Lohn- und Gehaltsabrechnung: Organisation / 12 Betriebsprüfung und Nachschau

12.1 Betriebsprüfung der Sozialversicherung

Die Angaben in den Gehaltskonten werden von den Rentenversicherungsträgern mindestens alle 4 Jahre überprüft.^[1] Die Prüfung erstreckt sich auf alle Beiträge und Abgaben zu allen Zweigen der Sozialversicherung. Dazu gehören auch die Unfallversicherung, die Abgaben zur Künstlersozialkasse, die Umlagen zur Erstattung der Entgeltfortzahlung und die Insolvenzgeldumlage.

Darüber hinaus haben die gesetzlichen Krankenkassen als Einzugsstellen Prüfrechte zur Klärung von Einzelfällen, z. B. zur Klärung von Versicherungs- und Beitragspflicht, zur Überprüfung von Erstattungen aus der Umlagekasse nach dem AAG und zur Abführung von Beiträgen zur freiwilligen Kranken- und Pflegeversicherung durch den Arbeitgeber.

[1]

S. Betriebsprüfung.

12.2 Lohnsteuer-Außenprüfungen

Die ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Steuerabzugsbeträge wird vom Finanzamt überprüft. Die Durchführung der Prüfung ist gesetzlich festgelegt und folgt besonderen Verfahrensregeln. Bei größeren Firmen erfolgt die Prüfung im 4-Jahresturnus im Wege einer sog. Anschlussprüfung. Die Prüfung wird im Normalfall digital durchgeführt.^[1] Einzelheiten zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen regelt eine bundeseinheitliche Verwaltungsanweisung.^[2]

Pflicht zur digitalen Lohnschnittstelle (DLS)

Der Arbeitgeber muss die im Lohnkonto des Arbeitnehmers aufgezeichneten steuerrelevanten Daten für Zwecke der Lohnsteuer-Außenprüfung nach einer amtlich vorgeschriebenen einheitlichen Form über eine digitale Lohnschnittstelle (DLS) elektronisch bereitstellen.^[3] Die Softwareunternehmen sind gesetzlich verpflichtet, die maschinellen Lohnabrechnungsprogramme an die Anforderungen der digitalen Lohnschnittstelle anzupassen.^[4] Die Regelungen zur digitalen Lohnschnittstelle gelten für alle Daten, die im Lohnkonto aufgezeichnet werden. Über das Lohnkonto sowie die im Einzelfall zugelassenen Nebenkonten hinausgehende Daten sind von der DLS ausgenommen. Allerdings bleibt das Recht zur digitalen Prüfung aller steuerlich relevanten Daten von der Anwendung der DLS unberührt. Dies gilt insbesondere für den digitalen Datenzugriff auf die Finanzbuchhaltung mit den lohnsteuerlich relevanten Sachkonten.^[5]

[1] §§ 146, 147 AO.

[2] BMF, Schreiben v. 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003, BStBl 2014 I S. 1450,

s. Lohnsteuer-Außenprüfung.

[3] § 41 Abs. 1 Satz 7 EStG i. V. m. § 4 Abs. 2a LStDV i. d. F. des StModernG v. 18.7.2016, BGBl I S. 1679.

[4] BMF, Schreiben v. 26.5.2017, IV C 5 – S 2386/07/0005:001, BStBl 2017 I S. 789.

[5] § 147 Abs. 6 Satz 2 AO.

12.3 Lohnsteuer-Nachschau

Für die Überprüfung der ordnungsgemäßen Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer wurde die Lohnsteuer-Nachschau^[1] eingeführt. Sie bedarf keiner vorherigen Ankündigung und dient als eigenständiges Prüfungsverfahren der Ergänzung der Lohnsteuer-Außenprüfung in Fällen illegaler Beschäftigung. Die Lohnsteuer-Nachschau ermöglicht es, Lohnsteuer-Außenprüfer an Einsätzen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) der Bundeszollverwaltung zu beteiligen.^[2]

Digitale Lohnschnittstelle auch bei Lohnsteuer-Nachschau

Die elektronische Bereitstellung der Daten in Form der DLS betrifft auch die Lohnsteuer-Nachschau. Im Rahmen der Lohnsteuer-Nachschau ist jedoch ein Datenzugriff nur mit Zustimmung des Arbeitgebers zulässig.^[3] Eine Erweiterung der Vorschrift des § 42g EStG wurde nicht vorgenommen.

[1] § 42g EStG.

[2] BMF, Schreiben v. 16.10.2014, IV C 5 – S 2386/09/10002 :001, BStBl 2014 I S. 1408.

[3] BMF, Schreiben v. 16.10.2014, IV C 5 – S 2386/09/10002 :001, BStBl 2014 I S. 1408, Tz. 5.