Lohnsteuer-Anmeldung und Beitragsnachweis: Verfahren / Sozialversicherung

1 Beitragsnachweis

Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, der Krankenkasse als Einzugsstelle des Gesamtversicherungsbeitrags für jeden Entgeltabrechnungszeitraum einen Beitragsnachweis einzureichen. Der Beitragsnachweis enthält die abzuführenden Beiträge getrennt nach Beitragsgruppen. Er muss spätestens 2 Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge übermittelt werden.^[1]

[1]

S. Sozialversicherungsbeiträge, Fälligkeitstermine.

1.1 Entgeltabrechnungszeitraum

Die gesetzlichen Bestimmungen enthalten keine Vorschrift über die Dauer von Beitragsperioden.^[1] Jedoch sieht die Beitragsverfahrensverordnung für die Berechnung des Gesamtsozialversicherungsbeitrag den Kalendermonat vor.^[2]

[1]

S. Lohnabrechnungszeitraum.

[2] § 1 Abs. 1 Satz 1 BVV.

1.2 Form

1.2.1 Elektronischer Nachweis

Den Beitragsnachweis gibt es nur in elektronischer Form, er darf nur per Datenfernübertragung an die Einzugsstelle übermittelt werden.^[1]

[1] § 28f Abs. 3 SGB IV.

1.2.2 Vordruck

Für versicherungsfrei geringfügig Beschäftigte darf der Arbeitgeber, wenn er bestimmte Zwecke (u. a. mildtätige, kirchliche, wissenschaftliche) verfolgt, auf Antrag weiterhin den Beitragsnachweis auf Vordrucken erstatten. Dazu muss er glaubhaft machen, dass ihm eine Meldung auf maschinell verwertbaren Datenträgern oder durch Datenübertragung nicht möglich ist.^[1]

[1] § 28a Abs. 6a SGB IV.

1.2.3 Beitragsnachweis-Datensatz

Die DEÜV sieht die Verwendung eines bundeseinheitlichen Beitragsnachweis-Datensatzes vor, der von den Spitzenorganisationen der Sozialversicherung vorgegeben wird und Bestandteil eines jeden Entgeltabrechnungsprogramms sein muss.

Für die Beschäftigten in privaten Haushalten ist weiterhin der von der Minijob-Zentrale herausgegebene Haushaltsscheck zu verwenden, dieser wird weiterhin in Papierform ausgegeben.

1.3 Inhalt

Der Inhalt des Beitragsnachweis-Datensatzes ergibt sich aus der Anlage zu den "Gemeinsamen Grundsätzen zum Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenfernübertragung nach § 28b Abs. 2 SGB IV" in der jeweils aktuellen Fassung der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung.

1.3.1 Beitragsgruppen

Die Arbeitgeber haben in den Beitragsnachweisen die Beiträge getrennt nach den Beitragsgruppen der verschiedenen Versicherungszweige anzugeben. Zur eindeutigen Zuordnung wurden Beitragsgruppen geschaffen, denen jeder mögliche Beitragssatz in den verschiedenen Versicherungszweigen zugeordnet werden kann.

1.3.2 Schlüsselverzeichnis

Für die Bezifferung der Beitragsgruppen ist das numerische Schlüsselverzeichnis zu verwenden. Der numerische Versicherungsschlüssel besteht aus 4 Ziffern. Jede Stelle hat im numerischen Schlüssel eine Bedeutung.

1.4 Rechtskreisangabe

Der Beitragsnachweis-Datensatz enthält 2 Felder für die Rechtskreise Ost und West. Es ist jeweils der Rechtskreis zu kennzeichnen, für den die Beiträge bestimmt sind. Hat ein Arbeitgeber Beiträge für Beschäftigte in beiden Rechtskreisen nachzuweisen, muss er sowohl einen Datensatz für den Rechtskreis Ost als auch einen Datensatz für den Rechtskreis West übermitteln.

Wichtig

Kennzeichnung der Rechtskreise

Ist ein Arbeitgeber mit seiner Betriebsstätte nur in (ehemals) Ost-Berlin tätig, ist im Datensatz das Feld Rechtskreis West zu belegen. Insoweit richtet sich die Kennzeichnung nach dem Recht der Krankenversicherung. Dort gehört Ost-Berlin zum Rechtskreis West.

Die Unterscheidung in der Krankenversicherung zwischen den verschiedenen Rechtskreisen ist aus Gründen des Risikostrukturausgleichs notwendig.

1.5 Abgabefrist

Der Arbeitgeber hat den Beitragsnachweis spätestens 2 Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge zu übermitteln.^[1] Damit muss der Beitragsnachweis spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstags des Monats der Einzugsstelle vorliegen. Dies bedeutet, dass der Beitragsnachweis der Einzugsstelle um 0.00 Uhr des Tages vorliegen muss. Der Beitragsnachweis ist also nur dann rechtzeitig eingereicht, wenn die Einzugsstelle am gesamten fünftletzten Bankarbeitstag des Monats über den Beitragsnachweis verfügen kann.^[2]

Hinweis

Kein Bußgeld, aber Leistungsbescheid für Vollstreckung

Wird der Beitragsnachweis nicht oder nicht fristgerecht übermittelt, handelt es sich dabei um keine Ordnungswidrigkeit. Der Beitragsnachweis oder die Beitragsrechnung gilt für die Vollstreckung als Leistungsbescheid der Einzugsstelle.

[1] § 28f Abs. 3 Satz 1 SGB IV.

[2]

S. Sozialversicherungsbeiträge, Fälligkeitstermine.

2 Voraussichtliche Höhe/Schätzung der Beitragsschuld

Der Beitragsnachweis hat die Funktion, die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld anzuzeigen. In den Folgemonaten besteht das Beitragssoll aus

• der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld des aktuellen Monats und
• einem eventuell verbleibenden Restbeitrag des Vormonats.

Ggf. wird eine Verrechnung durchgeführt, wenn die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld zu hoch ermittelt wurde.

Hinweis

Keine Korrekturen aufgrund von Restbeiträgen aus dem Vormonat

Wegen des Restbeitrags oder eines Guthabens nach Ermittlung der endgültigen Beitragsschuld wird ein Korrektur-Beitragsnachweis für den Vormonat, aus dem der Restbeitrag dem Grunde nach herrührt, nicht erstellt.

Der Arbeitgeber kann in dem Beitragsnachweis die Höhe der Summe der Beiträge des Vormonats nachweisen, wenn Änderungen der Beitragsberechnung regelmäßi...