Lohnkonto / 1 Entgeltunterlagen

1.1 Arbeitnehmer

Für jeden Beschäftigten sind Entgeltunterlagen zu führen, unabhängig davon, ob er versicherungspflichtig ist. Die Führung der Entgeltunterlagen betrifft also auch versicherungsfreie Beschäftigte (u. a. Minijobber). Die Entgeltunterlagen sind in deutscher Sprache zu führen. Alle Angaben sind vollständig, richtig, in zeitlicher Folge und geordnet vorzunehmen. Die Entgeltunterlagen sind innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar vorzuhalten.

In Fällen, in denen ein Arbeitgeber keinen Sitz in der Bundesrepublik Deutschland hat, hat er zur Erfüllung der Aufzeichnungspflichten einen Bevollmächtigten mit Sitz im Inland zu bestellen.^[1]

Achtung

Konsequenz bei nicht ordnungsgemäßer Aufzeichnungspflicht

Wenn die Aufzeichnungspflicht nicht ordnungsgemäß erfüllt ist und dadurch die Versicherungs- oder Beitragspflicht nicht eindeutig festgestellt werden kann, ist bei einer Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung der Beitrag ggf. von der Summe der Arbeitsentgelte zu ermitteln.

[1] § 28f Abs. 1b SGB IV.

1.2 Haushaltsscheckverfahren

Arbeitgeber, die das Haushaltsscheckverfahren anwenden, sind für die von ihnen im Privathaushalt beschäftigten Arbeitnehmer von der Führung der Entgeltunterlagen freigestellt. Dies gilt auch für die erweiterte Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG.^[1]

[1] § 28f Abs. 1 Satz 2 SGB IV.

1.3 Bestandteile

Die Entgeltunterlagen umfassen alle Unterlagen, die Aufschluss geben über

• die Entgeltabrechnungsdaten des Arbeitgebers,
• die individuellen Entgeltabrechnungsdaten der Arbeitnehmer,
• die Zusammensetzung der monatlichen Arbeitsentgelte,
• die ordnungsgemäße Erstattung der Meldungen sowie
• die Krankenkassenzugehörigkeit.

Die Daten der einzelnen Abrechnungsergebnisse der jeweiligen Arbeitnehmer sind je Kalenderjahr als Jahreslohnkonto oder Sammlung von Lohn-/Gehaltsabrechnungen elektronisch in zeitlicher Folge und geordnet zusammenzufassen.

Wichtig

Dienst-/Werkvertrag im Baugewerbe oder im Speditions-, Transport- oder Logistikgewerbe

Wird ein Unternehmen im Baugewerbe oder im Speditions-, Transport- oder damit verbundenen Logistikgewerbe im Auftrag eines anderen Unternehmens im Rahmen eines Dienst- oder Werkvertrags tätig, müssen die Entgeltunterlagen und die Beitragsabrechnung so gestaltet sein, dass zum jeweiligen Dienst- oder Werkvertrag eine eindeutige Zuordnung der Arbeitnehmer, des Arbeitsentgelts und des darauf entfallenden Gesamtsozialversicherungsbeitrags möglich ist.

1.4 Inhalte

1.4.1 Mindestanforderungen

Die Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags^[1] stellt folgende Mindestanforderungen an den Inhalt der Entgeltunterlagen:

• den Familiennamen, Vornamen und ggf. das betriebliche Ordnungsmerkmal,
• das Geburtsdatum,
• die Anschrift,
• bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums die Staatsangehörigkeit und den Aufenthaltstitel,
• den Beginn und das Ende der Beschäftigung,
• den Beginn und das Ende der Altersteilzeit,
• das Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit einschließlich der Änderungen (Zu- und Abgänge), den Abrechnungsmonat der ersten Gutschrift sowie den Abrechnungsmonat für jede Änderung und einen Nachweis über die getroffenen Vorkehrungen zum Insolvenzschutz; bei auf Dritte übertragenen Wertguthaben sind diese beim Dritten zu kennzeichnen,
• die Beschäftigungsart, also die Bezeichnung der tatsächlich ausgeübten Beschäftigung,
• maßgebende Angaben über die Versicherungsfreiheit bzw. Befreiung von der Versicherungspflicht,
• das Arbeitsentgelt nach § 14 SGB IV (Zusammensetzung, zeitliche Zuordnung, ausgenommen sind Sachbezüge und Belegschaftsrabatte, soweit für sie keine Aufzeichnungspflicht nach dem Einkommensteuergesetz besteht),
• das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung (Zusammensetzung, zeitliche Zuordnung),
• das in der Unfallversicherung beitragspflichtige Arbeitsentgelt, die anzuwendende Gefahrtarifstelle und die jeweilige zeitliche Zuordnung,
• den Unterschiedsbetrag zwischen dem Arbeitsentgelt für Altersteilzeit und 80 % des Regelarbeitsentgelts, begrenzt auf den Unterschiedsbetrag zwischen 90 % der monatlichen Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung und dem Regelarbeitsentgelt,
• den Beitragsgruppenschlüssel,
• die Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag,
• die nach Beitragsgruppen getrennten Beitragsanteile des Arbeitnehmers,
• bei Entsendung Eigenart und zeitliche Begrenzung der Beschäftigung,
• Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit bis zum 31.12.2009, für die noch Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung zu entrichten sind,
• das gezahlte Kurzarbeitergeld und die hierauf entfallenden beitragspflichtigen Einnahmen.

Wichtig

Erweiterte Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG)

Für Arbeitgeber in bestimmten Wirtschaftsbereichen und für Minijobber sind detaillierte Stundenaufzeichnungen zu führen.^[2] Als Nachweis im Sinne des § 17 MiLoG kommen die maschinelle Zeiterfassung oder entsprechende manuelle Aufzeichnungen in Betracht. Die Aufzeichnungen sind mindestens wöchentlich zu führen. D...