Management Reports gestalten: Durchdachtes Design als Er ... / 1.2 Design

Inhalte bestimmen die Form der Darstellung

Designfragen lassen sich meist schnell lösen, wenn die Berichtsinhalte und Ziele geklärt sind. Auch hier gibt es kein "richtig" oder "falsch". Das Berichtsdesign ist kein Selbstzweck. Es geht nicht um "schön" oder "hässlich", sondern darum, ob die Inhalte verstanden werden. Die häufigsten Probleme beim Berichtsdesign sind dekorative, uneinheitliche Darstellungen, falsche Skalierung und geringe Informationsdichte (vgl. Abb. 2).

Abb. 2: Typische Designverbesserungen: A) Dekoration vermeiden, B) Skalierung beachten, C) Informationsdichte erhöhen

• Dekorative Elemente, wie Hintergrundfüllungen, Farbvarianten, 3-D-Effekte und verspielte Schriften verschlechtern die Lesbarkeit. Unnötige Redundanz und zufällig ausgewählte Grafiktypen führen ebenfalls zur Verwirrung.
• Falsche Skalierung in Diagrammen verhindert, dass der Betrachter einen realistischen Eindruck von der Faktenlage bekommt, nämlich wenn gleich große Balken völlig unterschiedliche Werte zeigen.
• Geringe Informationsdichte verursacht langweilige, profane Darstellungen und erschwert das Erkennen des Gesamtbildes. Ein typischer Fall hierfür ist, dass jeder Standort auf einer eigenen Seite präsentiert wird, statt alle Standorte auf einer Übersichtsseite zu komprimieren.

Ein gut gestalteter Bericht vermeidet diese Probleme und verwendet eine standardisierte Darstellung, die festen Regeln folgt. Er verzichtet auf unnötige Elemente und kann seine Botschaften daher auch unter schwierigen Bedingungen transportieren. Häufig arbeiten die Empfänger unter hohem Zeit- und Erfolgsdruck. Sie haben gelernt, mit der ständigen Informationsüberflutung umzugehen, indem sie unwichtige Details wegfiltern. Nur was klar und eindeutig erkennbar ist, wird auch wie gewünscht wahrgenommen. Die Berichtsempfänger können gut informiert ihre Entscheidungen treffen und die Ersteller präsentieren sich als kompetente Partner.

Gutes Berichtsdesign hat ein klares Ziel

Das Ziel guten Berichtsdesigns ist also eine funktionierende geschäftliche Kommunikation, nicht Abwechslungsreichtum oder Gefälligkeit. Diese Sichtweise widerspricht der häufig anzutreffenden Dekorationskultur.

In anderen Lebensbereichen hat sich funktionales Informationsdesign längst durchgesetzt – teilweise schon vor Jahrhunderten. Landkarten, Bauzeichnungen und Notenblätter folgen festen Gestaltungsregeln und können deshalb ihren Zweck perfekt erfüllen. Wer Landkarten lesen kann, muss sich nicht jedes Mal neu mit der Legende vertraut machen. Er kann sich voll auf die Inhalte konzentrieren, z. B. Fahrtrouten vergleichen oder Entfernungen abschätzen.

Managementberichte sind von diesem Nutzwert oft weit entfernt. Empfänger müssen sich zuerst voll auf Äußerlichkeiten konzentrieren, damit sie verstehen, wie die Diagramme und Tabellen zu lesen sind. Erst dann nähert man sich vorsichtig den Inhalten. Dieser anstrengende Prozess wiederholt sich auf jeder neuen Berichtsseite. Häufig bleibt das unangenehme Gefühl, etwas übersehen oder falsch verstanden zu haben.

Ein durchdachtes, einheitliches Gestaltungskonzept hilft, diesen bedenklichen Zustand zu verbessern. Der Empfänger gewinnt Sicherheit und Zeit für Inhalte und Entscheidungen. Dafür muss er die Regeln nicht einmal explizit kennen. Es reicht, dass es Regeln gibt, die der Ersteller konsequent einhält.