Mahlzeiten in der Entgeltabrechnung / 3.3 Essenmarken für fremdbewirtschaftete Kantine oder Gaststätte

Etwas anderes gilt, wenn die Leistungen des Arbeitgebers an den Betreiber der fremden Kantine oder bei Mahlzeiten außerhalb des Betriebs an die Gaststätte u. a. ausschließlich aus Barzuschüssen in Form von Essenmarken bestehen, deren Verrechnungswert 7,23 EUR nicht übersteigt. In diesen Fällen ist der Besteuerung der Wert der Essenmarke zugrunde zu legen, höchstens aber der amtliche Sachbezugswert. Die Essenmarke ist steuerfrei, wenn der Arbeitnehmer nach Verrechnung des Wertes der Essenmarke mindestens den amtlichen Sachbezugswert bezahlt.

Praxis-Beispiel

Ansatz des Verrechnungswerts der Essenmarke

Der Arbeitnehmer nimmt arbeitstäglich in einer Gaststätte ein Mittagessen zu 4,50 EUR ein und gibt die Essenmarke mit einem aufgedruckten Wert von 4,50 EUR in Zahlung.

Ergebnis: Lohnsteuerpflichtig ist der amtliche Sachbezugswert für die Mahlzeit von 4,13 EUR.

Der Arbeitnehmer kauft mittags in einer Gaststätte einen Imbiss zu einem Preis von 3 EUR. Er übergibt die Essenmarke mit einem aufgedruckten Wert von 1,50 EUR und zahlt die Differenz i. H. v. 1,50 EUR.

Ergebnis: Die Zuzahlung des Arbeitnehmers von 1,50 EUR unterschreitet den amtlichen Sachbezugswert für die Mahlzeit (4,13 EUR) um 2,63 EUR. Lohnsteuerpflichtig ist aber maximal der Wert der Essenmarke mit 1,50 EUR.

Erhält der Arbeitnehmer arbeitstäglich eine Essenmarke mit einem Verrechnungswert von mehr als 7,23 EUR, die beim Bezug einer Mahlzeit in einer nicht vom Arbeitgeber betriebenen Kantine oder außerhalb des Betriebs in einer Gaststätte u. a. eingelöst werden kann, ist stets die Essenmarke mit ihrem Verrechnungswert lohnsteuerpflichtig, ggf. gekürzt um ein vom Arbeitnehmer gezahltes Entgelt, das auch in einem vereinbarten Barlohnverzicht bestehen kann.

Praxis-Beispiel

Essenmarke als Barlohn

Die Arbeitnehmer können für 2 EUR Essenmarken im Betrieb erwerben, die in einer nahe gelegenen Gaststätte beim Bezug eines arbeitstäglichen Essens für 7,50 EUR (Verrechnungswert der Essenmarke) eingelöst werden können.

Ergebnis: Der Besteuerung ist der Verrechnungswert der Essenmarke zugrunde zu legen, abzüglich des vom Arbeitnehmer gezahlten Entgelts, also pro Mahlzeit 5,50 EUR. Die Pauschalbesteuerung mit 25 % ist ausgeschlossen, weil der 2024 für Essenmarken zugelassene Höchstbetrag von 7,23 EUR überschritten wird und deshalb für die Mahlzeit nicht der amtliche Sachbezugswert, sondern der tatsächliche Verrechnungswert der Essenmarke dem Arbeitslohn zugerechnet werden muss.

Nachweis der Arbeitnehmer-Zuzahlung

Der Arbeitgeber muss die Zuzahlung des Arbeitnehmers grundsätzlich in nachprüfbarer Form nachweisen.^[1] Dieser Einzelnachweis ist nur dann nicht erforderlich, wenn z. B. durch eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Betreiber der Gaststätte gewährleistet ist, dass die Zuzahlung des Arbeitnehmers für eine Mahlzeit den anteiligen amtlichen Sachbezugswert nicht unterschreitet. Denkbar wäre auch, dass die Zuzahlung des Arbeitnehmers von der Gaststätte auf der Essenmarke bestätigt wird.

[1] R 8.1 Abs. 7 Nr. 6 LStR.