Management Reporting: Diagramm- und Tabellentypen richti ... / 3 Anwendungsbeispiele

Bei der Gestaltung von Reports treten immer wieder ähnliche Grundsatzfragen auf: Welche Inhalte sollen als Tabelle, welche als Diagramm abgebildet werden? Welche Werte sind für die Empfänger am wichtigsten, welche dienen nur als Zusatzinformation? Welche Diagramm- oder Tabellentypen transportieren die Informationen am besten? Wie lassen sich Besonderheiten berücksichtigen und Platzprobleme vermeiden?

Konzept anwenden und pragmatisch entscheiden

Auf Basis der zuvor beschriebenen Entscheidungshilfen lassen sich diese Fragen meist nach kurzer Überlegung und Diskussion pragmatisch beantworten. Das sollen 3 ausgewählte Beispiele verdeutlichen, die auch in der beigestellten Arbeitshilfe in Excel mit eigenen Daten befüllt werden können. Dort stehen auch einige Tipps zur technischen Umsetzung in Excel.

3.1 Zeitreihenanalyse mit Small Multiples

Abb. 7: Zeitreihenanalyse mit Small-Multiple-Diagrammen

Mit der Grafik werden dem Publikum mehrere wichtige Hauptaussagen vor Augen geführt. Diese könnten bei der Präsentation wie folgt lauten: In der Schweiz und in Spanien setzt sich der negative Trend aufgrund der neuen Gesetzeslage fort. In Italien und Frankreich gibt es eine positive Entwicklung durch einen neuen Geschäftsbereich. Die negativen Effekte werden dadurch kompensiert. Der Konzernumsatz wächst um 23 Mio. EUR bzw. 3 %.

Für die Gestaltung war entscheidend, dass es sich um eine Übersichtsseite handelt. Daher kamen hauptsächlich Diagramme zum Einsatz. Als Grundtyp eignen sich hier Säulendiagramme mit horizontaler Achse, weil eine Zeitreihe über 5 Jahre gezeigt wird. Aufgrund der gewünschten Aussagekraft für einzelne Länder war klar, dass ein Mehrfachdiagramm sinnvoll ist. Hätte sich die Hauptaussage nur auf den Konzernumsatz bezogen, dann wäre ein gestapeltes Säulendiagramm besser gewesen.

Zur Hervorhebung der wichtigsten Effekte bekamen die Einzelgrafiken im letzten Jahr eine platzsparende, integrierte Abweichungsanzeige. In den Vorjahren gibt es hier keine Abweichungsanzeigen, weil diese für die Hauptaussagen nicht relevant sind und daher ablenken würden.

Einfache Lösungen für Sonderfälle finden

Interessante Besonderheiten gibt es beim letzten Diagramm "Andere" sowie bei der Darstellung des Konzernumsatzes. Mehrere sehr kleine Länder wurden im letzten Diagramm zusammengefasst. Die Aussagekraft wird dadurch nicht geschmälert aber die Seite bleibt übersichtlicher. Der Konzernumsatz, also die Summe aller Länder, wird nicht grafisch gezeigt. Das Konzern-Diagramm würde auf dieser Seite zu einem Skalierungsproblem führen. Es hätte auch keinen großen Mehrwert, weil die Konzern-Säulen ohnehin nicht direkt mit den einzelnen Ländern zu vergleichen sind. Daher werden die Summenwerte pragmatisch als Textinformation angeboten. Der Informationswerte ist dadurch gewährleistet und das grafische Konzept der Seite wird nicht gestört.

3.2 Grafische Abweichungsanalyse

Abb. 8: Grafische Abweichungsanalyse mit Strukturaufriss nach Ländern

Als Grundtyp eignet sich hier ein Balkendiagramm mit vertikaler Achse, da es sich um einen Strukturaufriss handelt. Das Basisdiagramm wird mit zwei separaten Anzeigen für absolute und prozentuale Abweichungen erweitert. Diese Art von mehrteiligen Diagrammen funktioniert modular. Einzelne Teildiagramme können bei verändertem Informationsbedürfnis hinzugefügt oder weggelassen werden. Die gleiche Grafikform wäre auch für viele andere Strukturaufrisse verwendbar.

Wasserfalldiagramm für kumulierte Werte

Die absolute Abweichung wird in diesem Fall mit einem Wasserfalldiagramm visualisiert. Dadurch ist grafisch sehr gut nachvollziehbar, wie die Gesamtabweichung zustande kommt. Bei der prozentualen Abweichung wäre eine derartige Kumulierung inhaltlich nicht sinnvoll.

Bei Balkendiagrammen bietet sich oftmals eine Sortierung der Werte an. In diesem Beispiel wurden die Länder nach Ist-Umsatz sortiert. Die Reihenfolge könnte aber auch durch eine der Abweichungsspalten festgelegt werden. In manchen Fällen wird bewusst auf ein Ranking verzichtet, so dass die einzelnen Kategorien immer in der gleichen Reihenfolge erscheinen und dadurch leichter auffindbar sind. Diese Detailentscheidung erfolgt am besten in Absprache mit Vertretern der jeweiligen Zielgruppe.

Eine Besonderheit ist in diesem Beispiel der fehlenden Balken für den Konzernwert. Würde dieser angezeigt werden, wären alle anderen Balken sehr klein. Das grafische Konzept würde nicht mehr funktionieren. Außerdem wäre der einzelne lange Balken mit keinem anderen Balken sinnvoll vergleichbar. Aus diesen Gründen wird der Basiswert für den Konzern nicht visualisiert sondern nur als Zahl angezeigt.

Problematische Balken ausblenden

Mit diesem Trick lässt sich noch ein anderer Sonderfall pragmatisch lösen. Wenn die Basiswerte in Relation zu den Abweichungen sehr groß sind, dann sind die Abweichungen bei gleichem Maßstab fast nicht mehr erkennbar. Tritt dieser Fall ein, würden alle Basisbalken durch einen einfachen Zahlenwert ersetzt werden. Nur die Abweichungen bekämen dann eine grafische Darstellung. Diese Lösung mag im ersten Moment ungewöhnlich erschei...