Littmann/Bitz/Pust, Das Einkommensteuerrecht, EStG § 6 B ... / Schrifttum:

Ross/Drögemüller, Rückstellungspflicht aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen?, WPg 2003, 223;

Marx/Berg, Rückstellungen für Dokumentationsverpflichtungen nach HGB, IFRS und EStG, DB 2006, 169.

Verwaltungsanweisungen:

FinMin Berlin v 13.09.2006, III A – S 2175–1/06, DStR 2007, 156 (Geschäftsunterlagen: Rückstellung für die Aufbewahrung);

OFD Magdeburg v 21.09.2006, S 2137–41 – St 211, DB 2006, 2491 (Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen).

Rn. 1033

Stand: EL 175 – ET: 09/2024

Die das Unternehmen handels- und steuerrechtlich treffenden Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen abgelaufener Wj – zB Buchungsbelege, Ein- und Ausgangsrechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe, JA – verpflichten zur Bildung einer Rückstellung (BFH BStBl II 2003, 131). Die FinVerw hat zur Bewertung folgende Vorgaben ausgearbeitet (SenVerw Berlin v 13.09.2006, III A – S 2175–1/06, DStR 2007, 156 und OFD Magdeburg v 21.09.2006, S 2137–41 – St 211, DB 2006, 2491). Danach sind dem Grunde nach folgende Aufwendungen rückstellungsfähig:

• die Einmalkosten der Einlagerung (Archivierung, Mikroverfilmung, Digitalisierung, Datensicherung),
• Raumkosten (Miete, Gebäude-AfA, Rauminstandhaltung, Heizung und Strom),
• AfA für Einrichtungsgegenstände (zB Regale),
• anteilige Personalkosten,
• anteilige Finanzierungskosten (Zinsen), s Rn 1001.

Nicht rückstellungsfähig sind

• die Kosten für künftige Anschaffung oder Herstellung von Regalen etc,
• die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (uE zweifelhaft),
• die Einlagerung künftig (nach dem Bilanzstichtag) entstehender Unterlagen.

Bezüglich der Bewertungsmethode bietet die FinVerw zwei Alternativen an:

• Die jährlich anfallenden Kosten für die Aufbewahrung der Unterlagen werden gesondert ermittelt und mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist multipliziert.
• Die jährlich anfallenden Kosten für einen Archivraum (mit oder ohne Einrichtungsgegenstände?) werden mit dem Faktor 5,5 multipliziert (durchschnittliche Restaufbewahrungsdauer bei einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren). Zur Fristbestimmung gilt § 147 AO. Der Faktor 5,5 ist v BFH v 18.01.2011, X R 14/09, BStBl II 21 011, 496 bestätigt worden.

Nicht multipliziert werden dürfen die Einmalkosten der Einlagerung für die noch nicht archivierten Unterlagen. Dazu folgendes Bsp (nach OFD Magdeburg, DB 2006, 2491).

Beispiel:

Einzelunternehmer A bewahrt seine Geschäftsunterlagen in einem Nebenraum seines Betriebsgebäudes auf. Nach dem Bilanzstichtag ist mit folgenden Kosten für die Aufbewahrung der (entstandenen) Geschäftsunterlagen zu rechnen:

anteilige AfA und Unterhaltskosten für den Nebenraum (jährlich)	EUR 900
AfA für Einrichtungsgegenstände (jährlich)	EUR 200
Kosten für Hard- und Software zur Lesbarmachung der Daten (jährlich)	EUR 100
Kosten der Datensicherung (einmalig)	EUR 200

Lösung:

Die Rückstellung kann wie folgt berechnet werden:
anteilige AfA und Unterhaltskosten für den Nebenraum	EUR 900
+ AfA für Einrichtungsgegenstände	EUR 200
+ Kosten für Hard- und Software zur Lesbarmachung der Daten	EUR 100
= jährlich anfallende rückstellungsfähige Kosten	EUR 1 200
x 5,5	EUR 6 600
+ Kosten der Datensicherung	EUR 200
= Rückstellungsbetrag	EUR 6 800

In die Bewertung muss auch das gesetzliche Aufbewahrungsvolumen einfließen. Zu dieser Sachleistungsverpflichtung hat der BFH (BFH v 18.01.2011, X R 14/09, BStBl II 2011, 496) wie folgt entschieden:

• Zu berücksichtigen sind nur die Unterlagen, die am Bilanzstichtag noch der Aufbewahrungspflicht unterlagen.
• Das Erfordernis der Aufbewahrung künftig (nach dem Bilanzstichtag) entstehender Dokumente ist mangels wirtschaftlicher Verursachung (s §§ 4,5 Rn 874 (Hoffmann)) bis zum Stichtag nicht zu berücksichtigen.
• Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach § 147 Abs 4 AO mit dem Schluss des Kj, in dem die letzten Buchungsfälle angefallen sind, also zum 31.12.01 die Buchungsvorgänge im Jahr 01. Spätere Buchungen, zB die für den Dezember 01 in 02 oder die Abschlussbuchungen für das Jahr 01 sind nicht bis zum Bilanzstichtag verursacht.

Eine Abzinsung (s Rn 1021) ist nicht vorzunehmen, da die Verpflichtung bereits mit Entstehen der Unterlagen beginnt und deshalb kein Abzinsungszeitraum vorliegt.