Management Reporting: Stand und Herausforderungen / 1 Zielsetzung, Inhalt und Aufgaben des Management Reportings

1.1 Definition

Die rechtzeitige Verfügbarkeit von aussagekräftigen Informationen zur Steuerung gehört zu den zentralen Erfolgsfaktoren unternehmerischer Tätigkeit. Das betriebliche Berichtswesen bzw. Reporting leistet dazu einen maßgeblichen Beitrag. Es umfasst alle Einrichtungen, Mittel und Maßnahmen eines Unternehmens zur Erarbeitung, Weiterleitung, Verarbeitung und Speicherung von Informationen über den Betrieb und seine Umwelt in Form von Berichten.^[1]

Zielorientierte Planung und Steuerung unterstützen

Berichte fassen Informationen für eine vorgegebene Zielsetzung zusammen. Im engeren Sinne umfasst das Berichtswesen damit die Informationsübermittlungsvorgänge an das Management, die diese bei der zielorientierten Planung und Steuerung unterstützen. Dafür wird der Begriff Management Reporting verwendet.^[2]

Das Reporting umfasst alle Berichte, die in schriftlicher oder elektronischer Form vorliegen, die systematisch erstellt werden sowie entscheidungsrelevante Informationen enthalten. Es verfolgt drei wesentliche Ziele:^[3]

1. Dokumentation von Ereignissen: Dies bezieht sich auf Ereignisse im Unternehmen als auch in der Unternehmensumwelt. Für bestimmte Daten und Informationen existieren gesetzliche Dokumentationspflichten, z. B. im Rahmen der Rechnungslegung.
2. Auslösung von Aktivitäten: Die Planberichterstattung bewirkt bei negativer Abweichung im Ist gegenüber dem Soll Gegensteuerungsmaßnahmen. Informationen über das Verhalten der Wettbewerber sind Auslöser für die Einleitung von Veränderungen im Unternehmen. Insofern wird ein Teil der betrieblichen Entscheidungen durch Berichtsinformationen erst angestoßen.
3. Vorbereitung und Kontrolle von Entscheidungen: Das Berichtswesen begleitet den gesamten betrieblichen Entscheidungsprozess von der Entscheidungsfindung über die Entscheidungsdurchsetzung bis hin zur Entscheidungskontrolle.

Zwar ist die vornehmliche Zielsetzung die Generierung von Informationen zur innerbetrieblichen Weiterleitung an das Management, dennoch kann die Weitergabe der Berichte auch an externe Berichtsempfänger wie Banken, Aktionäre oder Kunden erfolgen. Insofern wird nach den Berichtsempfängern zwischen internem oder externem Reporting unterschieden.

[1] Vgl. Küpper/Friedl/Hofmann/Hofmann/Pedell, 2013, S. 225 und S. 230.

[2] Vgl. Taschner, 2013, insbesondere S. 33 ff.; Weber/Schäffer, 2014, S. 229; Küpper/Friedl/Hofmann/Hofmann/Pedell, 2013, S. 230.

[3] Vgl. hier und im Folgenden Taschner, 2013, S. 57 ff.

1.2 Möglichkeiten der Systematisierung

Standard-, Ad-hoc- und Abweichungsberichte

Berichte lassen sich nach verschiedenen Kriterien systematisieren,^[1] z. B. nach dem Sachgebiet (Finanzen, Personal), nach dem Zeitbezug (Ist, Soll), nach der Art des verwendeten Informationsmediums (Papier, Intranet, Web), der Frequenz (regelmäßig, unregelmäßig), dem Verdichtungsgrad oder der Funktion (Planung, Dokumentation). In der betrieblichen Praxis ist vor allem die Unterscheidung in Standardberichtswesen und Ad-hoc-Reporting sowie Abweichungsreporting von Relevanz. Klassische Standardberichte sind z. B. wiederkehrende Monatsberichte, die über eine festgelegte Struktur, einen einheitlichen Aufbau und Schlüsselkennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) verfügen.

• Standardberichte umfassen regelmäßig einmal festgelegte Inhalte, die den Informationsbedarf der Berichtsempfänger decken. Sie stellen den Kerninhalt des Berichtswesens dar. Auf der Basis des ermittelten Informationsbedarfs werden die Berichte mit standardisiertem Inhalt, in gleichbleibender Form, zu festgelegten Zeiten an relativ viele Empfänger regelmäßig übermittelt. Die Empfänger wählen die für sie zutreffenden Informationen aus. Kurzfristig entstehenden Informationsbedarf sowie den Bedarf nach individuellen Informationen können Standardberichte nicht decken.
• Ad-hoc-oder Bedarfsberichte sind eine Reaktion auf einmalige Anforderungen von Entscheidungsträgern zur Aufbereitung von Daten. Ausgelöst werden diese Berichte durch die kurzfristig und sporadisch auftretenden individuellen Informationsbedarfe der Empfänger. Die jeweiligen Berichte sind konsequent empfängerorientiert, da sie keine Information enthalten, die über den individuellen Informationsbedarf hinausgeht. Mit der Weiterentwicklung der Informations- und Kommunikationstechnik gewinnen Bedarfsberichte an Bedeutung und ersetzen Standardberichte teilweise. Die technischen Möglichkeiten versetzen Informationsempfänger zusehends in die Lage, individuell gewünschte Informationen durch direkten Zugriff auf zentrale Datenbanken und Auswertungsmodule selbst zu erzeugen. Dadurch ergibt sich ein völlig neues Feld im Reporting, welches durch den Begriff "Self-Service" beschrieben wird.
• Abweichungsberichte – oftmals auch Monitoring genannt – werden ausgelöst, wenn im Prozess der Plandurchführung die vorher vereinbarten Toleranzwerte für Abweichungen vom Plan im Ist überschritten werden. Lediglich bei wesentlichen Abweichungen vom normalen Verlauf werden Informationen an Empfänger weitergegeben. Demzufolge sind Berichtsinhalt und -zeitpunkt auf den konkreten Abw...