Management Reports gestalten: Durchdachtes Design als Er ... / 3 Erfahrungen aus der Umsetzung

Top-down-Ansatz verspricht mehr Erfolg

Änderungen im Reporting können aus 2 Richtungen erfolgen: top down, ausgehend von den ranghöchsten Berichtsempfängern, oder bottom up, ausgehend von den Berichtserstellern. Größere Erfolgschancen bietet die Top-down-Strategie. Berichtsersteller verstehen sich dabei als Dienstleister, die neben ihrer inhaltlich-fachlichen Kompetenz auch eine neu erworbene Designkompetenz einsetzen, um die Informationsversorgung der Empfänger zu verbessern.

Im Mittelpunkt steht der individuelle Informationsbedarf der Berichtsempfänger. Die Gestaltung von Grafiken, Tabellen und anderen Berichtselementen wird darauf ausgerichtet, die Fragen der Empfänger zu beantworten und alle relevanten Inhalte klar und verständlich zu transportieren.

Schrittweise erfolgreich umsetzen

Ausgangspunkt jeder Umsetzungsarbeit ist eine Person oder eine Gruppe, die einen Verbesserungsprozess einleiten möchte. Für eine erfolgreiche, nachhaltige Reporting-Optimierung hat sich ein Top-down-Vorgehen in 3 Schritten bewährt: Umdenken – Neues Design – Softwarelösung.

3.1 Umdenken einleiten

Berichtsempfänger von Anfang an einbeziehen

Ziel der 1. Phase ist ein konkreter Handlungsauftrag des Managements an ein Projektteam oder eine Fachabteilung. Auf Basis dieses Auftrags und der dafür budgetierten Ressourcen folgen dann die nächsten Umsetzungsschritte.

Um dieses erste Ziel zu erreichen, sollte das Management zunächst die Vorteile einer verbesserten Berichtsgestaltung verstehen. So entsteht bereits frühzeitig ein konstruktiver Dialog zwischen Berichtserstellern und Berichtsempfängern. Die Empfänger sind in den Designprozess eingebunden. Dabei entsteht eine gemeinsame, realistische Vorstellung vom angestrebten Ergebnis des neuen Reporting-Designs. Gleichzeitig können bereits erste wichtige Rückmeldungen für die nachfolgende Designphase aufgenommen werden.

In dieser Phase lässt sich auch sehr gut der tatsächliche Informationsbedarf der Zielgruppe klären: Welche Fragen sollen die Berichte beantworten? Welche Aspekte haben die höchste Priorität? Oft haben sich Berichtsteile über Jahre angesammelt. Das Reporting ist teilweise redundant und überladen. Gleichzeitig fehlen möglicherweise Übersichten und relevante Details. Saubere Strukturen und Konzentration auf das Wesentliche sind für den Erfolg der Neugestaltung entscheidend. Dies sollte auch den Berichtsempfängern von Anfang an vermittelt werden.

Das Ende der 1. Umsetzungsphase bildet idealerweise der ausdrückliche Wunsch des Managements, zukünftige Berichte in einer neuen, einheitlich hohen Qualität zu erhalten.

3.2 Neues Design konzipieren

Designkonzept in 2 Phasen erarbeiten

Ziel der 2. Phase sind konkrete, detaillierte Designentwürfe für alle Berichtsseiten. Diese Konzeptionsleistung wird hauptsächlich von einem kleinen Kernteam erbracht. Das Team besteht meistens aus Vertretern ausgewählter berichtserstellender Fachabteilungen, wie Controlling, Führungsstäben und IT. Ein erfahrener externer Spezialist kann dem Team helfen, methodisch, reflektiert und zügig zum gewünschten Ergebnis zu kommen. Außerdem werden nach Bedarf Fachkräfte für Detailfragen einbezogen. Auch der Kontakt zur Zielgruppe der Berichtsempfänger ist während der Designphase wichtig, um Feedback zu erhalten.

Beim Berichtsdesign hat sich eine 2-stufige Methode bewährt: Zuerst werden hausinterne Gestaltungsregeln definiert. Dann werden, unter Anwendung dieser Regeln, die Seitenentwürfe entwickelt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Berichtsteile ein schlüssiges Gesamtbild ergeben – auch bei späteren Ergänzungen.

3.2.1 Regeln definieren

Um Regeln definieren zu können, werden zunächst alle geplanten Berichtsinhalte gesichtet und hinsichtlich ihrer Darstellung strukturiert. Beispielsweise ist wichtig, welche Datenarten (Ist, Plan, Forecast), Währungen und Zeitperioden (Tage, Monate, Jahre) vorkommen oder welche Wert- und Mengengrößen bzw. Bestands- und Flussgrößen zu unterscheiden sind. Für alle regulär vorkommenden Fälle werden dann eindeutige Darstellungsvarianten festgelegt.

Abb. 3: Häufig verwendete Diagrammtypen für Managementberichte

Die Gestaltungsregeln werden in einem kurzen Leitfaden dokumentiert. Ein solches Regelhandbuch umfasst meist zwischen 10 und 20 Seiten, hauptsächlich bestehend aus tabellarischen Übersichten und Abbildungen (vgl. Abb. 3). Neben Diagrammvarianten werden auch Tabellenköpfe, Zahlenformate, Farben, Kennzahlenbezeichnungen und viele andere Details mithilfe der Regeln vereinheitlicht. Als besonders nützlich haben sich Designmuster für wichtige Berichtselemente erwiesen, z. B. für Abweichungstabellen und Übersichtsschaubilder. In solchen Musterseiten lassen sich viele Details ohne lange Umschreibungen dokumentieren.

Praxis-Tipp

Dokumentation möglichst kurz halten

Diese pragmatische Form der Dokumentation ist wichtig, da anderenfalls das Regelwerk zu unübersichtlich werden würde. Das könnte dazu führen, dass die Regeln nicht richtig verstanden und daher nicht konsequent angewendet werden. Aus diesem Grund können seltene und ungewöhnliche Fälle bei der Definition der Rege...