Maschinenstundensatzrechnung in Handwerk und Produktion: ... / Praxisfall und Lösung

Problemstellung

Bruno Hasenkamp ist Zulieferer für die Büromöbel- und Küchenindustrie. Er stellt im Auftrag seiner Kunden Metallteile in Serien her, z. B. Tischgestelle, Stuhlbeine und -lehnen, Schubladenschienen und Außenflächen für Aktenschränke. In der Produktion setzt er 5 Maschinen ein. Bisher hat Hasenkamp mit seinen Kunden die Preise für seine Produkte frei verhandelt und nicht sorgfältig kalkuliert. Er hat lediglich die Kosten für den voraussichtlichen Materialverbrauch sowie die wahrscheinliche Arbeitszeit geschätzt.

Hasenkamp hat die Möglichkeit, einen neuen Kunden zu gewinnen, der ihm große Mengen Stuhlrahmen abnehmen möchte, aber nicht die bisher üblichen Preise zahlen möchte. Pro Stück (Ober- und Unterrahmen) will der Kunde ihm 51,50 EUR anstelle von bisher 56,50 EUR brutto für ähnliche Aufträge zahlen. Hasenkamp ist unsicher, ob sich die Annahme des Auftrages lohnt. Da Hasenkamp in seiner Produktion mehrere Maschinen einsetzt, empfiehlt ihm ein Berater seiner Kammer, für die Kalkulation eine Maschinenstundensatzrechnung einzusetzen.

Umsetzung

Hasenkamp ermittelt zunächst Arbeitsstunden und Laufzeiten für seine Maschinen. Diese Zeiten sind die Grundlage für die Kostenverteilung .

Ausgangspunkt sind in beiden Fällen die Kalendertage des Jahres. Diese werden um Sonn- und Feiertage sowie weitere Ausfallzeiten gekürzt. Damit bleiben pro Beschäftigtem rund 1.720 Arbeitsstunden pro Jahr, die maximal geleistet werden könnten. Da Hasenkamp und seine Mitarbeiter nicht immer produktiv arbeiten können, werden die Stunden um 20 % gekürzt. Diese Zeiten sind er und seine Mitarbeiter mit administrativen Aufgaben befasst. Hasenkamp selbst benötigt einen Großteil seiner Arbeitszeit zur Kundenakquise. Er geht davon aus, dass er daher nur rund 50 % der bereits gekürzten produktiven Zeit für seinen im Betrieb tätig ist.

Ähnlich sieht die Situation bei den Maschinen aus. Auch diese können nicht rund um die Uhr laufen. Die Erfahrung zeigt, dass es immer wieder zu ungeplanten Stillstandzeiten kommt, etwa für Reparaturen. Hasenkamp schätzt, dass diese Zeiten rund 15 % der möglichen Kapazität ausmachen. Bei Maschine 4 stellt sich die Lage etwas anders dar. Diese nutzt er nicht an allen Tagen in der Woche. Daher erhöht er hier den Prozentwert für die Stillstandzeiten auf 30 %. Entsprechend geringer fällt die Stundenzahl aus, auf die die Kosten verrechnet werden.

Abb. 2: Berechnung der Arbeitszeiten

Abb. 3: Berechnung der Maschinenlaufzeiten

Die Kosten seines Betriebs ermittelt Hasenkamp mit seinem Steuerberater. Grundlage sind die Zahlen des Vorjahres, da Hasenkamp keine Planung durchführt. Beide gehen alle Positionen durch und prüfen, ob und welche Veränderungen im laufenden Jahr zu erwarten sind. Dabei achten sie darauf, dass die Kosten in Einzel- und Gemeinkosten unterteilt werden. Als Einzelkosten sehen beide das Material und spezielle Werkzeuge und Frachten an. Die Einzelkosten werden aus Gründen der Vollständigkeit nachrichtlich in die Übersicht eingegeben. Die Gemeinkosten tragen sie in die Kostenübersicht für den Gesamtbetrieb ein (siehe Abb. 4, Spalte Gesamtsummen Betrieb).

Dann werden die Gesamtgemeinkosten mit Schlüsseln und Schätzungen auf Maschinen und Betrieb verteilt. Grundlage für die Verteilung der Personalkosten sind die Arbeits- und Maschinenstunden. Grundlage für die Verteilung der Mieten die Quadratmeter, die die Maschinen in Anspruch nehmen. Die restlichen Quadratmeter werden dem Betrieb zugeordnet. Die Abschreibungen werden entsprechend dem aktuellen Buchwert der Maschinen und sonstigen Anlagegüter verteilt. So verfahren beide bei jeder Kostenart. Sie suchen einen Verteilschlüssel, mit dessen Hilfe eine einfache und sachgerechte Verteilung der Kosten möglich ist. In mehreren Fällen, etwa den Reisekosten, der Werbung oder der Kommunikation, werden die Kosten vollständig dem Betrieb zugeschlagen. In einigen Fällen, etwa Versicherungen und Abgaben, schätzen sie, wie eine "geeignete" Verteilung aussehen kann. Hier soll in Zukunft versucht werden, zu genaueren Ansätzen zu gelangen. Am Ende sind alle Kosten verteilt. Die Gesamtkosten für Betrieb/Produktion und Maschinen werden durch die Arbeits- bzw. Maschinenstunden dividiert und Hasenkamp weiß, was ihn eine Arbeits- und eine Maschinestunde kostet. Für ihn überraschend ist, dass die Kosten je Stunde erheblichen Schwankungen unterliegen. Seine Arbeitsstunde ist mit 38,51 EUR vergleichsweise preiswert. Hingegen kostet die Stunde an Maschine 1 über 60 EUR, an Maschine 2 fast 50 EUR.

Abb. 4: Ermittlung der Kosten und Stundensätze für Maschinen und Arbeitszeit (Maschinen 2-6 ausgeblendet)

Ergebnis

Mit diesen Daten erstellt Hasenkamp ein Angebot für den neuen Kunden. Für das Material muss er bei seinem Lieferanten 99.000 EUR bezahlen. Die Arbeits- bzw. Maschinenlaufzeiten schätzt Bruno Hasenkamp. Aus ähnlichen Aufträgen der Vergangenheit weiß er, dass er pro Gestell rund 1,5 Minuten für Montage und manuelle Tätigkeiten benötigt. Dennoch baut er 10 Stunden als "Puffer" für Unvorhergesehenes ein, da häuf...