Mit Excel und Access Kennzahlen aus Vorsystemen generieren / 4 Aufbereitung und Bereitstellung der Bewegungsdaten aus Access

Access und Excel verbinden

Die Daten sind nun zwar als Tabellen in Access verfügbar, müssen aber noch mithilfe von Abfragen für den Zugriff aus Excel modifiziert werden. Hierfür muss innerhalb von Access in den Bereich Abfragen gewechselt werden, um die Daten über eine Kette von Abfragen zu modifizieren bzw. aufzubereiten. Es ist nicht möglich, alle Modifikationen innerhalb einer einzigen Abfrage auszuführen, weshalb eine neue Abfrage immer auf einer vorhandenen Abfrage aufbaut. Die Abfragekette für die Daten aus der Finanzbuchhaltung ist nachfolgend einmal exemplarisch aufgelistet:

1. Abfrage qrySusajjjj_01: Hängt zunächst über eine sogenannte Union-Abfrage alle vier Ausgangstabellen (verkettete Text-Dateien im Bereich Tabellen) hintereinander.

   Abb. 6:Die Text-Dateien mit den Rohdaten aus der FiBu werden über eine Union-Abfrage "hintereinander"gehängt

2. Abfrage qrySusajjjj_02: Filtert das Jahr und den Monat aus dem Datum und hängt die Kontonummer und die Kontenbezeichnung (in einem gemeinsamen Feld) zusammen. Ebenfalls werden die Datenart Ist und die Wertart EUR dem Datensatz beigesteuert ("Datenanreicherung").
3. Abfrage qrySusajjjj_04: Dient der Verdichtung der Jahressummen pro Konto.
4. Abfrage qrySusajjj_05:  Fügt die beiden vorherigen Abfragen aneinander.
5. Abfrage qrySusajjjj_50:  Bildet den Key, der in Excel zur Datenfindung benötigt wird.

Abb. 7:In dieser Abfrage wird der Key gebildet

Die Abfrageketten für die Werte aus dem Bereich Personalwesen (Mitarbeiterstunden) und Vertrieb (Mengen) werden analog aufgebaut. Die Ergebnisse aus allen drei Abfrageketten werden dann in der Abfrage qryKennz_90 zusammengeführt und an die letzte Abfrage qryKennz_99, die nachfolgend abgebildet ist, übergeben.

Abb. 8:Die Abfrage mit den finalen Daten für die Excel-Auswertungen

Aufbau einer dynamischen Verbindung

Damit nun die Daten zwischen Excel und Access über eine dynamische Verbindung "durchgereicht" werden können, muss die Access-Datenbank Daten.mdb ODBC-fähig gemacht werden. Dies erfolgt über das Menü Systemsteuerung/Verwaltung/Datenquellen(ODBC). Dort wird über den Button Hinzufügen das Dialogfenster Neue Datenquelle erstellen geöffnet und der Eintrag Microsoft Access-Treiber(*.mdb) markiert. Jetzt muss über den Button Auswählen die Datenbank Daten.mdb aus dem Verzeichnis ausgewählt werden, in dem diese gespeichert ist. Anschließend werden noch ein Datenquellenname und eine Beschreibung für diese Verbindung vergeben und die Menüs wieder geschlossen.

Abb. 9:Die Datenbank Daten.mdb ist jetzt ODBC-fähig

Nun sind die Daten in Access vorbereitet und können in Excel ausgewertet werden.

Praxis-Tipp

Damit das hier vorgestellte Tool richtig funktioniert, muss die Datenbank Daten.mdb unbedingt auf die beschriebene Art und Weise ODBC-fähig gemacht werden, denn nur so können die Excel-Tabellen mit den Access-Tabellen und diese wiederum mit den Text-Dateien richtig kommunizieren und der Datenstrom zwischen diesen drei Ebenen sichergestellt werden.