Management Reports gestalten: Durchdachtes Design als Er ... / 3.2.2 Seiten entwerfen, Regeln anwenden

Der Übergang von der Regeldefinition zu den konkreten Seitenentwürfen ist fließend. Die ersten Entwürfe fließen normalerweise bereits als Designmuster in das Regelhandbuch ein.

Sobald das Handbuch vorliegt, werden im 2. Schritt der Konzeption systematisch alle geplanten Berichtsseiten entworfen. Besonders produktiv funktioniert das, wenn die Entwürfe per Hand auf Papier gezeichnet (vgl. Abb. 4) oder aus einfachen Grafikelementen in PowerPoint zusammengesetzt werden. Auf diese Weise bleibt die Diskussion im Workshop immer beim Kernthema und wird nicht in Richtung der technischen Umsetzung abgelenkt.

Abb. 4: Designentwurf für eine Berichtsseite (Auszug)

In dieser Phase der Umsetzung wird die eigentliche Gestaltungsarbeit geleistet. Das beinhaltet weit mehr als nur die formale Vereinheitlichung anhand der zuvor definierten Regeln. Für jeden Berichtsteil und jede Seite wird eine Designidee zunächst grob skizziert und dann schrittweise ergänzt und verfeinert. Dabei sollten frühzeitig repräsentative Echtdaten einbezogen werden, um den Aufwand späterer Überarbeitungen so weit wie möglich zu minimieren.

Entscheiden Sie sich für klare Strukturen

Die Diskussion in Designworkshops dreht sich stets sehr intensiv um die Priorisierung und Strukturierung der Berichtsinhalte. Dieser Prozess ist nicht automatisierbar. Er erfordert menschliche Kreativität, Diskussion und Entscheidungen. Es gibt nicht eine einzige richtige Lösung für alle, sondern vielmehr individuell sinnvolle Varianten für jeden Anwendungsfall.

Ein typisches Beispiel sind Abweichungen. Häufig werden viele Abweichungen gleichwertig nebeneinander angezeigt, z. B. Ist zum Vorjahr, zum Plan, zum Forecast, unterjährig und ganzjährig, absolut und prozentual. Es wird argumentiert, dass alle diese Daten berichtet werden müssen, damit die Berichtsempfänger umfassend informiert werden. Tatsächlich wird jedoch lediglich die Lesbarkeit des Berichts verschlechtert und die unerlässliche Filterung und Priorisierung werden an den Berichtsempfänger delegiert. Dieser braucht viel Zeit und Konzentration, um die große Menge von Daten auszuwerten, was eigentlich nicht seine Aufgabe ist.

Für eine spürbare Verbesserung aus Sicht des Managers genügt es nicht, alle Abweichungsvarianten in einem neuen Tabellenlayout darzustellen oder mit standardisierten Diagrammen zu visualisieren. Wichtig ist hierbei vor allem eine klare Priorisierung. Wenn das Unternehmen hauptsächlich nach der absoluten Abweichung vom Plan gesteuert wird, dann wird nur diese eine Abweichung visuell hervorgehoben. Eventuell wird eine 2. oder 3. Abweichung noch zusätzlich in tabellarischer Form berichtet. Alle anderen Varianten werden weggelassen.

In Detailentscheidungen dieser Art liegt ein wichtiger Teil der Wertschöpfung der Berichtsersteller. Sie selektieren und filtern aus der unüberschaubaren Datenflut die relevanten Teile heraus und präsentieren sie so, dass steuernde Managemententscheidungen unterstützt werden.

Weiterführende Details können bei Bedarf jederzeit in Form von Zusatzauswertungen zur Verfügung gestellt werden. Auch diese Auswertungen werden nach den hauseigenen Gestaltungsregeln erstellt und sind daher für den Berichtsempfänger mühelos verständlich.

Die technische Umsetzung wird in der Designphase noch bewusst ausgeklammert. Dennoch ist es von großem Vorteil, wenn zumindest einer der Mitwirkenden über einschlägige Erfahrungen in der Umsetzung von Grafiken, Tabellen und ganzer Seitenlayouts mit geeigneten Softwaretools verfügt. Ein erfahrener Spezialist kann technisch schwer umsetzbare Designvorschläge rechtzeitig durch leicht umsetzbare Alternativen ersetzen und dadurch die weitere Umsetzung beschleunigen.