rechtzeitig einzubehalten und abzuführen. Die Anmeldung der LSt ist nicht Gegenstand des § 380 AO (Jäger in Klein, § 380 AO Rz 8). Ein Verstoß gegen § 41 EStG kann sich nicht zulasten des ArbN auswirken, da nur der ArbG aufzeichnungspflichtig ist.

II. Form u Inhalt des Lohnkontos (§ 41 Abs 1 EStG)

A. Im Allgemeinen

Rn. 6

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Eine bestimmte Form des Lohnkontos ist nicht vorgeschrieben. Sie richtet sich im Wesentlichen nach der (technischen) Art und Durchführung der Lohnabrechnung und muss den Anforderungen des § 4 Abs 1 u 2 LStDV genügen. Die Regelung gilt natürlich nur, soweit dem ArbG die Eintragung möglich ist. Liegen die elektronischen Abzugsmerkmale nicht vor, so entfällt insoweit die Aufzeichnungspflicht, jedoch hat der ArbG dann hilfsweise andere Aufzeichnungsformen anzuwenden, um den LSt-Abzug zu dokumentieren.

Rn. 7

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Über die Regelung des § 4 LStDV hinaus sind auch Kurzarbeiter- und Schlechtwettergeld, Winterausfallgeld, Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, Zuschuss nach dem MutterschaftsschutzG, Zuschuss bei Beschäftigungsverboten für die Zeit vor o nach einer Entbindung sowie für den Entbindungstag während der Elternzeit nach beamtenrechtlichen Vorschriften, Entschädigungen nach dem InfektionsschutzG sowie die nach § 3 Nr 28 EStG steuerfreien Aufstockungsbeträge o Zuschläge bei jeder Auszahlung im Lohnkonto des ArbN einzutragen.

Rn. 8

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Da auf der elektronischen LSt-Bescheinigung gesonde...